Van Reportbuilder naar DevExpress: geen druk op de knop, maar bewustwording

Natuurlijk kunnen beheerders altijd aankloppen bij ChipSoft als ze vragen hebben over de overstap van ReportBuilder naar DevExpress, begint Remco. ‘ChipSoft heeft instructiefilmpjes en instructiemateriaal gemaakt, en ze bieden ook een technische training aan. Daar is in de kern niets mis mee, maar in onze workshop bieden we heel bewust meer verdieping en bewustwording – want is het echt nodig om driehonderd zelfgebouwde ReportBuilder-opmaken over te zetten naar de nieuwe applicatie? Het antwoord op die vraag is bijna altijd nee.’

Wildgroei aan opmaken

Die zelfgebouwde opmaken vormen de grote uitdaging van deze overstap, legt Remco uit: in HiX wordt er onderscheid gemaakt tussen opmaken die standaard in de software zitten en zelfgebouwde opmaken die het ziekenhuis handmatig heeft aangemaakt. ‘Het is vrij eenvoudig om in HiX zo’n zelfgebouwde opmaak aan te maken, maar daardoor is er in sommige ziekenhuizen een wildgroei ontstaan. Als je die opmaken nu allemaal klakkeloos gaat overzetten naar DevExpress, kost dat veel tijd en energie – en dan heb je heel veel moeite gestoken in iets wat ook geoptimaliseerd had kunnen worden.’

En dat optimaliseren, daar is het Remco en Dorinde om te doen: ze proberen de deelnemers tijdens de workshop bewust te maken van de printprocessen in het ziekenhuis. Remco: ‘We stellen vragen als: wie gebruikt die prints? Met welk doel? Kunnen de zelfgebouwde opmaken misschien ook worden vervangen door standaardopmaken van ChipSoft? Dan heb je er namelijk veel minder omkijken naar. En als we dan toch bezig zijn: zijn er misschien ook alternatieven voor het printen? Kunnen bepaalde lijsten wellicht ook digitaal worden bijgehouden of afgevinkt?’

Bewustzijn creëren bij de beheerders

Dorinde, die momenteel hands-on met deze materie bezig is bij een ziekenhuis, ziet in de praktijk hoeveel optimaliseringskansen er nog zijn. ‘Niet iedereen in het ziekenhuis is even handig met computers, en soms weten mensen ook gewoon niet wat er allemaal mogelijk is in de software; de techniek is voor sommige medewerkers misschien wel een beetje te moeilijk geworden. Ik wil niet claimen dat we dat met deze workshop kunnen veranderen, maar de workshop creëert wel een bepaald bewustzijn bij de beheerders: kijk eens kritisch naar wat er allemaal geprint wordt, en vraag je af in hoeverre je daarover in discussie kunt en wilt gaan met de gebruikers. Voor dat soort gesprekken moet je als beheerder namelijk stevig in je schoenen staan, en daar proberen we ze in onze workshop de tools voor te geven.’

Vanuit de inhoud het gesprek aangaan

Remco vertelt dat de workshop is opgedeeld in drie onderdelen. ‘We beginnen de dag met de basis: hoe werkt het eigenlijk onder de motorkap als je iets print uit HiX? Dat klinkt misschien heel basaal, maar de deelnemers vinden die herhaling juist fijn, omdat ze daardoor vanuit de inhoud het gesprek met de gebruikers kunnen aangaan.’ 

In het tweede onderdeel gaan de deelnemers aan de slag met het migratie-overzicht: de lijst met alle zelfgemaakte opmaken die in het ziekenhuis zijn gemaakt. Remco: ‘Je kunt ervoor kiezen om daarbij simpelweg op de knop te drukken en al die printjes om te zetten naar de nieuwe applicatie, zoals ChipSoft het voorschrijft, maar wij slaan op dit punt juist graag onze verdiepingsslag. We onderzoeken bijvoorbeeld: hoe worden de prints gebruikt? In welk scherm? Door wie? Moeten ze echt allemaal mee? En hoe gaan we überhaupt om met prints in dit ziekenhuis? Er zijn namelijk ook ziekenhuizen waar, met het oog op de AVG, vrijwel niets geprint wordt. Dat is natuurlijk ook een manier om ermee om te gaan.’ 

Het laatste onderdeel van de workshop is de nieuwe applicatie: DevExpress. Hoe kun je daar nu het handigst mee werken? Remco: ‘Bij dit onderdeel geven we deelnemers de keuze om met hulp van onze trainers aan hun eigen casussen te werken, of om een van onze opdrachten uit te voeren. Beide werkvormen zijn erop gericht om handigheid in het proces te krijgen, zodat ze na de workshop effectief aan de slag kunnen met de overstap.’

In de shredder

‘Het leuke aan deze workshops,’ vertelt Dorinde, ‘is dat je mensen echt aan het denken kunt zetten. Dat je ze kunt helpen met bewustwording van de processen en daarmee hun werk een stukje makkelijker maakt.’ 
Remco knikt instemmend en vult aan: ‘Deelnemers vinden het ook fijn en geruststellend om te horen dat ze in andere ziekenhuizen tegen dezelfde dingen aan lopen. Een collega vertelde bijvoorbeeld laatst over een printje dat trouw elke dag werd uitgedraaid, netjes in een postvakje werd gelegd en elke dag werd opgehaald. Niemand wist alleen waar die print precies voor werd gebruikt, en ook niet waar hij naartoe ging. Wat bleek? Elke avond bracht een koerier de print naar een andere afdeling, en toen er op die andere afdeling werd gevraagd waar de print voor diende, zeiden ze daar: “Geen idee. Hij ligt elke dag in dit bakje, maar wij gooien ’m altijd in de shredder.” Dat soort dingen gebeuren denk ik in elk ziekenhuis wel, en de overstap van ReportBuilder naar DevExpress is misschien een mooi moment om daar verandering in te brengen.’

Een kwestie van tijd en capaciteit

‘We zijn ons er natuurlijk van bewust dat veel applicatiebeheerders in het ziekenhuis het al hartstikke druk hebben,’ zegt Dorinde, ‘en dat er daardoor lang niet altijd tijd en capaciteit is voor zo’n verdiepingsslag. Maar op deze manier, met onze workshops, kunnen we in ieder geval een klein beetje verandering bewerkstelligen en zorgen dat beheerders weten welke vragen ze zichzelf moeten stellen terwijl ze met de techniek bezig zijn.’

En blijkt dat er toch niet voldoende capaciteit in huis is om het project te voltooien? ‘Dan kunnen ziekenhuizen na de workshop altijd nog extra hulp bij ons inschakelen,’ geeft Remco aan. ‘Onze consultants kunnen worden ingezet als extra handjes, om prints om te zetten van ReportBuilder naar DevExpress, en we hebben ook projectleiders die de beheerders bij de organisatorische vraagstukken kunnen begeleiden. Op deze manier bieden wij ondersteuning op alle mogelijke niveaus, zodat de overstap zo optimaal mogelijk verloopt.’

Workshop DevExpress op 12 juni

Wil je ook aan de slag met DevExpress? Op 12 juni organiseren wij op ons kantoor in Amsterdam de workshop DevExpress. Lees meer en meld je aan via de banner hieronder.