expertisesConclusionConclusion MBSExpertisesMicrosoft Dynamics l...

Microsoft Dynamics licenties

Tal van factoren bepalen wat voor licenties voor Microsoft Dynamics 365 je nodig hebt en wat je daarvoor moet betalen. Conclusion MBS assisteert je in de licentiejungle.

Gecompliceerd licentievraagstuk

Vroeger was het simpel: je kocht software en de prijs hing af van het aantal gebruikers en modules. Nu Microsoft Dynamics 365 Software-as-a-Service (SaaS) is en een subscription-model hanteert, is het licentievraagstuk flexibeler maar ook complexer geworden. Onder meer de volgende vijf factoren hebben invloed op – de prijs van – je licentie(s) voor Dynamics 365.

1. Welke functionaliteiten neem je af?

Er is niet zoiets als ‘een’ Dynamics 365. Je kunt Dynamics 365 als een ecosysteem zien met een gigantische hoeveelheid aan zakelijke ERP- en CRM-applicaties. Die applicaties kun je gemakkelijk op platformachtige wijze met elkaar verenigen. Welke functionaliteiten je allemaal afneemt, heeft logischerwijs een grote invloed op (de prijs van) je licenties. Een full-suite ERP met CRM is natuurlijk een stuk duurder dan een enkele CRM-applicatie zoals Sales of Marketing .

2. Het aantal en de soort users

Ook voor de hand liggend: hoe meer users je hebt, hoe meer je betaalt. Los van het aantal users, is het van belang welk type licentie een gebruiker heeft. Termen die Microsoft hiervoor hanteert, zijn bijvoorbeeld full/enterprise-users, team members, device users of activity operations-users. Het ene type user heeft meer mogelijkheden dan het andere type. En om het nog gecompliceerder te maken: per Dynamics-product kan het verschillen welke typen users er zijn, hoe deze gebruikers worden genoemd en of er een minimumaantal users is. Voor een gebruiker die alles kan, betaal je logischerwijs meer dan voor een gebruiker met beperkte toegang.

3. Het verbruik

Microsoft maakt voor Dynamics 365 ook gebruik van pay-per-use-achtige modellen, in de regel als aanvulling op andere licentievormen. Simpel gesteld geldt er een maximum voor het gebruik van een bepaald systeem, bijvoorbeeld een allocatie van een X-aantal gigabytes databaseruimte per user. Dit maximum verschilt per Dynamics-product. Heb je meer nodig? Dan betaal je daarvoor op basis van wat je extra verbruikt.

4. Het type klant

Ben je een commercieel bedrijf, overheidsorganisatie, onderwijsinstelling of non-profitorganisatie? Dat maakt licentietechnisch een groot verschil. Non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen kunnen bijvoorbeeld vaak profiteren van sterk gereduceerde licentieprijzen.

5. Contractperiode

Dynamics 365 biedt drie verschillende contractperiodes: neem je een licentie af per maand, per jaar of per drie jaar? Ga je voor een maand, dan kan de prijs fluctueren. In de praktijk blijven de prijzen redelijk stabiel, maar je hebt geen zekerheid. Het grote voordeel van een maandabonnement: iedere maand kun je het aantal gebruikers op- of afschalen. Ga je voor een jaar of drie jaar? In dat geval krijg je prijsprotectie: je weet precies wat je het komende jaar of de komende drie jaar betaalt. Het aantal users kun je wel op- maar niet afschalen. Daar kun je overigens slim mee omgaan. Maak je tijdens de zomerperiode veel gebruik van vakantiekrachten? Neem dan jaarlijkse of driejaarlijkse contracten voor je vaste medewerkers en maandlicenties gedurende de zomermaanden voor je uitzendkrachten.

Meerwaarde Dynamics-partner

Als Dynamics-partner zitten we altijd bovenop de laatste licentieontwikkelingen. Om orde in de licentiechaos te creëren, hebben we een eigen licentieportal laten ontwikkelen. Dit portaal werkt als volgt:

Activeren we je als klant, dan heb je toegang tot dit portal. Zo kun je zien welke licenties je momenteel afneemt én welke er nog meer beschikbaar zijn.
Samen met een licentiespecialist van Conclusion MBS kun je als klant licenties mixen & matchen in het portal, waarbij meteen de prijs wordt gecalculeerd.
Bestel je na consulatie van een licentiespecialist licenties via ons portal, dan verloopt de levering en facturatie van de licenties vervolgens geheel automatisch.

Advies: werk altijd samen met een specialist

Strikt genomen kunnen onze klanten zelf licenties aanschaffen via het portal, maar wij adviseren altijd om dit samen met een specialist te doen. Er zijn honderden verschillende licenties, die vaak qua naam sterk op elkaar lijken. Een foutje is dus snel gemaakt en kan grote gevolgen hebben, ook al heb je 72 uur om onder een bestelde licentie uit te komen (let op: je betaalt voor de licentie zolang je hem niet hebt geannuleerd). Bovendien weet een specialist alles over slimme mixes & matches die je kunt maken én over kortingen die mogelijk gelden.

Veelgestelde vragen over Dynamics licenties

Welke Dynamics-licentie past bij mijn organisatie?

Dat is afhankelijk van een heleboel factoren, zoals welke functionaliteiten je wilt en hoeveel medewerkers er gebruik van gaan maken. Ons advies is om licenties pas aan te schaffen of te wijzigen na consultatie van een licentiespecialist.

Kan ik mijn licentie wijzigen?

In principe is het mogelijk om Dynamics-licenties zelf te wijzigen. Let wel: je zit vast aan een bepaalde contractperiode van een maand, een jaar of drie jaar. Daarna kun je pas wijzigen, al kan upgraden altijd. Heb je een licentie aangevraagd of gewijzigd? Dan kun je daar nog binnen 72 uur onderuit. Zolang deze licentie loopt, betaal je hier echter wel voor.

Wat kost een Dynamics-licentie?

Het simpele antwoord: dat hangt ervan af. Zoals we hierboven uitleggen, zijn met name de functionaliteiten die je verlangt, het aantal en type users, het verbruik, het soort organisatie en de contractperiode (een maand, een jaar of drie jaar) belangrijke factoren voor de prijsstelling.

Kan ik zelf licenties aanvragen?

Ja, dat kan. Bijvoorbeeld via ons portal. Maar we kunnen het niet vaak genoeg benadrukken: we adviseren om eerst altijd een licentiespecialist te raadplegen voordat je licenties gaat aanvragen of wijzigen.

Hoe kun je mixen & matchen en hoe zit het met hoofdlicenties en add-ons?

Microsoft maakt een onderscheid tussen je hoofdlicentie en add-ons. De eerste app die je afneemt binnen Microsoft Dynamics 365, oftewel je basisapp, is je hoofdlicentie. Alles wat je er later bij neemt, kun je als add-on licentie aanschaffen. Daarbij geldt: de duurste licentie wordt altijd de hoofdlicentie. Het is moeilijk om hier iets specifieks over te zeggen. Welke apps als basisapp mogen dienen, welke combinaties je wel en niet kunt maken… Het verandert allemaal geregeld. Bovendien gaan bepaalde functionaliteiten (denk aan de HR-module) soms over naar een ander product.