Publicatie
Microsoft Dynamics implementatie- stappen
Dynamics 365 is een krachtig en gebruiksvriendelijk ERP- en CRM-platform, maar het succes staat of valt met een doordachte implementatie.
Stappenplan voor het implementeren van Microsoft Dynamics 365
Niet alleen vanwege de technische kennis van Dynamics 365 zelf, maar ook en vooral door de vereiste expertise op het gebied van bedrijfsprocessen, de branche en change management kan het implementeren van een ERP- en CRM-platform een complexe operatie zijn. Bovendien vergt het een gedegen aanpak, die op maat is gemaakt voor de organisatie in kwestie én is gebaseerd op best practices. De ERP-projectaanpak van Conclusion MBS heeft zich al vele malen bewezen: zowel nationaal als internationaal hebben we verschillende (soorten) bedrijven ondersteund in hun digitale transformatie.
Het stappenplan
Om een goede implementatie van Dynamics 365 te garanderen, dient een gedegen ERP-projectaanpak gevolgd te worden. Daarbij hanteren we – in principe – het volgende stappenplan:
1. Diagnose fase
De implementatie begint met grondig begrip van de klant en de bedrijfsbehoeften, gevolgd door een quickscan van de huidige IT-omgeving. Vervolgens verzamelen we requirements aan de hand van gesprekken met stakeholders, waarbij alle specificaties van de gewenste oplossing worden vastgesteld. Op basis van alle informatie en inzichten maken we een blauwdruk van de nieuwe oplossing.
2. Voorbereidingsfase
In deze fase worden de eerder verzamelde requirements verder verfijnd en stellen we een product backlog op. Dit vormt de basis voor het agile ontwikkelproces. Aansluitend zetten we de technische omgeving op waarin de Dynamics 365-oplossing gaat draaien.
3. Uitvoeringsfase
Tijdens deze fase werken scrumteams in sprints samen om een Dynamics 365-oplossing te ontwerpen en ontwikkelen die voldoet aan alle requirements. Elk teamlid brengt zijn eigen unieke vaardigheden en expertise in om de best mogelijke oplossing te creëren.
4. Implementatiefase
In deze fase wordt de ontworpen Dynamics 365-oplossing daadwerkelijk geïmplementeerd, waarbij we ook de data migreren. De implementatie omvat natuurlijk de uitrol van de oplossing. Maar ook een reeks tests, waaronder een gebruikersacceptatietest, een systeemintegratietest en een prestatietest. Zo kunnen we garanderen dat de oplossing voldoet aan alle vereisten. In deze fase trainen we ook eindgebruikers zodat zij hun dagelijkse taken in het nieuwe systeem kunnen uitvoeren.
5. Exploitatiefase en ondersteuning
Na groen licht in de exploitatiefase, gaat de Dynamics 365-oplossing live. De livegang wordt ondersteund door een periode van intensieve, on-site ondersteuning (‘hypercare’) en een transitie naar managed services. Zo nodig vinden nu ook de aanvullende implementaties plaats, denk aan add-ons of Power Platform-oplossingen. Vanzelfsprekend dragen we het systeem nu ook over aan de IT-afdeling van de klant.
MBS-projectaanpak
De implementatie van Microsoft Dynamics 365 binnen jouw organisatie gaat niet over één nacht ijs. Het is een groot project met een duidelijk begin en een duidelijk eind. Een project dat niet alleen over technologie en processen gaat. Sterker nog, het gaat vooral over mensen. Dat vraagt om een gedegen en professionele aanpak. Daar weten wij bij Conclusion MBS wel raad mee. Al jaren werken we met onze succesvolle projectaanpak die zich heeft bewezen tijdens vele projecten, klein en groot.
Binnen Conclusion MBS werken veel mensen met ervaring in de business. Ze weten als geen ander hoe de processen in elkaar steken. Die kennis vormt de basis voor de projectaanpak, samen met de opgedane ervaring van eerdere projecten.
Wat gebeurt er na de implementatie?
