Epic-team verstevigt expertise: drie nieuwe collega's behalen certificering

Om als functioneel beheerder het EPD van Epic in te kunnen richten, is het behalen van een certificering vereist. De Amerikaanse softwareleverancier biedt daarom trainingen aan, waarmee functioneel beheerders en specialisten van over de hele wereld worden opgeleid in een of meerdere modules van het EPD. Een vast onderdeel van de opleiding is een bezoek aan de Epic-campus in Verona, Wisconsin, voor een meerdaagse training samen met een groep van internationale functioneel beheerders, zorgprofessionals en consultants. Na terugkomst uit de Verenigde Staten vroegen we de drie collega's naar hun ervaringen: de inzichten uit de training, de belevenissen op de Epic-campus en de do’s en don’ts voor een bezoek aan Wisconsin.

Opleiding in diverse modules

Als onderdeel van hun opleiding bij Furore Conclusion, hebben Laila, Moos en Stephanie eerst ervaring op kunnen doen met de handelingen en terminologie binnen het EPD. "Tijdens mijn bacheloropleiding Medische Informatiekunde maakte ik kennis met Epic. In mijn eerste weken bij Furore Conclusion heb ik veel indrukken opgedaan bij projecten van mijn collega’s” vertelt Laila. Moos vult aan: “Door in deze beginfase in een ziekenhuis mee te lopen, ontwikkel je snel jouw kennis over zorgprocessen. Hierdoor vielen de onderdelen van de training bij Epic ook sneller op hun plek.”

Het belang van praktijkervaring onderschrijft Stephanie. “Ik ben zelf verpleegkundige geweest en ik heb in deze rol met Epic gewerkt. Die ervaring kwam nu goed van pas.” Dit voorjaar verdiepte Stephanie zich in de module ‘EpicCare Ambulatory’, met daarbinnen alle poliklinische processen. Ze legt uit: “deze module is gericht op de behandelingen in de poliklinieken van een ziekenhuis. Na verwijzing van een arts kunnen zij op de polikliniek terecht voor onderzoek, diagnose, behandeling of controle. Vanwege de vele werkprocessen binnen een polikliniek, is dit ook een van de grotere modules binnen het EPD.”

Het Epic-team van Furore Conclusion is breed gespecialiseerd en de nieuwe teamleden worden in diverse richtingen opgeleid. Daarom namen Laila en Moos deel aan een andere training. Laila richtte zich op de modules ‘EpicCare Inpatient Procedure Orders’ en ‘Order Transmittal’, over de klinische werkprocessen in het ziekenhuis en het verwerken van orders. Voor Moos stond de module ‘ClinDoc’ op het programma; deze module omvat de documentatie van klinische processen bij opgenomen patiënten.

De Epic campus maakt indruk

Voorafgaand aan de reis naar Wisconsin, volgden Laila, Moos en Stephanie een aantal virtuele trainingsdagen bij Epic. Laila: “Deze trainingen waren gericht op de basisbeginselen van het systeem. De medewerkers van Epic gaven daarnaast tips voor ons bezoek aan de Verenigde Staten.” Ook de collega’s van Furore Conclusion, die de Epic campus eerder bezochten, hadden een aantal goede adviezen voor hen.
 
“Omdat Laila als eerste naar Madison (de dichtstbijzijnde stad en verblijfplaats van de cursisten, red.) vertrok, heeft ze mij helemaal bij kunnen praten: over de training, het hotel, het eten en de bezienswaardigheden die ik niet mocht missen” vertelt Stephanie. “En het afstemmen van de kleding op het seizoen,” vult Moos aan, “want de temperatuurverschillen liepen sterk uiteen. Waar Laila met dikke winterkleding op pad ging, heb ik een paar weken later in een T-shirt van de zon kunnen genieten,” vertelt hij met een glimlach.

Stephanie is terug in Nederland onverminderd enthousiast over het bezoek: “De campus is gigantisch! Als groot liefhebber van ‘fantasy’ voelde ik mij hier helemaal thuis.” Ook Laila is onder de indruk van deze plek. “Je hoort de verhalen van collega’s die er zijn geweest, maar het is alsnog gek om het dan ook in het echt mee te maken” vertelt ze.
 
