Eerste inschrijfzuilen bij Erasmus MC

Aanmeldzuilen waar patiënten een dagticket met tijdstip en locatie van hun afspraken kunnen ophalen, zijn inmiddels een vertrouwd beeld in de centrale hal van veel ziekenhuizen. Het Erasmus MC is het eerste ziekenhuis in Nederland dat naast de aanmeldzuilen ook inschrijfzuilen toevoegt aan het zelfserviceaanbod. Dat geeft patiënten meer regie om zich in te schrijven op een manier en in een tempo dat bij hen past. Implementatieconsultant Valerie Robeer helpt namens Furore met de implementatie van de zuilen en legt uit waarom dat zo’n ‘gave opdracht’ is. 

De inschrijfzuilen maken onderdeel uit van het ‘Inschrijfplein van de toekomst’, waarmee het Erasmus MC het inschrijfproces effectiever en efficiënter wil inrichten. Na het afsluiten van een succesvolle pilot met twee inschrijfzuilen, zijn de inschrijfzuilen met vijf stuks inmiddels operationeel. Valerie: “Patiënten met een verwijzing hoeven dan niet meer te wachten bij de inschrijfbalie en kunnen zichzelf inschrijven bij één van de vijf inschrijfzuilen. Zij melden zich aan met hun identificatiedocument en kunnen hun NAW-gegevens controleren en wijzigen met behulp van een koppeling met de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens. Ook kunnen zij hun e-mailadres en telefoonnummers toevoegen. De schermen zijn voorzien van duidelijke invulinstructies, maar als er toch vragen zijn, is er een medewerker van de inschrijfbalie beschikbaar om te helpen. Ook checkt deze medewerker of alle gegevens goed en compleet zijn ingevuld en doet de face-to-face controle van de patiënt met zijn identiteitsbewijs.”

Projectsamenwerking  

Valerie werkte tijdens het project direct samen met een team van de zorgadministratie van het Erasmus MC: “We hebben de implementatie echt samen gedaan". Het team weet alles van de werkprocessen van de inschrijfbalie en de stappen die een nieuwe patiënt moet doorlopen voordat deze zich kan aanmelden voor zijn afspraak. Ik heb die input vertaald naar inrichting, beheer en technische functionaliteiten. We werkten Agile, vulden elkaar goed aan en hadden regelmatig overleg momenten.” Valerie: ”Als mede-projectleider hield ik alle taken en acties op het scrumbord bij. Daarbij hoort natuurlijk het overleg met het functioneel beheer, maar ook het COVID-19-proof inrichten van de fysieke locatie (het inschrijfplein), het bepalen van de data-instroompunten, het ombouwen van enkele aanmeldzuilen naar inschrijfzuilen, de aansluiting op de noodstroom, evenals het informeren van de servicedesk en de afdeling communicatie.” 

Livegang 

De laatste weken voor de livegang waren spannend en druk. Valerie: “We voerden dan de laatste verbeterpunten door en verwerkten de uitkomsten van de regressietesten. Na iedere aanpassing werd een test gedaan waarbij het complete inschrijfproces werd doorlopen, zoals de eindgebruiker dat ook doet. Een extra uitdaging was de ‘freeze’ die kort voor de livegang gepland stond. Tijdens die periode konden er geen grote wijzigingen meer aangebracht worden omdat de softwareleverancier tijd nodig had het systeem te migreren naar een nieuwe versie.  

Resultaten 

We houden nu precies bij hoe de inschrijfzuilen gebruikt worden, aan de hand van het aantal inschrijvingen, ingevoerde wijzigingen en eventuele foutmeldingen. Het doel is dat voor april 2022 de helft van de inschrijvingen via de zuilen verloopt, met een maximale wachttijd van vijf minuten. Als het nodig is, kunnen we daarvoor twee extra inschrijfzuilen inzetten.”

Voor Valerie zelf is het project nu al geslaagd: "Het is gewoon een hele gave opdracht en een mogelijke opstap naar volledig geautomatiseerd inschrijfproces, waarbij ook de identiteit van de patiënt gecontroleerd wordt door het systeem. Net als bij de eGate op Schiphol.”