RGF Staffing maakt met financiële administratie ommezwaai naar standaard ERP

Voor RGF Staffing moest het roer om. Het IT-landschap van de HR-dienstverlener was ingewikkeld geworden. Veel maatwerk en processen in gescheiden systemen resulteerde in onnodig veel dubbel werk voor de 1.400 medewerkers. Daarom werd er een project op poten gezet om het IT-landschap te vereenvoudigen. De achterkant van de organisatie stond een flinke verandering te wachten. Een belangrijk onderdeel van deze verandering was het migreren van de financiële administratie van SAP naar Microsoft Dynamics Business Central. Antonio Riccardi, finance consultant Business Central bij Conclusion MBS, kreeg samen met zijn collega's de opdracht om deze overgang te begeleiden.

Klant

RGF Staffing

RGF Staffing

Markt

Zakelijke dienstverlening

Thema

Adaptive enterprise applications

Publicatiedatum

19 februari 2024

Microsoft Dynamics 365 Business Central

RGF Staffing is één van de grootste spelers wereldwijd op het gebied van HR en personeelsoplossingen. Met meer dan 1.400 medewerkers en 47.000 uitzendkrachten, bedient de Nederlandse tak ruim 2.100 klanten via merken als USG en Unique. De gezamenlijke missie is om professionals en bedrijven in verbinding te brengen.

Eén standaard

Voor de belangrijkste financiële transacties voor het uitzendwerk, maakt RGF Staffing gebruik van Mysolution, een applicatie ontwikkeld voor de uitzendbranche. “Deze applicatie werkt op basis van Microsoft Business Central”, legt Antonio uit. “Alle andere financiële en HR-administratie werd geïntegreerd naar SAP, wat bol stond van het maatwerk.” Dit werd op den duur een heikel punt, waardoor RGF Staffing de HR-administratie los wilde trekken van de financiële boekhouding en de wens had om hiervoor standaardoplossingen te gebruiken. Eén IT-omgeving binnen Business Central was hier de beste methode voor. “Dat werkt het makkelijkst in combinatie met Mysolution dat al draait in Business Central. Als Microsoft Dynamics 365-expert zijn wij bij het project gevraagd om deze loskoppeling en migratie uit te voeren.”

Vliegende kiep

Het project ging in mei 2022 van start. “Samen met het Conclusion MBS team was ik verantwoordelijk voor de implementatie van Business Central voor de dagelijkse financiële boekhouding van RGF Staffing en de integratie hiervan met Mysolution”, vertelt Antonio. “Daarvoor was ik twee dagen per week op locatie. Maar ik zou mijn rol meer als vliegende kiep omschrijven. Onder RGF Staffing vallen verschillende merken. Hier zitten bedrijven tussen die facturen boeken en daarom ook integraties met Business Central nodig hebben. Dat maakte dat ik mijn expertise breed kon inzetten en ook bij afdelingen zoals Accounts Payable en Receivable heb meegekeken en geadviseerd. Mijn opgedane kennis van financiële processen heeft hier enorm bij geholpen. Daarmee kon ik ook op deze afdelingen gelijk de nodige optimalisaties doorvoeren.”

Mijn financiële processkennis heeft andere financiële afdelingen geholpen met integraties en optimalisaties in Business Central

Antonio Riccardi, Finance Consultant

In detail

Naast de merken die met Business Central geïntegreerd moesten worden, liepen er tegelijkertijd nog andere IT-projecten bij RGF Staffing om de omgeving naar de standaard te krijgen. Zo werd AFAS geïmplementeerd voor de HR-administratie en werd er een datawarehouse gecreëerd. “Het mooie was dat drie andere Conclusion-labels hier mee bezig waren”, zegt Antonio. “Daarom zat ik vaak met collega’s aan tafel voor overleg. Dat was heel leuk, de kracht van het Conclusion ecosysteem kwam in dit project voor RGF Staffing goed tot uiting. We konden samen het verschil maken.” Wel waren er dankzij alle parallelle projecten veel stakeholders om rekening mee te houden. Antonio: “Dit maakte het project tot een grote uitdaging, die we graag zijn aangegaan. Naast de Conclusion-collega’s, hadden we voor het Microsoft Business Central-gedeelte ook te maken met het finance team, de HR-afdeling, Accounts Payable en de interne IT-afdeling van RGF Staffing, en een Mysolution-expert.”

Hoe je dan overzicht houdt? Een detailplanning was volgens Antonio de sleutel tot succes. “We hebben samen met de projectmanager van RGF Staffing elke actie die gedaan moest worden, gekoppeld aan een deadline. Hierdoor wisten we precies wat gedaan moest worden, met wie en wanneer. Het was zo’n gigantisch project dat een gedetailleerde planning essentieel was. Dat was onze houvast, zeker toen ook de migratie naar Business Central moest plaatsvinden.”

Genoeg vertrouwen

Na een klein jaar is de nieuwe omgeving overgedragen aan RGF Staffing. Antonio: “Het resultaat mag er zijn. RGF Staffing werkt nu op één platform met Mysolution en de financiële en HR-administratie. Processen zijn geoptimaliseerd en ze kunnen op een andere, proactieve manier werken.” Wel is Antonio na afloop van het project twee maanden langer gebleven. “Dit was voornamelijk om de debiteurenadministratie door middel van trainingen vertrouwen te geven om te werken met de nieuwe oplossing. Het team verwerkt op een dag 30 tot 35 bankafschriften, waarvoor sommige banken meer dan 800 regels hanteren. En dat naast het inhaalwerk dat nodig was. Je kunt je voorstellen dat dit een immense klus is en snelheid vereist. En het moet natuurlijk ook direct goed gebeuren in het nieuwe systeem. Het gaat immers over financiële data, dat moet kloppen. Daarom ben ik langer gebleven.”

Ik ben twee maanden langer gebleven om te zorgen dat de debiteurenadministratie genoeg vertrouwen heeft om te werken met het nieuwe systeem.

Antonio Riccardi

Finance Consultant

MBS Consultant Antonio Riccardi

Nieuwe collega’s

Antonio kijkt tevreden terug op het project. “Hoe groot het project ook was, de samenwerking was prettig en we hebben het afgerond in de tijd die ervoor stond. Dan merk je dat het integreren van Microsoftproducten echt ons vakgebied is. Daar hebben we ook bij RGF Staffing samen de vruchten van geplukt. De grootste uitdaging was voor mij om Mysolution te leren kennen, maar des te leuker is het om vervolgens de waardering vanuit RGF Staffing te merken. Op den duur leer je het systeem en iedereen vanzelf beter kennen, waardoor je eigenlijk een groep nieuwe collega’s hebt waar je heel leuk mee samenwerkt.”

Van één ERP-systeem vol maatwerk naar best-of-breed omgeving binnen de standaard.

Met hulp van vier Conclusion-bedrijven wist de HR-dienstverlener de monsterklus in negen maanden tijd te klaren. Benieuwd naar het hele verhaal rondom de IT-migratie bij RGF Staffing of hoe de HR-dienstverlener het project zelf heeft ervaren?

Benieuwd naar de mogelijkheden van Dynamics 365 Business Central?

Neem contact op, we gaan graag in gesprek.

Jan-Douwe Jilderda

Jan-Douwe Jilderda

Directeur
jan-douwe.jilderda@conclusion.nl