Een populatiedashboard volgens de co-designmethode: ‘Dit gaat ons echt vooruit helpen’

‘We hebben al een behoorlijke trackrecord samen,’ vertelt Ingrid, gevraagd naar de samenwerking tussen het Erasmus MC en Furore Conclusion. ‘Het Erasmus is in 2013 gestart met de implementatie van patient-reported outcome measures, ook wel PROMs genoemd, en in 2020 besloten we die te implementeren in het EPD, zodat we gestandaardiseerd konden gaan uitvragen. Vanaf dat moment is Furore Conclusion aangehaakt ter ondersteuning, en ze hebben in een ander team ook meegewerkt aan de bouw van het Erasmus-dataplatform. Daarnaast werken we sinds 2023 meer exploratief samen in het kader van masteronderzoeken, waarbij stagiairs een onderzoek op poten zetten en toepasbare strategieën ontwikkelen. We zijn dus eigenlijk van de operationele fase naar een onderzoeksfase gegaan, en ook dat bevalt heel goed.’

Binnen twee uur een consensus

Oud-Furore-stagiaire Denise Rodenburg was de eerste die bij het Erasmus MC een afstudeerstage uitvoerde op het gebied van waardegedreven zorg; ze deed een mix-methodestudie naar een generieke set van kwaliteitsindicatoren op populatieniveau. Eind 2024 is Jurrien met dat onderzoek verdergegaan; hij organiseerde co-designsessies met eindgebruikers om samen in kaart te brengen hoe een WGZ-populatiedashboard eruit zou moeten zien. Co-design is een ontwerpmethode waarbij toekomstige eindgebruikers – in dit geval zorgprofessionals en bestuurders – actief bij het proces worden betrokken, met als doel dat het eindproduct beter aansluit bij de praktijk en de behoeften van de eindgebruikers. 

‘Ik vond het heel leuk om te merken dat er veel interesse en bereidheid was om op deze manier aan de slag te gaan,’ vertelt Jurrien. ‘Er was onwijs veel draagvlak voor. Vaak verlopen dergelijke projecten vrij gefragmenteerd – hier een gesprek, daar een overleg – maar nu zaten er allerlei verschillende deelnemers bij elkaar aan tafel die echt sámen vooruit wilden. Ze waren allemaal gedreven om meer met data te gaan werken, en daardoor bereikten we soms al binnen twee uur een consensus over de richting die we op moesten. De afdronk van die sessies luidde vrijwel elke keer: dit was inspirerend, dit gaat ons echt vooruit helpen.’ 

Behoefte aan overzicht

Hoewel Jurrien met verschillende groepen eindgebruikers werkte, merkte hij algauw dat er veel overlap was in hun behoeften. ‘Natuurlijk had iedere gebruikersgroep zijn eigen wensen en zwaartepunten,’ licht hij toe, ‘maar die stonden de ontwikkeling van een generiek populatiedashboard niet in de weg. In de kern wilden alle deelnemers hetzelfde: overzicht.’

Ingrid vult aan dat haar team eerder al eens heeft geprobeerd om een integraal dashboard te maken dat aansloot op die behoefte, maar dat ze toen wellicht niet de juiste mensen aan tafel hadden, zowel aan de ontwikkelkant als aan de eindgebruikerskant. Daarom koos Jurrien er nu heel bewust voor om, in overleg met Ingrid, vroegtijdig en zorgvuldig te bekijken wie er voor de sessies werden uitgenodigd. ‘Uiteindelijk hebben we ruim dertig zorgprofessionals en bestuurders aan tafel gehad,’ vertelt hij, ‘en ik denk dat het vooral belangrijk is geweest dat we hen er op tijd bij hebben betrokken. Mensen vinden het fijn om te weten wat er speelt, en als je ze te laat informeert, kan dat er zeker voor zorgen dat de hakken in het zand gaan.’ Met alle gevolgen van dien voor het eindproduct.

Tegengestelde belangen

Ook inhoudelijk was er af en toe sprake van uitdagingen, vertelt Ingrid. ‘Soms hadden we bijvoorbeeld te maken met tegengestelde belangen en wilden sommige deelnemers de financiën graag goed in beeld hebben, terwijl anderen met die informatie misschien ethisch gezien in een lastig parket zouden kunnen komen.’ Toch kwamen uit die tegenstelling vaak juist de meest waardevolle momenten voort, stelt Jurrien: ‘Ik vond het mooi om te zien dat er echt goede inhoudelijke discussies werden gevoerd over wat er allemaal wel en niet kon. Daardoor ontstond er meer wederzijds begrip, en meer welwillendheid om samen te werken.’ 

