Epic-Cupid implementatie in MCL: een schoolvoorbeeld van samenwerking

Interventiecardioloog Jan Brouwer en applicatiecoördinator Sabrina Schrader van het MCL maakten samen met Furore’s Anne-Sophie Bronzwaer deel uit van het team van gebruikers en applicatiecoördinatoren die intensief samenwerkten aan de implementatie van Cupid. Zij kijken terug op een succesvolle samenwerking, én blikken vooruit naar het voorzetten ervan.

Jan Brouwer legt uit waarom de beslissing over de implementatie van Cupid niet over een nacht ijs ging: “Hoewel we als een van de laatste afdelingen van het MCL volledig overstapten op Epic, liepen we eigenlijk vooruit. Vanaf de start van het Hartcentrum in het MCL in 2004 maakten we gebruik van een eigen registratiesysteem dat we met ondersteuning van het UMCG Groningen hadden ontwikkeld.

Het werkte prima om de verplichte registraties bij te houden en aan te leveren. Dat, en een aantal praktische bezwaren in de toenmalige versie van Cupid, maakten de noodzaak om over te gaan minder dringend. Wel hebben we de Epic-implementatie in het MCL en de ervaringen met Cupid in andere ziekenhuizen met een Hartcentrum actief gevolgd, zodat we volledig konden overstappen op het moment dat de nieuwe Cupid software minstens zo goed voor ons zou werken als het eigen systeem van het hart- en vaatcentrum. Eind 2019 was het zover.”  

Gebruikers en bouwers 

Anne-Sophie: “De implementatie van Cupid was een omvangrijk project met veel deelaspecten, maar werd feilloos georganiseerd. Er was een stuurgroep en verschillende deelwerkgroepen met vertegenwoordigers van alle betrokken disciplines, zoals cardiologen, laboranten en zorgadministratie, die op reguliere basis bij elkaar kwamen. Ook het applicatieteam van acht bouwers verdeelde de rollen zorgvuldig. Zo nam ik de kwaliteitsregistraties voor mijn rekening en Sabrina alles wat te maken had met de invasieve cardiologie en de kliniek.” 

Het contact tussen de gebruikers en het applicatieteam was heel goed. Sabrina: “Ons IT-team was inmiddels goed bekend met Epic. We wisten hoe belangrijk het is om eerst met elkaar goed de processen van de eindgebruiker te begrijpen en in kaart te brengen. Jan: “Ook al komen we als eindgebruikers en bouwers uit verschillende werelden, we bleken elkaars (technische) taal te spreken, en daardoor konden we de wensen vanaf de werkvloer vertalen naar ICT-begrippen. We hebben de uitgebreide voorbereidingsperiode van een jaar ook bewust gebruikt om werkprocessen te verbeteren, bijvoorbeeld door dubbele handelingen uit het proces te halen.”

Online samenwerken 

Het project startte maart 2020, aan het begin van de eerste coronagolf. Sabrina: “Corona heeft het proces niet echt nadelig beïnvloed. Wel moesten we in het begin wennen aan de online besprekingen, en handigheid krijgen in het beeldbellen. Het duurde ook even voor al die faciliteiten op orde waren. Bij echt belangrijke onderdelen kwam het team op gepaste afstand bij elkaar.” Anne-Sophie: “Op locatie kun je sneller schakelen, en nu moesten we wat meer plannen omdat je bij vragen niet even langs de afdeling kunt lopen.

Ook de gebruikerstrainingen vonden plaats op afstand, want die vielen precies in een periode van lockdown. Jan: “Evengoed wisten de collega’s zich de nieuwe modules snel eigen te maken.” Sabrina: ”Een van de cardiologen die betrokken was bij de bouw werd ook aanspreekpunt op de werkvloer voor vragen van collega’s. Als hij er niet uitkwam, zocht hij contact met ons en losten we het samen op. Dat werkte heel goed.”

Kwaliteitsregistraties 

Terugkijkend op de implementatie is Jan tevreden met hetgeen dat bereikt is met elkaar. Ook de inrichting van de kwaliteitsregistraties is verbeterd. “Ik weet van andere ziekenhuizen dat zij daarmee problemen hadden, maar wij zijn eigenlijk naadloos van het oude naar het nieuwe systeem overgegaan. We hebben naast de verplichte ook de interne kwaliteitschecks kunnen meenemen, en daarmee is de compleetheid van data goed geborgd. Ook het daadwerkelijk aanleveren van data aan kwaliteitsregisters gaat sneller dan voorheen."

Sabrina en Jan hebben de expertise van Anne-Sophie op dit gebied goed kunnen inzetten. Jan: “Wij wisten dat haar inzet bij de Cupid-implementatie in het UMCG heel waardevol was, en daarom hebben wij haar er bewust bij gevraagd. Bovendien spreekt zij onze taal en vindt ze snel aansluiting met het gebruikersveld. Sabrina: “Anne-Sophie is 100% onderdeel van ons team geweest, een volwaardige collega dus.”

Work in progress 

De goede samenwerking tussen gebruikers en applicatiecoördinatoren houdt niet op na de ingebruikname van Cupid. Jan: “Modules veranderen, evenals de eisen of definities rondom kwaliteitsregistraties. Ook zijn er vanuit het gebruik in de praktijk nog enkele zaken met ruimte voor verbetering.

Als we Cupid toekomstbestendig willen houden, is er continu onderhoud en ontwikkeling nodig. Work in progress dus.” Sabrina: “Ook in de beheersituatie pleit ik voor het vasthouden van dezelfde, succesvolle projectaanpak als tijdens de implementatie. Als de gebruikers en het IT-team samenwerken volgens een gestructureerde cyclus, lopen we nooit achter de feiten aan.”