Digitale sprong voorwaarts voor publieke sector met centraal platform

Complex en inefficiënt

Veel overheden zijn al een tijd op weg in hun digitale transformatie, maar hebben het gewenste doel nog niet bereikt. De oorzaak? Ze hebben vaak te maken met verouderde systemen en een gefragmenteerd systeemlandschap. In de meeste gevallen praten verschillende systemen en technologieën niet met elkaar, waardoor er meerdere werkelijkheden bestaan. Naast dat dit foutgevoelig is, leidt het tot arbeidsintensief en oninteressant werk. Financiële processen zijn onnodig complex en effectiviteit is ver te zoeken. Het is bijvoorbeeld lastig om de juiste informatie uit systemen te halen voor projectadministratie of het maken van beleidsrapportages. Informatie is niet accuraat en staat verspreid in verschillende systemen, waardoor overzicht en inzicht een uitdaging zijn. Voor beleidsmakers is het hierdoor lastig om te sturen. Bovendien komt zo’n vertroebeld systeem de snelheid om mee te gaan met nieuwe (digitale) ontwikkelingen niet ten goede. Kortom, iedere situatie waarop de publieke sector moet inspelen, leidt tot complexe vraagstukken en lange vergaderingen.

Centraal platform

Om de gewenste flexibiliteit en wendbaarheid te bereiken, zijn de meeste overheden op zoek naar één centraal platform, snellere realisatie van projecten en het verlagen van IT-kosten. Een nieuwe financiële applicatie, zoals Microsoft Dynamics 365 Finance, is een goede basis voor deze procesoptimalisatie. Dit stelt overheden in staat om meer te doen met minder. Met een flexibel platform speel je snel in op (maatschappelijke) veranderingen. De mogelijkheden zijn namelijk groot. Gepersonaliseerde workflows, dashboards, applicaties; het is allemaal mogelijk. Daarnaast maakt een flexibel platform een eind aan de complexiteit van het systeemlandschap, doordat koppelingen van en naar andere applicaties makkelijk te maken zijn. Bij toekomstige projecten is het een kwestie van mogelijkheden uitbreiden in plaats van nieuwe applicaties en daarmee complexiteit toevoegen.

Andere manier van denken

Op basis hiervan zou je wellicht zeggen: vervang de systemen, koppel applicaties aan elkaar en de gewenste situatie wordt realiteit. Maar een digitale sprong voorwaarts vraagt om meer dan systemen vervangen. Het gaat ook om een andere manier van denken, namelijk vanuit de principes ‘gebruikers centraal’ en ‘publieke waarde’. Publieke waarde heeft alles te maken met de maatschappelijke doelen die de overheid nastreeft en het vertrouwen vanuit de samenleving in het openbaar bestuur dat hiervoor nodig is. Oftewel, in hoeverre is de overheid in staat om de samenleving mee te nemen in wat ze doet? Dat vraagt om integratie van maatschappelijke meerwaarde en legitimiteit in de dagelijkse bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan het thema veiligheid binnen een gemeente. Veiligheid doorkruist die gemeente op een aantal vlakken, bijvoorbeeld de veiligheid in de woon- en leefomgeving, maar ook de veiligheid van het digitale gemeentesysteem. Hoe maak je dat thema meetbaar over de verschillende dimensies? Daar kan digitalisering bij helpen. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om de gebruiker centraal te stellen. Ook mag in de hele digitale transformatie de vertaling naar bedrijfsprocessen niet worden vergeten. Dat betekent heldere kaders en sturing, loslaten van gewoontes en een goede samenwerking tussen de business en staffuncties.

Procesmodel publieke sector

Aangezien een digitale transformatie binnen de publieke sector meer is dan enkel een nieuw systeem implementeren, hebben we samen met BDO een uitgebreide analyse gedaan van de voor de overheid specifieke bedrijfsprocessen. De uitkomsten van deze analyse hebben we opgenomen in een procesmodel en vertaald naar Microsoft Dynamics 365. Hiermee is onze financiële oplossing de enige geschikte en beschikbare Microsoft ERP SaaS-oplossing voor de publieke sector in Nederland. Bovendien helpt dit overheden om alle mogelijkheden van het Microsoft Dynamics 365-platform te benutten en de daadwerkelijke digitale sprong voorwaarts te maken.

Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Bas van Woudenberg, via +31 (0)6 5752 7155, of Jan-Douwe Jilderda, via +31 (0)6 5125 9184.