Een ander belangrijk ingrediënt voor die welwillendheid had volgens Ingrid te maken met het gedegen voorwerk van Jurriens voorganger Denise. ‘In een academisch centrum krijg je niks duurzaam van de grond zonder wetenschappelijke basis, en omdat Jurrien kon voortborduren op het onderzoek van Denise, heeft dat gelijk al veel twijfel weggehaald. Ik denk dat dat een van de sleutels is geweest voor de bereidheid en betrokkenheid van veel van de deelnemers.’

Een werkend prototype

Ingrid roemt ook het feit dat Jurrien tijdens het project niet bang was om bij te sturen. ‘Soms was hij deelnemers de eerste drie kwartier van een co-designsessie constant het pad aan het wijzen, omdat er inhoudelijk werd afgedwaald. En dan zei hij gerust: “Daar gaan we het vandaag niet over hebben.” Dat vond ik heel sterk. Als je een goed idee hebt en je weet dat het inhoudelijk klopt, dan is het een kwestie van de eindpunten uitzetten en daarop blijven sturen. Je kunt oeverloos met elkaar blijven polderen en discussiëren en onderzoek doen, wat natuurlijk heel belangrijk is, maar dan moet je dat vervolgens óók aan de praktijk verbinden.’
En dat is bij dit project absoluut gelukt, zo blijkt uit de eerste resultaten. ‘We zijn zelfs verder gekomen dan we hadden gewenst,’ vertelt Jurrien. ‘Aan de hand van de co-designsessies hebben we schetsen gemaakt van hoe het populatiedashboard eruit moest komen te zien, en op basis van die schetsen hebben we niet alleen een geaggregeerd ontwerp kunnen maken, maar ook al kunnen doorontwikkelen naar een werkend prototype. Op dit moment zijn we daarover met twee afdelingen in gesprek, en we hopen komende maand de eerste twee dashboards te gaan implementeren.’

Overmatig enthousiast

Jurrien geeft aan dat hij tijdens het project veel heeft gehad aan de hulp die hij kreeg vanuit Furore. ‘Niet alleen in de vorm van waardegedreven zorg en data-expertise, maar ook aan de designkant, op het gebied van UI en UX. Mijn collega’s gaven me heel bruikbare instructies over waar ik op moest letten en wat ik bijvoorbeeld moest uitvragen bij de eindgebruikers, en bij het Erasmus zaten vervolgens BI-developers die ook weer heel goed wisten wat er allemaal wel en niet kon. Die kennis, vanuit zoveel verschillende disciplines, was voor mij ontzettend waardevol en heeft echt bijgedragen aan het succes.’

Want van succes mag zeker gesproken worden, stelt Ingrid. ‘Vorige week hebben we met een themadirecteur gezeten, en die was overmatig enthousiast. ‘Ik merkte dat ze echt een soort opluchting ervoer; ze was blijkbaar al tijden op zoek naar een manier om vat te krijgen op de data zonder met tig verschillende lijstjes te hoeven werken. Het dashboard voorziet dus echt in een behoefte. Aan de ene kant voelt het als de laatste stap in de WGZ-cyclus, maar ik denk eigenlijk dat het dashboard ook weer een startpunt is, en dat we nu, op basis van de informatie uit het dashboard, bijvoorbeeld de PROMs weer anders zullen gaan inrichten. Zo blijven we optimaliseren voor passende zorg.’

Startpunt voor een volgend onderzoek

Zelf vond Jurrien het vooral bijzonder om te zien dat alle stakeholders de prioriteit voelden om er iets moois van te maken. ‘En dat we mensen echt hebben weten te grijpen en interesseren – dat vind ik een mooi resultaat. Ik denk dat je daaruit ook kunt concluderen dat de co-designaanpak ervoor zorgt dat er veel meer betrokkenheid is, en dat het dus goed mogelijk is om een dashboard te maken waar je mensen in samenbrengt. De enige conclusie die ik op dit moment nog niet kan trekken, is wat de invloed van co-design is op het uiteindelijke gebruik van zo’n dashboard. Maar dat is een mooi startpunt voor een volgend onderzoek, waar de eerste lijntjes inmiddels al voor zijn uitgezet.’