LUMC geeft onderwijsroostering én -communicatie opnieuw vorm met kwaliteitsproject

Er waren voor het LUMC verschillende redenen om te starten met een vernieuwingstraject. “Het bestaande systeem voor de roosterplanning werkte niet alleen inefficiënt, maar bood ook onvoldoende mogelijkheden voor rapportages”, zegt Afdelingshoofd Onderwijsservicecentrum Ankie Havenaar. “De Raad van Bestuur vroeg onder andere om inzicht in de hoeveelheid onderwijs er daadwerkelijk heeft plaatsgevonden en we konden deze informatie lastig uit het bestaande systeem destilleren.” Reijer Staats, Teamleider Planning & roostering vult aan: “De look & feel van de website – waar coördinatoren, docenten en studenten hun rooster vinden – was ook sterk verouderd.”

1.500 docenten en 3.000 studenten

De ‘klanten’ van het Onderwijsservicecentrum zijn universitaire (denk aan geneeskunde en biomedische wetenschappen) en niet-universitaire opleidingen (verpleegkunde, opleidingen voor medisch ondersteunend personeel). “Maar eigenlijk zijn de 150 onderwijscoördinatoren, 1.500 docenten en 3.000 studenten onze klanten”, aldus Havenaar. “De onderwijscoördinatoren coördineren de opleidingen en hebben daarvoor ruimtes, docenten, lessen en toetsplanningen nodig. Het Onderwijs Service Centrum biedt op verschillende onderdelen ondersteuning in de vorm van het beheer van de benodigde software en menskracht. De docenten en studenten op hun beurt moeten eenvoudig een totaalbeeld krijgen van hun rooster. Voor deze groepen wilden we de kwaliteit van onze dienstverlening vergroten.”

Verandertraject

In 2015 startte binnen het LUMC een organisatie-brede verandering ter verbetering van de onderwijsstructuur. De organisatie wilde hiermee onder andere de onderwijsinspanning en ondersteuning zichtbaar maken en de kwaliteit van de onderwijsdiensten verhogen. Het LUMC maakt gebruik van IRIS-Planning als systeem voor roostering. Selectie van een alternatief pakket was onderdeel van het verandertraject. Havenaar: “We kenden Furore Conclusion van andere projecten binnen het LUMC, waaronder bij Directoraat ICT – kortweg DICT – en vroegen hen om te helpen bij de selectie van een nieuw systeem.”

Furore Conclusion– in de persoon van projectleider/adviseur Victor Blankespoor – ging aan de slag met een knelpunt- en procesanalyse. “Er lag toen al een impactanalyse, maar die ging uit van de implementatie van een nieuw systeem”, zegt Havenaar. “We hebben daar wel op voortgeborduurd en potentiële leveranciers uitgenodigd voor presentaties en diverse referentieverzoeken afgelegd.” Staats: “We waren onder de indruk van de mogelijkheden van deze moderne systemen, maar voor onze situatie waren ze te groot en uitgebreid. Toen we de pro’s en con’s van IRIS-Planning onder elkaar zetten, besloten we bij dit systeem te blijven en een vernieuwingstraject in te gaan.”

Projectmanagement

Het LUMC schakelde Blankespoor ook in als projectmanager. Dit gebeurde puur vanuit de inhoud. Blankespoor stelde onder andere project-, werk- en stuurgroepen samen. In deze rol kon hij putten uit ervaring op het vlak van onder andere roostering en implementatie bij uiteenlopende organisaties. Een van de eerste stappen waar Blankespoor bij was betrokken, betrof het doornemen van de knelpuntenanalyse met de huidige leverancier. In deze fase is bepaald welke systeemaanpassingen nodig en mogelijk waren en zijn prioriteiten toegekend aan deze aanpassingen.

“We zijn toen ook een nevenprogramma gestart, waarin we antwoord zochten op strategische vraagstukken in de organisatie van het onderwijs”, zegt Havenaar. “Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van de kerntaken van de divisies binnen het LUMC, en van hoeveel onderwijscapaciteit er per divisie nodig is. Daarnaast moest worden bepaald welke bestuurlijke en uitvoerende verantwoordelijkheid de divisie hierin heeft. Het beantwoorden van deze vragen is essentieel om uiteindelijk de kwaliteit te kunnen waarborgen en vergroten.”

In enkele klikken

Een nieuwe website en app zijn twee producten van het kwaliteitsproject. “Hiermee vergroten we niet alleen de transparantie en het gemak voor coördinatoren, docenten en studenten”, zegt Staats. “We hebben ook de shift gemaakt van aanbod-gestuurd naar vraag-gestuurd. Voorheen moesten docenten en studenten flink puzzelen en kijken in verschillende websites, portals en systemen om hun jaarrooster helder te krijgen. Doel was om één platform te creëren, waarin op basis van een rol of studierichting in enkele klikken een jaarrooster is op te roepen; vraag-gestuurd dus. Daarin zijn we geslaagd: we kunnen informatie nu persoonlijk, individueel en actueel aanbieden.”

Havenaar sluit af: “Naast een betere informatievoorziening is het nu ook makkelijker om mensen te bewegen gegevens over docenten en roosterwijzigingen up-to-date te houden. Ze zien de kracht van de website en app, waardoor ze gestimuleerd worden deze goed te gebruiken en in te zetten. Dat er behoefte is aan deze middelen blijkt ook uit het feit dat de app in de eerste week duizend keer is gedownload. Verder hebben we de beschikking over betere rapportages voor de Raad van Bestuur – ook dat was tenslotte een van de aanleidingen voor het project. Al met al hebben we de kwaliteit van onderwijsroostering en -communicatie een enorme impuls gegeven.”