Wist je dat: simpel inkoopfacturen boeken met UBL-bestanden

UBL

Een UBL is een bepaald bestandsformaat. Het is een standaard opbouw van een factuur in code, die makkelijk door software kan worden uitgelezen. Het is een systeem dat wereldwijd wordt gebruikt.

Hoe werkt het

Voordat UBL-bestanden bestonden, kreeg je een factuur binnen. Deze moest dan ingescand worden en vaak werd door die software alle gegevens uitgelezen en ingevoerd. Die stap van het scannen van inkoopfacturen is nu niet meer nodig. Een UBL-factuur is namelijk geen A4-tje met factuurgegevens maar een gecodeerd bestand. De software kan dit bestand direct uitlezen. 

Alles binnen het systeem

Het versnellen van het verwerken van inkoopfacturen kan nog een stap verder gaan. In het geval van e-facturatie maakt de verstuurder en de ontvanger allebei gebruik van het Peppol-netwerk. Dit netwerk zorgt ervoor dat facturen direct van het ene naar het andere ERP-pakket wordt gestuurd. Omdat er geen factuur meer per mail wordt verstuurd, kan er geen informatie meer buiten het netwerk belanden. Facturen die via Peppol worden verstuurd, worden vervolgens automatisch ingelezen omdat het UBL-facturen zijn. 

Dit is niet alleen veel sneller en makkelijker, maar ook veel veiliger. Om die reden is het bij de Rijksoverheid bijvoorbeeld al verplicht om op deze manier facturen te versturen.

Voorwaarden

Dit complete systeem werkt natuurlijk het beste wanneer je met veel grote bedrijven werkt die hun systemen ook zover mogelijk geautomatiseerd hebben. Dat is daarmee ook het enige nadeel. Zowel de verstuurder als de ontvanger moet met het Peppol-netwerk en UBL-bestanden werken. Werk je bijvoorbeeld veel met zzp-ers, dan is de kans groot dat deze werkwijze niet mogelijk is. Overigens is het per situatie te bepalen hoe hiermee om te gaan. Zo is het mogelijk om met sommige bedrijven met Peppol en UBL te werken, sommige bedrijven met alleen UBL of helemaal op de traditionele manier. Het is maar net wat handig is.