Wist je dat… er veel mogelijk is met documenten via workflow?

Brief naar een groep medewerkers

Stel, er komt een nieuwe kassa-instructie die alle medewerkers moeten ondertekenen om te laten zien dat ze deze gelezen hebben. Het is mogelijk om die kassa-instructie naar de betreffende medewerkers te sturen via een workflow. De medewerkers hebben vervolgens de mogelijkheid om dit document digitaal te ondertekenen. Dat scheelt een hoop tijd en gedoe.

Deze functie is ook erg handig bij mandateringen en verklaringen. Vanuit de ondertekening is het namelijk mogelijk om bepaalde processen af te trappen. Die processen gaan niet van start, zolang er geen handtekening is gezet.

In dienst documenten

Denk bijvoorbeeld aan het opstarten van een nieuwe medewerker. In de workflow vul je de gegevens van deze persoon in. Ook of deze een tijdelijk, een vast of een nul-uren contract heeft. Op basis daarvan kun je in de workflow een aantal processen automatisch laten starten. Als eerste krijgt deze nieuwe medewerker bijvoorbeeld een arbeidscontract en een vertrouwelijkheidsverklaring toegestuurd ter ondertekening. Wanneer dit nog niet gebeurd is, kun je het systeem automatisch een reminder laten sturen. Wanneer de handtekening van de medewerker vervolgens binnen is, start het volgende proces. De aanvullende documenten, zoals bijvoorbeeld een kassa-instructie of een handboek, worden verstuurd. Door dit zodanig in te stellen, dat dit allemaal automatisch gebeurt, bespaart dit een hoop tijd.

Overzicht houden

Het is ook mogelijk om een rapportage te laten maken. Zodat je in één oogopslag ziet hoeveel documenten al ondertekend zijn en hoeveel er nog in de wacht staan. En doordat alles volledig digitaal gaat, scheelt dit naast tijd ook een hoop papier.