VIPP 5 in gewonemensentaal: het nut en de noodzaak van gestructureerd registreren (+ 3 concrete tips)

Eenduidig registreren

Een van de einddoelen van VIPP 5 is dat zorginstellingen dossiergegevens moeten kunnen leveren aan de persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) van de patiënt, zodat die zelf zijn gegevens kan inzien en delen met andere zorgaanbieders. De eerste gegevensuitwisseling die moet kunnen plaatsvinden is die van de Basisgegevensset Zorg (BgZ).

Om zorgdata uit te kunnen wisselen, is het key dat zorginstellingen die data allemaal op dezelfde manier – dus eenduidig – registreren. Veel van de invoermogelijkheden in zorgsystemen zijn echter gebaseerd op vrije tekstinvoer. Voor de zorgverlener lijkt dat handig, want in een vrij tekstveld kan hij alles typen wat hij wil, maar vrije tekst is het tegenovergestelde van gestructureerde invoer. En gestructureerde invoer is nu juist de sleutel tot eenduidige registratie.

Geschikt voor hergebruik

Heel simpel gezegd betekent gestructureerde invoer dat de ingevoerde gegevens geschikt zijn voor hergebruik. Daarmee bedoelen we: hergebruik door de zorgverlener zelf, door collega’s, door kwaliteitsregisters, en met de komst van VIPP 5 dus ook door andere zorginstellingen. Vrije tekst leent zich daar niet goed voor, maar aanvinkopties op basis van codelijsten werken bijvoorbeeld wel. Dus als een arts een pinda-allergie constateert en dat registreert op de juiste plaats in het dossier, kunnen andere zorgverleners die informatie ook gebruiken.

Gestructureerd registreren is een wisselwerking tussen het systeem en de gebruiker: de zorgverlener. De mate waarin de zorgverlener vertrouwd is met het systeem speelt een grote rol, en ook zijn motivatie is belangrijk: als hij zich er voldoende van bewust is dat de patiënt toegang krijgt tot de gegevens die hij invoert, is de kans veel groter dat hij gestructureerd gaat registreren. In het volgende artikel in deze reeks geven we concrete tips om dat bewustzijn te vergroten.

Zere plekken

De noodzaak en het nut van gestructureerd registreren staan inmiddels als een paal boven water. Maar hoe kom je er als zorginstelling achter of je de principes van VIPP 5 goed implementeert – en dus alle waarde uit de gestructureerde data haalt? Het komt namelijk regelmatig voor dat zorgverleners niet precies weten hóé ze eenduidig moeten registreren, en daarom bij hun vrije tekstinvoer blijven.

Om vooraf de kwaliteit van de geregistreerde data in beeld te brengen, heeft Furore een Data Quality Checker (DQC) ontwikkeld. Daarmee kunnen instellingen zien hoe volledig de vulling van de BgZ-items is binnen hun zorgsysteem, of hun gegevens al klaar zijn om aan de patiënt te laten zien en hoe het zit met de dekking van de VIPP 5-vereisten. Zo kunnen ze ook makkelijker de vinger leggen op eventuele zere plekken: hebben gebruikers misschien niet de juiste rechten om een codelijst te gebruiken? Weten ze niet dat hij bestaat? Of kunnen ze er niet in zoeken? En dat brengt een succesvolle implementatie weer een stukje dichterbij.

Aan de slag

Is VIPP 5 binnen jouw zorginstelling ook in volle gang? Hierbij een paar handige tips:

1. Begin nu! Het hele proces is veel werk, de doorlooptijd is lang en trajecten als VIPP 5 nemen altijd meer tijd in beslag dan je aanvankelijk denkt. De deadline voor de eerste module klinkt nog ver weg (30 september 2022), maar staat voor de deur voor je er erg in hebt.
2. Zorg dat alle betrokken collega’s vertrouwd raken met het principe van registratie aan de bron: eenmalig registreren, meervoudig gebruiken. In deze video over de BgZ wordt dat principe helder uitgelegd. 
3. Analyseer de huidige manier van registreren: waar is de bronregistratie al compleet en gestructureerd genoeg, en waar valt nog (veel) winst te behalen?

In het volgende artikel gaan we in op het draagvlak dat nodig is om van VIPP 5 een succes te maken. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat zorgmedewerkers er net zo enthousiast over zijn als de Raad van Bestuur?

Furore is expert op het gebied van gestructureerd registreren en uitwisselen. We hebben collega’s die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de standaarden die worden gebruikt in de VIPP-regelingen, collega’s die letterlijk naast de arts zitten bij de inrichting van de systemen en collega’s die zelf uit de zorg komen. In deze artikelenreeks bundelen we al onze kennis over VIPP 5 in gewonemensentaal, zodat ook mensen zonder IT-achtergrond hun weg kunnen vinden in het programma.