Samen succesvol: hoe negen bedrijfsentiteiten samenkomen in Dynamics 365 Finance & Operations

Verkoop, verhuur en productie van tentconstructies: de leverancier heeft het allemaal in huis. En dat verdeelt over negen bedrijfsentiteiten in Nederland en Duitsland. Elk met een eigen rol in het proces. “De ene entiteit produceert de tentzeilen, de ander doet de assemblage, weer een ander maakt de metalen onderdelen”, licht Roderick toe. “Al deze entiteiten moeten onderling met elkaar communiceren om tot het eindproduct te komen.”  

Precies daar lag de uitdaging. Het bedrijf werkte met een versnipperd IT-landschap. Roderick: “Het is een organisatie die snel is gegroeid en daardoor met allerlei verschillende applicaties werkte. Voor de financiële-, verkoop- en productieprocessen gebruikten ze een ERP-systeem, maar veel andere operationele activiteiten gebeurden handmatig in Excel of via maatwerkapplicaties.” Het resultaat: data stond verspreid op verschillende plekken en was bovendien niet realtime beschikbaar. “Dat zorgde voor inefficiënties, tegenstrijdige resultaten en bovenal een gebrek aan inzicht”, vertelt Roderick. “Bijvoorbeeld in de verhuurvloot of in de productiekosten over de hele supply chain heen.”  

Het doel van het project was duidelijk: de versnippering oplossen en toewerken naar één centraal en deels geautomatiseerd ERP-platform. Daar kwam Roderick zijn expertise in Dynamics F&O goed bij van pas. “Samen met collega’s van het bedrijf ben ik het afgelopen jaar hard aan de slag gegaan om het nieuwe ERP-systeem specifiek voor de verkoop- en productie-entiteiten te implementeren. Als consultant is het mijn verantwoordelijkheid om hun bedrijfsprocessen te vertalen naar een efficiënte Dynamics-inrichting met zo min mogelijk maatwerk. Dit betekent dat we bestaande processen gezamenlijk kritisch onder de loep nemen en waar nodig vernieuwen.”  

Een belangrijke uitdaging hierbij was de datamigratie. “Zoals je bij veel projecten ziet, was ook hier de datamigratie complex, zeker door de versnippering. Om nieuwe processen in te richten, hadden we data nodig die nog niet beschikbaar was. Zo wilden we automatische verkoopprijzen gaan generen, waarvoor inzicht in de volledige productiekosten in de supply chain nodig is. Maar daar had het bedrijf nog weinig zicht op.” Om het migratieproces te ondersteunen, dacht Roderick met de klant mee en ontwierpen ze samen transformatiesheets. “Hier vul je bijvoorbeeld in dat je een lasser nodig hebt, waarna automatisch de bijbehorende kosten en uren worden toegevoegd. Deze sheets maken het samenvoegen van data makkelijker, wat voor een soepele import in het nieuwe ERP-systeem zorgt.”  

Hoewel een ERP-transformatie voor bedrijven vaak een stap vooruit is, reageert niet iedereen er altijd direct enthousiast op. Zo ook in dit project. “Weerstand tegen verandering is heel begrijpelijk”, zegt Roderick. “Mensen zijn druk met hun dagelijkse werk en hebben vaak weinig ruimte om zich ook nog een nieuw systeem eigen te maken. Ze houden graag vast aan wat ze kennen.”  

Juist in deze momenten komt Roderick zijn kracht naar voren. “Ik weet hoe ik mensen kan meenemen in het nieuwe systeem en ze de nieuwe mogelijkheden kan laten ontdekken. Dat is ook mijn taak: out of the box denken en ervoor zorgen dat wat ze in het oude systeem waarderen, zoveel mogelijk terugkomt in het nieuwe. Als ik hun vertrouwde processen zo kan ombuigen naar iets nieuws waar ze echt enthousiast van worden dan heb ik mijn werk goed gedaan.” In dit kader is Roderick ook veel bij het bedrijf over de vloer. “Ik bouw graag een band op met de eindgebruikers van het nieuwe systeem. Dat gaat het makkelijkst als je elkaar face-to-face kunt zien en spreken. We doen het tenslotte samen.”

De verwachting is dat de leverancier met het nieuwe ERP-systeem straks naadloos orders kan verwerken over alle bedrijfsentiteiten heen. “Komend najaar staat met potlood in de agenda voor de livegang van het nieuwe systeem”, licht Roderick toe. “Ik kijk ernaar uit om de komende tijd samen de puntjes op de i te zetten zodat het bedrijf straks vanaf één platform zijn productie- en bedrijfsproces aanstuurt. Daarmee zijn ze écht klaar voor de toekomst en verdere groei.”