Na de implementatie kunnen wij – en kun jij als klant – niet op je lauweren rusten. Is de periode van hypercare, die tot wel zes weken kan duren, achter de rug? Dan staat er een gloednieuw platform dat door iedereen goed (genoeg) wordt begrepen. Om te zorgen dat Dynamics 365 blijft aansluiten bij alle wensen en eisen, optimaal presteert én niet voor problemen bij eindgebruikers zorgt, bieden wij managed services aan.
Met onze managed services beschik je (desgewenst) 24/7 over een maatwerkoplossing, support voor eindgebruikers en optimale performance. Daarbij kun je denken aan diensten zoals support, service requests, health-monitoring en periodieke functionele en/of architecturale consultancy. Het gevolg van onze managed services is dat je je bedrijfsprocessen continu blijft optimaliseren.
Veel gestelde vragen over ERP en CRM implementatie
Wat zijn de voordelen van Microsoft Dynamics 365 implementatie
De voordelen van het implementeren van Microsoft Dynamics 365 als ERP- en/of CRM-systeem zijn talloos. De basis is dat je je bedrijfsprocessen kunt automatiseren en optimaliseren, waarbij je beschikt over actuele of zelfs voorspellende inzichten. Dankzij die data en analyses kun je onder meer slimmer en sneller werken, betere beslissingen nemen, zowel het aantal fouten als de hoeveelheid dubbel werk reduceren, kostenbesparingen realiseren, de klanttevredenheid vergroten én je innovatiekracht boosten.
Hoe moet je een ERP-systeem implementeren?
Helaas is er niet één magische formule voor het succesvol implementeren van een ERP-systeem. Wel gelden er een aantal best practices en aandachtspunten, waaronder:
- Begin vroegtijdig met het plannen
- Change management: betrek alle stakeholders tijdig en communiceer doorlopend interactief via meerdere kanalen
- Stel een gezamenlijk governance-model op
- Leg duidelijk vast wie waar verantwoordelijk voor is, denk aan strategische en operationele beslissingen, projectmanagement, budgettaire zaken, etc.
- Zorg voor effectief bestuur op basis van just-in-time besluitvorming
- Laat stakeholder-management nooit verslappen
- Vergeet niet dat de aspecten ‘mensen’ en ‘processen’ doorgaans lastiger zijn dan het aspect ‘technologie’
- Train je key users.
Hoe lang duurt een implementatietraject voor Dynamics 365?
Hoe lang een Dynamics 365-implementatie duurt, is sterk afhankelijk van een aantal factoren. Met name de omvang van de te implementeren software, de complexiteit (denk aan datamigratie en integraties met andere systemen) en het al dan niet nog moeten migreren naar de cloud leggen veel gewicht in de schaal.
Een CRM met bijvoorbeeld alleen de Dynamics-marketingapp kan vaak al binnen twee maanden live staan. Bij kleinere projecten kunnen we ook fases samenvoegen, denk aan de diagnose- en voorbereidingsfase. Business Central met een omvangrijke automatisering en optimalisering van meerdere processen zoals inkoop, voorraad en finance neemt al snel vier tot twaalf maanden in beslag. En kiest een organisatie voor een full-scale ERP- én CRM-systeem? In dat geval kan het implementatietraject tot wel twee of drie jaar duren.
Wat kost een Microsoft Dynamics-implementatie?
Het is lastig om iets algemeens te zeggen over de kosten van een Microsoft Dynamics-implementatie, niet in de laatste plaats door het ietwat ingewikkelde en vaak snel wijzigende licentiemodel van Microsoft. Logischerwijs is het aantal modules of apps dat je afneemt van invloed, maar ook het aantal en soort gebruikers alsmede de allocatie van de databaseruimte. En vergeet natuurlijk niet de manuren die in de implementatie zelf kruipen, zowel voor jou als klant als voor de implementatiepartner.
Verder praten over een ERP of CRM implementatie binnen uw organisatie?
Mail of bel Jan-Douwe gerust.
