Domeinleider bij HiX-implementaties: 'Het is de combinatie van de zorg en de techniek, die ons werk van waarde maakt.'

‘Als implementatieconsultants bekleden mijn collega’s en ik behoorlijk diverse rollen in een organisatie,‘ vertelt Torben. ‘Zo ben ik zelf onder andere werkzaam geweest als applicatiespecialist, werkgroepvoorzitter en adviseur. In de rol van domeinleider sta ik wat verder van de materie af en ben ik als het ware de link tussen de werkgroepen en het programmamanagement. Ondanks deze afstand tot de inhoud kan ik als domeinleider juist goed leunen op mijn jarenlange inhoudelijk ervaring bij het uitvoeren van mijn taken. Zo kan ik bijvoorbeeld goed inschatten hoeveel tijd bepaalde zaken kosten of voor welke aanpak we het beste kunnen kiezen.’

Aanspreekpunt

Torben legt uit dat de projectorganisatie vaak onderverdeeld wordt in werkgroepen, en dat die werkgroepen elk bij een domein horen, bijvoorbeeld domein ‘dossier‘ of ‘polikliniek’. ‘Als domeinleider ben je het aanspreekpunt voor één zo’n domein – in mijn geval het domein ‘kliniek & OK’. Vorig jaar heb ik die rol bijna een jaar lang vervuld bij het Wilhelmina Ziekenhuis in Assen, tijdens de her-implementatie van HiX 6.3 standaardcontent, en sinds oktober ben ik domeinmanager bij Bergman Clinics, waar ze bezig zijn met een soortgelijke implementatie.’ 

Wegkapitein

Hoewel Torben bij het Wilhelmina Ziekenhuis voor het eerst officieel het label ‘domeinleider’ kreeg, leek zijn voorgaande rol in het Haaglanden Medisch Centrum (HMC) er al sterk op. Torben: ‘Daar implementeerden we ook HiX 6.3, en waren we vanuit Furore met twaalf collega's betrokken. Door de grootte van de groep kwam er allerlei extra organisatorisch werk bij kijken. Omdat ik het ziekenhuis goed kende, fungeerde ik voor de Furore-collega's als wegkapitein, waarbij ik continu schakelde tussen ons team en de zorginstelling. Dat ging me goed af en bleek een goede opstap naar mijn huidige rol te zijn.’

Het team bij elkaar brengen

Wat Torben vooral beviel aan deze wegkapiteinsrol bij het HMC was de combinatie van inhoud en mensenwerk. ‘Aan de ene kant zat ik daar als inhoudsdeskundige in drie werkgroepen, en aan de andere kant was ik het aanspreekpunt voor alle Furorianen op het project. Ik haal de meeste voldoening uit mijn werk als we met elkaar iets bereiken waar we naartoe hebben gewerkt, en in deze rol kwam dat mooi samen.’

Nu hij in zijn huidige projecten de rol van domeinleider bekleed, is er op dat vlak weinig veranderd. ‘Ik doe allerlei verschillende dingen, van knopen doorhakken over de inrichting tot voortgangsrapportages en mijlpalenplanning, maar uiteindelijk draait mijn werk om het bij elkaar brengen van mensen. Ik weet lang niet alles, maar ik weet wel wie je nodig hebt om tot een besluit te komen. Als een beheerteam HiX heel goed kent, maar nooit met een verpleegkundige of arts praat, is de kans groot dat het EPD niet optimaal gebruikt wordt. Daarom zeg ik vaak: ‘Joh, pak de telefoon en zorg dat je even in contact komt.’ Het is de combinatie van de voor- en achterkant, van de zorg en de techniek, die ons werk van waarde maakt.’

Zeventig verschillende locaties

Hoewel Torben nu bij Bergman Clinics opnieuw het domein kliniek & OK onder zijn hoede heeft, betekent dat niet dat het voor hem een herhaling van zetten is. ‘Allesbehalve,’ lacht hij. ‘Ik dacht na een halfjaar dat ik de rol al helemaal in de vingers had, maar Bergman Clinics is als organisatie op veel punten eigenlijk niet te vergelijken met een ziekenhuis. Dat maakt de rol opnieuw uitdagend.’ 

Wat het domeinleiderschap bij Bergman Clinics volgens Torben zo anders maakt dan dat bij het Wilhelmina Ziekenhuis, is onder andere het feit dat Bergman Clinics maar liefst zeventig verschillende locaties heeft – en dus een heel andere organisatiestructuur. ‘In Assen liep ik gewoon even naar de afdeling anesthesie als ik daar een vraag over had, maar met zeventig locaties gaat dat niet.’

Ook inhoudelijk loopt het project bij Bergman Clinics iets anders dan bij het Wilhelmina Ziekenhuis. ‘De planning is sneller, waardoor ik verder vooruit moet kijken, en de processen waren al in kaart gebracht toen ik aanhaakte, dus ik kon direct gaan beoordelen of ze in de standaardcontent van HiX pasten. Wat wél hetzelfde is als bij het Wilhelmina is dat ik weer het aanspreekpunt ben voor de werkgroepen. Ik bespreek wat er van ze verwacht wordt en zorg dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek is. De anesthesioloog zit bijvoorbeeld in drie werkgroepen, maar hij kan natuurlijk niet op drie plekken tegelijk zijn. Dus dan ga ik met hem zitten, bekijken we de planning en stellen we samen prioriteiten.’

Gelukkig vindt Torben het leuk om regelmatig iets anders te doen en kan hij bij Bergman dus echt zijn ei kwijt. ‘Het domeinleiderschap past goed bij me: na vier jaar inhoudelijk implementatiewerk was die rol helemaal nieuw voor me. Tegelijkertijd kan ik goed leunen op mijn eerder opgedane ervaring als applicatiespecialist. Die combinatie van nieuwe dingen leren en het inzetten van eerdere opgedane ervaring, past me ontzettend goed.’

Gesprekken en zichtbaarheid

Wat Torben kenmerkt , is dat hij altijd in gesprek blijft en zo zichtbaar mogelijk probeert te zijn. ‘Als je naast iemand zit, is het voor de ander veel makkelijker om te vragen: ‘Hé Torben, hoe zat dit ook alweer?’ Als ik thuiswerk, wil ik ook dat die drempel zo laag mogelijk is. Daarom heb ik aan het begin van het Bergman-project per werkgroep een Teams-kanaal gemaakt als laagdrempelige manier om vragen te stellen, hoe suf de vraag ook is. Zo probeer ik nauw in contact te blijven met het team en iedereen te ondersteunen. Zij moeten immers het werk doen, ook als ik straks weg ben.’

Op de vraag wanneer hij zijn eigen werk geslaagd vindt, begint Torben te glimlachen. ‘Waar het mij altijd om gaat, is de vraag: kun je er goed mee werken? Ik sta liever zelf op de achtergrond en laat de zorgmedewerker aan het woord om tot een goed werkend EPD te komen. Ik ben blij als de zorgmedewerkers blij zijn – dat is mijn voornaamste doel.’