Moos vertelt over zijn ervaring op de campus: “Naast de internationale gasten die voor een training op de campus worden ontvangen, werken er nog eens duizenden Epic-werknemers in Verona. Wat betreft de gebouwen op het terrein: je weet niet wat je ziet, elk gebouw heeft weer een eigen thema.” Hij vervolgt: “Zo is er een Harry Potter gebouw, een Alice in Wonderland gebouw en een gebouw in ruimtethema. Je kunt het zo gek niet bedenken of ze hebben het hier gemaakt. Ik raad zeker de campustour aan, met voor mij als hoogtepunt het indrukwekkende auditorium met 12.000 stoelen.”

Trainingsdagen vol nieuwe kennis 

“Ik volgde het programma samen met een aantal Amerikaanse verpleegkundigen, die een overstap maakten van zorgverlening naar de IT, en een paar ervaren applicatiebeheerders uit Europese ziekenhuizen” vertelt Stephanie over haar mede-cursisten. De trainingsgroepen zijn bewust kleinschalig, met tussen de 15 en 20 deelnemers, zodat er alle ruimte is om vragen te stellen aan de trainers én om van elkaar te leren.

Aangezien er veel verschillende onderdelen per module worden behandeld, is de inhoud van de training verdeeld over tweeënhalve dag. Laila: “Om 08.30 uur begonnen de trainingen. Er werden ongeveer 3 onderwerpen per dag besproken, om het voor alle deelnemers behapbaar te houden.” En dat lukte goed, laat Moos weten: “De training was op een gestructureerde manier opgebouwd zodat het voor iedereen goed te volgen was. De trainers gaven eerst een presentatie van de theorie, gevolgd door klassikale opdrachten en een onderdeel met zelfstudie.” Laila sluit daarop aan: “Na iedere pauze werd er tijd gemaakt om een spelletje te doen, voordat we weer aan de slag gingen met de lesstof. Zo kon iedereen in de groep de aandacht er goed bij houden.”

Bij terugkomst in Nederland ben je nog niet klaar met de training. “Daarna ben je nog druk bezig met de laatste loodjes,” vertelt Moos, “de training sloot ik af met een tweetal projecten en twee examens. Je laat hiermee zien dat je de opgedane kennis uit de training in Verona zelfstandig kunt reproduceren.” Alledrie hebben inmiddels hun training succesvol afgerond. Stephanie heeft de certificering EpicCare Ambulatory in de pocket, Laila heeft de certificering EpicCare Inpatient Procedure Orders en Order Transmittal behaald en Moos is vanaf nu gecertificeerd voor ClinDoc. Gefeliciteerd!

Nieuwe contacten opdoen en genieten van de stad

Naast het intensieve programma van de training was er tussentijds ruimte om de lokale cultuur te proeven, de omgeving te ontdekken en de mede-cursisten beter te leren kennen. Moos heeft genoten van het verblijf: “Madison is de hoofdstad van Wisconsin, maar desondanks een vrij rustige plaats. Je kunt er lekker rondwandelen, genieten van het uitzicht over Lake Mendota en een bezoek brengen aan het Memorial Union Terrace van de University of Wisconsin. Dat is echt een aanrader.”

Toch werden niet alle verwachtingen overtroffen. “Het ontbijt en de lunch waren heerlijk, maar de koffie…” vertelt Stephanie. De fijne sfeer en de contacten die ze tijdens de reis heeft opgedaan maken het gelukkig helemaal goed. Stephanie: “De mensen die ik in Verona en Madison heb ontmoet waren erg vriendelijk en ik heb leuke gesprekken gehad.” Laila sluit zich daarbij aan en zou iedereen het Epic-traject aanraden: “het is een leuke en leerzame ervaring, en daarbij is het bezoeken van de Epic-campus in Amerika een leuke bijkomstigheid!”

Maak Furore als EPD-consultant

Zet jouw passie voor consultancy en de gezondheidszorg in bij Furore Conclusion, waar je bijdraagt aan de optimalisatie van het elektronisch patiëntendossier. Je bent nauw betrokken bij het invoeren of optimaliseren van een softwarepakket als HiX, Epic of Nexus. Dit doe je vanuit een expert rol.