ERP-implementatie: hoe pak je dat aan?

Wat is een ERP-implementatie?

Bij een ERP (Enterprise Resource Planning)-implementatie integreer je jouw bedrijfsprocessen in één systeem zoals Microsoft Dynamics 365. Finance, productie, supply chain management; alle financiële en operationele processen die nodig zijn om jouw bedrijf te laten draaien, breng je bij het implementeren van een ERP-systeem samen. Ondanks een groot organisatorisch component, draait het bij een ERP-implementatie in essentie om het vertalen van bedrijfsprocessen naar de inrichting en configuratie van de software. Dat is de basis om de efficiëntie van jouw processen te verbeteren, operationele kosten te verlagen en beter inzicht te krijgen om bedrijfsbeslissingen op te baseren.  

Succesvolle ERP-implementatie

Een succesvolle ERP-implementatie is niet simpelweg een kwestie van de stekker in het stopcontact steken. Het is een organisatieveranderingsproject en vereist grondige voorbereiding om tot een succesvolle implementatie te komen waar je daadwerkelijk de vruchten van plukt. Belangrijke succesfactoren zijn onder andere een heldere visie, managementbetrokkenheid en een realistische planning. Bovenal is het belangrijk om tijdens de implementatie genoeg aandacht te schenken aan de medewerkers die met het systeem gaan werken. Je moet hen vanaf het begin betrekken bij de ERP-implementatie, zodat ze weten waarom de implementatie nodig is en ze openstaan om het ERP-systeem (optimaal) te gaan gebruiken.

Valkuilen en aandachtspunten bij een ERP-implementatie

Voor de meeste organisaties is het geen dagelijkse kost om een ERP-systeem te implementeren. Daarom liggen er verschillende valkuilen op de loer tijdens het implementatieproces. Zo kun je de complexiteit van je systemen onderschatten, vergeten relevante stakeholders (genoeg) te betrekken bij het proces of gebruikers onvoldoende trainen in werken met het nieuwe systeem. Dit kun je voorkomen door vooraf goed na te denken over de ERP-implementatie. Neem bedrijfsprocessen door, ontwerp een heldere architectuur en besteed aandacht aan zaken als datamigratie, systeemintegratie en veranderingsmanagement. Daarmee zorg je voor een soepele overgang naar jouw nieuwe ERP-systeem. 

Kosten

Een soepele overgang naar een nieuw ERP-systeem betekent ook dat je het bijbehorende financiële plaatje overziet. Welke investering is nodig voor de implementatie van een ERP-systeem? Dat hangt helemaal af van de omvang en complexiteit van het project. Een ERP-implementatie voor één bedrijfslocatie is veel overzichtelijker dan een implementatie bij meerdere bedrijven en locaties in meerdere landen. Belangrijke kostenposten waar je in ieder geval aan moet denken bij een ERP-implementatie zijn analyse-, implementatie-, licentie- en onderhoudskosten, naast kosten voor change en projectmanagement.

Stel daarom van tevoren een realistisch budget op en zet dat budget naast de projectplanning. Dan weet je welke uitgaven je wanneer kunt verwachten. Probeer ook alvast rekening te houden met kwaliteit- en faalkosten voor het geval dat er problemen aan het licht komen in je huidige processen en systemen. Op deze manier kun je makkelijker bepalen welke Return on Investment (ROI) je behaalt als de nieuwe ERP-software eenmaal draait. Een goed geïmplementeerd ERP-systeem dat naadloos aansluit bij jouw organisatie kan op lange termijn veel kosten besparen.