Een persoonlijk inwerktraject voor startende beheerders: ‘Een rijke voedingsbodem waar ik altijd op kan terugvallen’

Samen op stap door het EPD – dat is de insteek van de nieuwe inwerktrajecten, vertelt Furores autorisatie-expert en accountmanager Floris Lamers. ‘Het is best complex om een autorisatiebeheerder in te werken, omdat je in die rol met elk proces en elke module in aanraking komt. Maar doordat we de startende beheerder aan een of twee van onze ervaren consultants koppelen, verminderen we de inwerklast van het beheerteam aanzienlijk en leert de beheerder on the job. Dat is in essentie de toegevoegde waarde van deze nieuwe dienst.’

Specifiekere kennis 

Functioneel beheerder Jasper Smulders begon dit voorjaar met het inwerktraject. Hij werkt al sinds 2019 in het Catharina Ziekenhuis en maakte in april de overstap naar zijn huidige functie in het autorisatieteam. ‘Ik kende toen nog maar een paar modules van HiX, en omdat de andere beheerder in het team het heel druk had, kon hij me niet voldoende inwerken. Het was de bedoeling dat ik hem óntlastte, niet bélastte.’

Jasper begon met een verplichte eendaagse cursus van ChipSoft zelf, specifiek over autorisatiebeheer. ‘Door deze training heb ik zeker kennis opgedaan over de ZisCon-module. Echter wilde ik ook een breder begrip krijgen over het autorisatiebeheer, vaak voorkomende meldingen, de samenhang met andere modules en processen in het EPD. Ik had dus specifiekere vragen en specifieke kennis nodig om de opgedane theorie toe te kunnen passen.’ En daar kwam Furore Conclusion in beeld.

Natuurlijke verdeling

Samen met collega autorisatie-expert Sara Adriaanse was Floris verantwoordelijk voor Jaspers inwerktraject. Ze planden elk een wekelijkse sessie van twee uur in, en algauw ontstond er een natuurlijke verdeling. ‘Ik ging samen met Jasper meldingen oplossen en besteedde aandacht aan het proces van de autorisatiebeheerder,’ vertelt Sara. ‘Welke vragen moet je stellen bij een melding? Wat is het eerste wat je uitzoekt? En wat mag je wel en niet zelf beslissen?’

Floris was op zijn beurt meer van de deep dives: één specifiek onderwerp helemaal uitpluizen. ‘Jasper is nieuwsgierig, net als ik, en we lieten ons leiden door wat er zich voordeed. We namen Jaspers vragen als uitgangspunt en waren dan in no time twee uur verder. In je eentje zou je in een analyse misschien eerder afhaken omdat je bijvoorbeeld niet weet welke mogelijkheden er zijn, maar die gedeelde nieuwsgierigheid, waar we bovendien bewust de tijd voor namen, maakte dat we voor een analyse langs werksettings, orderworkflows en datasets zijn gegaan. 

Rijke voedingsbodem

Jasper vond de benadering van Floris en Sara, waarbij meerdere perspectieven werden gebruikt, erg waardevol. ‘Ik hoop dat jullie daar niets aan gaan veranderen, want voor een beginner zoals ik was de combinatie van beide invalshoeken echt fantastisch. In de sessies met Sara kreeg ik gevoel voor het proces, en met Floris kon ik de diepte in. Het geeft me vertrouwen dat ik dankzij hen zoveel van HiX heb gezien. Daardoor heb ik nu een rijke voedingsbodem waar ik altijd op kan terugvallen.’

Didactische keuze

Wat Jasper ook fijn vond, is dat Sara en Floris hem zelf op zoek lieten gaan naar antwoorden. ‘Ze begeleidden me natuurlijk in mijn denkproces, maar lieten me ook gerust mijn neus stoten. En dat was voor mij heel leerzaam.’

‘Als je de oplossing voorkauwt, draag je geen kennis over,’ zegt Sara over die didactische keuze. ‘Ik vond het daarom geen enkel probleem als Jasper drie keer tegen hetzelfde muurtje liep. Integendeel: daardoor kon hij er de vierde keer zélf overheen springen, en dat is waar het uiteindelijk om draait. Floris en ik zijn bij het opbouwen van onze eigen ervaring tegen diezelfde muurtjes gelopen, dus we weten wat de lastige onderwerpen zijn en op welke vlakken vaak wat meer herhaling nodig is om het kwartje echt te laten vallen. Die ervaring passen we ook toe als trainer van onze workshops en kunnen we nu mooi inzetten in het inwerktraject.’

Enorm netwerk aan kennis

Natuurlijk kan een inwerktraject het inwerken nooit volledig vervangen, stelt Floris. ‘Onze consultants hebben heel veel applicatie- en proceskennis, maar we kennen niet alle ziekenhuisspecifieke afspraken over hoe er gewerkt wordt. Het traject is daarom vooral gericht op applicatiekennis, algemene proceskennis en de ontwikkeling van het probleemoplossend vermogen.’

Tegelijkertijd is Furore Conclusion wel bij alle ziekenhuizen in het land bekend, en is de kans groot dat er al eens een Furore Conclusion-consultant gewerkt heeft die wat ziekenhuisspecifieke kennis meebrengt. ‘Zelf heb ik vijf jaar geleden bijvoorbeeld ook een opdracht gehad in het Catharina Ziekenhuis,’ vertelt Floris, ‘ook in de autorisatiewerkgroep, en ik vond het heel leuk om weer bezig te zijn met diezelfde inrichting. Maar ook ik weet niet alles, en als een beheerder over een specialistisch onderwerp veel vragen heeft, kunnen we altijd een uurtje een van onze andere collega’s erbij uitnodigen. Als je Furore Conclusion inhuurt, huur je automatisch een enorm netwerk aan kennis in.’

Minder zenuwachtig

Op de vraag of Jasper nu, na bijna vier maanden persoonlijke begeleiding van Furore Conclusion, voldoende is ingewerkt, begint hij te glimlachen. ‘Het is eigenlijk nooit voldoende, maar wel genoeg. Ik zeg niet dat ik mijn collega nu kan vervangen, maar ik was vorige week wel een stuk minder zenuwachtig toen hij met vakantie ging. Ik heb het gevoel dat ik dankzij de sessies echt een gesprekspartner voor mijn collega’s kan zijn.’