De sleutel tot succes in uitdagende situaties

Livegang van een nieuw platform

Het is goed om eerst de complexe setting van deze groep bedrijven te schetsen. Een tweetal bedrijfsonderdelen van de betreffende bedrijvengroep had een aantal primaire bedrijfsapplicaties draaien op een platform dat werd gehost door een partij, die juist geen deel meer uitmaakte van deze holding. Er lag dus een harde deadline om de legacy-systemen van de twee zusterondernemingen te migreren naar een nieuw platform waarbinnen Dynamics 365 een groot onderdeel is. Denk hierbij aan applicaties voor het managen van verhuurprocessen of een equipment informatiesysteem. Het zijn deze bedrijven die de hulp van Conclusion MBS hebben ingeroepen. Tegen het eind van 2022 is de livegang van bedrijf één tot een succes gebracht. De deadline voor de migratie van bedrijf twee lag op eind juni 2023. Hoewel sommigen twijfelden aan de haalbaarheid van deze overgang binnen een tijdsbestek van ongeveer vijf maanden, werd er alles aan gedaan om het te laten slagen. En alles wees erop dat dit ging lukken.

Ongewenste uitval: de impact op de bedrijfsvoering en noodzaak tot overgang

In maart kwamen er van verschillende kanten verontrustende berichten. Hoewel niet iedereen op dat moment een helder beeld had van de situatie, werd al wel snel duidelijk dat het ernstig was. Alle systemen waren plotseling niet meer beschikbaar, inclusief het legacy-systeem dat nog werd gebruikt. Zowel het bedrijf dat de legacy host, als het bedrijf waarvoor Conclusion MBS de Dynamics 365 migratie voorbereidde werden hierdoor getroffen. Haast alle activiteiten kwamen abrupt tot stilstand. Zelfs de toegangspoorten op het terrein konden niet meer worden geopend en het internet op de kantoren functioneerde niet meer. Dit had natuurlijk een enorme impact op de bedrijfsvoering. Goed om te vermelden is dat het zusterbedrijf dat in december al live was gegaan, geen problemen had.

Als gevolg van deze uitval moest de organisatie volledig teruggrijpen op handmatige processen, zoals het werken met papier en Excel-spreadsheets, en vertrouwen op hun geheugen. Zonder zicht op een snelle oplossing, vroeg de klant aan Conclusion MBS: “Wat kunnen jullie doen om ons zo snel mogelijk live te krijgen op het nieuwe platform?" Gezien de impact op de lopende bedrijfsvoering, stonden alle opties open.

Een ambitieus plan

Na uitgebreide brainstormsessies met alle betrokkenen, kwamen we met een gewaagd voorstel. De belangrijkste vereiste was dat de livegang van het nieuwe platform absolute prioriteit moest krijgen. De volgende vereiste was dat alles wat niet absoluut noodzakelijk was, na de livegang kon worden afgehandeld. Er werden veel risicoanalyses uitgevoerd en elk mogelijk scenario werd onder de loep genomen. Na een goed doordachte afweging van de risico’s, namen we de volgende beslissingen:

• We hebben ervoor gekozen om zowel de User Acceptance Testing als de opzet van een pre-productieomgeving volledig over te slaan. Op basis van een eerdere vergelijkbare uitrol in combinatie met de geplande nazorg na de livegang, is geconcludeerd dat deze keuze een acceptabel risico was.
• De scope voor de uitrol is geminimaliseerd en feitelijk omgezet tot een ‘as-is’ situatie: geen nieuwe ontwikkelingen. Specifiek maatwerk is geschrapt en geparkeerd tot na de livegang. In overleg met de organisatie zijn waar nodig workarounds en extra support ingericht.
• De getroffen onderneming heeft op enkele uitzonderingen na een exacte kopie gekregen van de set-up van het zusterbedrijf.
• Gebruikerstraining op voorhand is geminimaliseerd. Er is extra (on-site) support en training gegeven na de livegang.

Al deze keuzes, die als acceptabel risico werden geclassificeerd, maakte dat datum van de livegang verder naar voren kon worden geplaatst. Om de uitdaging nog iets groter te maken: op dit moment in de tijd waren we nog niet eens halverwege met het opzetten van de acceptatieomgeving. Het was overduidelijk dat we voor een enorme uitdaging stonden, die we desondanks met een vastberaden ‘can do’-mentaliteit hebben aangenomen.

Grote inspanning, enorm resultaat

We spoelen door naar maandag 17 april, slechts vijf weken na de uitval. Halverwege de middag kregen alle systemen groen licht en kon het bedrijf gebruikmaken van het nieuwe platform, inclusief Dynamcis 365. Een uitzonderlijke prestatie, vooral wanneer je je bedenkt dat alleen de User Acceptance Testing bij de vorige livegang al zes weken in beslag heeft genomen. In het proces is er een enorme inspanning geleverd door alle betrokkenen. Collega’s hebben veerkracht getoond en het onmogelijke mogelijk gemaakt.

Buitengewone prestatie

Een – eigenlijk al ambitieuze – deadline naar voren halen en in de tussentijd ook nog een bijna perfecte livegang bereiken? We hebben inmiddels wel bewezen dat dat voor ons geen probleem is. Dit succesverhaal toont aan dat alles mogelijk is wanneer we out-of-the-box denken en obstakels overwinnen. Het illustreert het belang van vastberadenheid en flexibiliteit bij het omgaan met uitdagingen. We voegen dit verhaal met trots toe aan onze lijst van successen en zien het als een mooi voorbeeld van wat mogelijk is wanneer we samenwerken en ons volledige potentieel benutten.