Het zib-succesverhaal van HMC: ‘Communicatie is de sleutel’

De verslaglegging in de zorg is nog lang niet altijd uniform. Waar de ene arts in het elektronisch patiëntendossier (epd) alleen invult of iemand rookt, wil de andere arts bijvoorbeeld ook weten hoelang de patiënt dat al doet en hoeveel sigaretten hij of zij per dag opsteekt.

‘Pas als je dat soort informatie op precies dezelfde manier vastlegt, ontstaat er een solide basis voor gegevensuitwisseling,’ legt Wietse Klaasen van Furore Conclusion uit. Als functioneel beheerder heeft hij HMC de afgelopen maanden ondersteund bij de implementatie van 26 zorginformatiebouwstenen (zibs) in het epd, waardoor het ziekenhuis de VIPP A2-audit heeft gehaald. 

Generieker werken

Voor informatieanalisten Elly Kelleter en Jeanine Timmer was het VIPP-traject niet alleen een mooie gelegenheid om de dossiervoering in HMC toekomstbestendig te maken, maar ook om zorgprofessionals eenduidig te laten registreren. ‘Dan hoeft een patiënt niet bij elke arts opnieuw z’n verhaal te doen, alleen bevestigen of het reeds ingevulde antwoord nog correct is’ zegt Elly, ‘en gaat de arts dus heel anders het gesprek in.’

Gericht kennis delen

Toch stonden Elly en Jeanine voor een aardige uitdaging toen ze de VIPP A2-opdracht in hun schoot geworpen kregen. Jeanine: ‘We dachten echt: hoe gaan we dit doen? Wat zijn zibs? En wat kunnen we ermee?’ 

Wietse heeft functioneel beheer ondersteund met de mapping van de zibs in HiX. Na verloop van tijd ben ik gaan meedenken over oplossingen voor de problemen die we tegenkwamen, vertelt hij.

Verdieping en beleidsvorming

Wat volgde was een periode van verdieping en beleidsvorming. ‘We vonden het belangrijk om een stabiele basis te hebben,’ legt Jeanine uit. ‘Wij zouden weliswaar alles gaan inrichten en faciliteren, maar de zorgprofessionals moesten er uiteindelijk mee gaan werken, dus het moest in de eerste plaats in het zorgproces passen.’ 

Het uitgangspunt bij de beleidsvorming was daarom: we volgen de zib-inrichting, tenzij… Jeanine: ‘Dat hebben we vervolgens besproken met de CMIO, getoetst bij de stuurgroep, en we bedachten dat er zib-eigenaren moesten komen: voor elke zib minimaal één verantwoordelijk aanspreekpunt aan wie we onze vragen konden stellen en die met ons mee kon denken over de inrichting.’ 

Uitzonderlijk groot draagvlak

Die weloverwogen beleidsvorming en het soepele samenspel met zib-eigenaren leidden tot een uitzonderlijk groot draagvlak: heel het ziekenhuis ging in de verandering mee. ‘Communicatie was daarbij de sleutel,’ zegt Elly. ‘Door het beleid goed vast te stellen en met de juiste mensen het gesprek aan te gaan, zorgden we gezamenlijk voor een vloeiende implementatie’.

Bijkomend voordeel, vult Jeanine aan, is dat iedereen nu heeft ervaren wat de voordelen zijn van eenduidig registreren. ‘We merken dat mensen daardoor meer openstaan voor nieuwe oplossingen. Ze zijn niet meer terughoudend, maar juist benieuwd waar de winst zit.’

Bewustwording

Ook met het oog op de volgende VIPP-fase is dat draagvlak belangrijk: VIPP 5 verandert het zorgproces nog verder. Omdat het einddoel van VIPP daarmee in zicht komt – de patiënt als eigenaar van zijn eigen data – heeft HMC bij sommige epd-vragen alvast aangegeven dat de patiënt de antwoorden ook in kan zien. Elly: ‘Dat helpt bij de bewustwording van zorgprofessionals tijdens de dossiervoering. En omdat de medische gegevens generiek worden vastgelegd, zijn ze voor de patiënt eenduidig te lezen, ongeacht welke zorgprofessional ze heeft geregistreerd.’

Een paar muisklikken

Het dossier wordt nu dus echt een patiëntendossier – met de nadruk op ‘patiënten’. ‘En het wordt voor de patiënt ook steeds makkelijker om het dossier in te zien,’ zegt Jeanine. ‘Een papieren dossier opvragen is best een stap, maar in Mijn HMC kun je alles met een paar muisklikken lezen. In die digitale wereld moeten de zorgprofessionals ook mee.’
 
‘Dat HMC het ziekenhuis al achter zich heeft, gaat bij VIPP 5 enorm schelen,’ stelt Wietse. Elly knikt bevestigend: ‘We zijn nu herkenbaar in het ziekenhuis. Mensen weten wat we doen en komen met vragen naar ons toe. Ook voor de toekomst is dat ontzettend positief.’

Om andere ziekenhuizen en zorginstellingen een duwtje in de rug te geven, hebben de HMC’ers hun succesverhaal in een webinar gegoten, inclusief resultaten, processen en lessons learned. Hier kun je de webinar terugkijken.