Vernieuwing

Dit weekend heeft de herfst zich duidelijk aangekondigd. Een periode van afbreken is begonnen. De natuur maakt zich klaar voor de winter om straks in de lente ruimte te bieden aan vernieuwing. Dat deed me denken aan de cyclus van vernieuwing binnen organisaties. Die vertonen soortgelijke cycli als de natuur. Het weer verandert dagelijks (niets zo veranderlijk als het weer), regelmatig met plotselinge weersveranderingen vaak met heftige weersverschijnselen zoals buien en harde wind (extreme weeromslag) en periodiek (jaargetijden). In organisaties zien we dat terug in de vorm van verbetering of continuous improvement en reorganisaties, maar mis ik vaak de jaargetijden, de periodieke herijking.

Vernieuwing

Wanneer denkt u aan vernieuwing van structuren, processen, systemen en applicaties? Een (beperkt) aantal managers doet dit continu en maakt daarbij graag gebruik van filosofieën zoals Agile of Lean. Over Lean publiceerden mijn collega’s van Conclusion Implementation trouwens onlangs een boek: ‘Praktisch Lean Management’. Deze methode leent zich vooral voor continue verbetering door kleine veranderingen.

Weeromslag

De meeste managers en organisaties veranderen echter alleen als het moet. Dan is het vaak te laat, onduidelijk wat er moet gebeuren, en meestal niet het juiste moment om rigoureus te werk te gaan. Dit is het type verandering dat ik vergelijk met de omslag van het weer en gaat vaak gepaard met een stevige impact.

Het zijn die situaties waar regelmatig onze hulp wordt ingeroepen. Deze organisaties hebben hun processen en systemen lang niet hebben geactualiseerd en worden nu gedwongen snel ‘iets nieuws’ neer te zetten. Het systeem moet doen wat het nu ook doet, maar wel beter, sneller, mooier en flexibeler, en met nieuwe functionaliteit, al dan niet gebaseerd op nieuwe technische innovaties en mogelijkheden. Om het nog wat complexer te maken, zitten er in de bestaande systemen vast ook nog allerlei zaken die niet meer nodig zijn, alleen weet niemand meer precies hoe en waar… Ga er maar aan staan. Met een Agile-aanpak, nauwe samenwerking en kunst en vliegwerk, komen we er samen wonderwel vaak nog goed uit. Het is echter bijzonder onzeker en kostbaar.

Natuurlijk zijn er omstandigheden waarin disruptie de oplossing is. Er zijn alleen niet zoveel organisaties die zichzelf en hun markt kunnen omvormen. Het komt ook niet zo vaak voor dat deze projecten succesvol worden afgerond. Mocht dat wél nodig zijn, bouw dan vooral naast uw bestaande organisatie, processen en systemen, zodat u niet wordt geremd door uw verleden. Mijn collega en Chief Disruption Officer, Arjen van Berkum, beschreef eerder al revolutionaire ideeën om u te inspireren.

Jaargetijden

In het kader van de juiste combinatie van stabiliteit en vernieuwing, pleit ik voor een periodieke herijking, zoals de natuur met jaargetijden. Als we ons realiseren dat de wereld om ons heen continu verandert - omstandigheden, economisch, politiek, sociaal, technisch, etc. - moeten we ook zorgen dat we regelmatig kijken of onze processen en systemen nog aansluiten bij de vernieuwde realiteit. Naast continu verandering voorkomt een regelmatige herijking het soort verandering dat ik ‘leap of faith’ noem ofwel de ‘op hoop van zegen’ sprong in het duister. Zorg ervoor dat u periodiek afstand neemt van uw dagelijkse werk. Denk na over de doelen en richting van uw organisatie en hoe structuren, processen, systemen en technologie u helpen en kúnnen helpen. Zorg dat u bijblijft. Ik ben ervan overtuigd dat we met behulp van hedendaagse technologie veel meer kunnen betekenen. En als u ‘bij’ bent, dan is aansluiting van nieuwe technologie een stuk eenvoudiger en voorkomt u uw ‘leap of faith’.

Een regelmatige check-up en vernieuwing van uw systemen vraagt afbreken en opnieuw opbouwen. Dat lijkt in eerste instantie soms op kapitaalvernietiging. Het lijkt zonde om iets te vernieuwen dat niet kapot is. ‘Don’t fix what ain’t broken’ hoor ik dan vaak. Tóch vind ik dat u dat wel moet doen, niet ter reparatie, maar ter voorkoming van achterstand.

Het is (bijna) herfst, de eerste blaadjes vallen, de natuur bereidt zich voor op de volgende vernieuwingsslag. Ik ben benieuwd wie het voorbeeld van de natuur volgt.

Hoe gaat u om met vernieuwing? Ik kijk uit naar uw reactie.