Wat zijn succesfactoren bij implementatie van digitale gegevensuitwisseling?
Dave van Dijk en Monique Goossens zijn consultants bij D&A. Zij vervullen beiden de rol van regionaal projectleider van een VIPP InZicht project.
Zij spreken met elkaar over de succesfactoren, uitdagingen en verschillen van hun projecten.
16 maart 2023 | Blog | Door: Monique Goossens & Dave van Dijk
Deel
Dave is projectleider voor het samenwerkingsverband ‘Rijnmond InZicht’ en Monique voor de Zuid-Hollandse Eilanden.
Het InZicht programma heeft als doel om digitale gegevensuitwisseling in de langdurige zorg te stimuleren. InZicht is één van de landelijke subsidieprogramma’s voor versnelling van de implementatie van gegevensuitwisseling tussen zorgverleners en cliënten en tussen zorgverleners onderling. Het programma bestaat uit een persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO)-module, waarbij de betrokken VVT-instellingen zorggegevens naar de PGO van de cliënt moeten kunnen ontsluiten, en een eOverdracht module, waarvan het doel is om een digitale verpleegkundige overdracht te kunnen versturen tussen het ziekenhuis en VVT-instellingen en tussen VVT-instellingen onderling, waarbij gegevens ook verwerkt kunnen worden in het ECD.
Monique: in mijn samenwerkingsverband is het minimum aantal instellingen betrokken, dus 1 ziekenhuis en 2 VVT-instellingen. Jouw samenwerkingsverband is veel groter. Hoeveel organisaties zijn daar betrokken?
Dave: Binnen Rijnmond InZicht zijn 8 zorgorganisaties direct betrokken, 4 ziekenhuizen en 4 VVT-instellingen. Daarnaast is er nog een ziekenhuis uit de regio betrokken op werkgroep- én op stuurgroep niveau, hoewel deze niet formeel meedoet aan de subsidieregeling.
Monique: Is het niet lastig om al deze organisaties betrokken te houden en hoe doe je dat?
Dave: Ja en nee. Enigszins lastig is de hoeveelheid instellingen die allemaal naast InZicht in de regio, ook nog een eigen projectenkalender hebben en op verschillende versies van hun bronsysteem zitten, waardoor er verschil in tempo kan zijn en in de fase waarin de interne implementatie in de zorginstelling zich bevindt. Tegelijkertijd is er een sterke intrinsieke motivatie bij de verschillende instellingen om de digitalisering van de verpleegkundige overdracht en de informatiedeling met patiënten/cliënten te verbeteren, waar VIPP InZicht een belangrijke bijdrage aan kan leveren. Die motivatie en betrokkenheid bij de regio, zowel op project- als stuurgroep-niveau, maakt dat het niet zo moeilijk is iedereen betrokken te houden. Om dat te bevorderen sturen we geregeld een project-nieuwsbrief rond en hebben we frequent projectleidersoverleg en stuurgroep overleg. Voor de nieuwsbrief nemen we ook interviews met mensen uit het veld af, om het belang te onderstrepen en de toegevoegde waarde te laten zien.
Monique: zelf ben ik voor deze rol ingehuurd door één van de betrokken zorgorganisaties. Voor deze organisatie vervul ik ook de rol van organisatie-projectleider. Jij bent ingehuurd voor deze rol door een regionale samenwerkingsorganisatie. Hoe komt dit verschil denk je tot uiting in het leiden van het programma?
Dave: Eigenlijk zou ik dat ook aan jou willen vragen. Vanuit mijn perspectief gezien, vermoed ik dat het in mijn geval zo is dat ik makkelijker onafhankelijker tussen de ‘partijen’ kan staan. Er kunnen momenten zijn dat regionaal en organisatiebelang wat schuren, dan kan ik meer nadruk op het regionale belang leggen en heb ik minder hinder van de verschillende belangen. Maar hoe is dat voor jou?
Monique: Ja, dat kan ik me voorstellen. Ik moet soms wel extra moeite doen om mijn rollen te scheiden. Om een regionaal samenwerkingsproject te laten slagen moet je soms de regionale belangen voor laten gaan op je eigen organisatiebelangen, maar uiteindelijk moet de werkwijze wel passen in alle organisaties. Dat vergt soms een beetje meebewegen naar de ene kant en soms wat meer naar de andere kant. We zetten de consequenties van een bepaalde keuze op een rij en dan zal er toch een gezamenlijke keuze moeten worden gemaakt.
Monique: door veel verschillende oorzaken wordt het erg spannend of alle beoogde resultaten van het programma voor de einddatum van de regeling (30 juni 2023) behaald zullen gaan worden. Hoe kijk jij hier tegenaan en hoe gaat jouw samenwerkingsverband hiermee om?
Dave: Dat wordt zeker heel spannend. Sterker nog, een aantal onderdelen zal naar verwachting niet volledig gerealiseerd zijn voor de einddatum en voor een aantal onderdelen wordt het heel spannend. Voor het samenwerkingsverband Rijnmond InZicht geldt dat we het belangrijk vinden een werkbare implementatie te doen, wat verder gaat dan zorgen dat het werkt en enkel aan de resultaatverplichtingen voldoen. We willen dat het waarde toevoegt in de praktijk en dat er voordelen in de keten worden behaald voor de eindgebruikers. We verwachten dat er na 30 juni nog een forse inspanning nodig zal zijn voor opschaling en verbreding. Zowel binnen de samenwerkingsverbanden als daarbuiten.
Monique: Zie je verschil in betrokkenheid tussen de organisaties? En als het project in bepaalde organisaties goed loopt, waardoor komt dat denk je? Zitten daar bijvoorbeeld goede ‘digitale leiders’ in de organisatie of zie je andere succesfactoren die van belang zijn voor het realiseren van digitale gegevensuitwisseling?
Dave: Uiteraard zijn er verschillen, maar in het algemeen zijn alle acht organisaties goed betrokken, zoals ik al zei. Een duidelijke visie en leiderschap, alsmede ambassadeurs in de organisaties zijn enorm helpend, om niet te zeggen randvoorwaardelijk.
Samenvattend zou je kunnen zeggen dat de VIPP InZicht regeling een belangrijke ontwikkeling is in het digitaliseren en vergemakkelijken van de Verpleegkundige overdracht en in het beschikbaar stellen van cliëntgegevens aan cliënten in hun PGO. Omdat dit een gegevensuitwisseling is die vaak sterk regionaal georiënteerd is en daardoor veel betrokken partijen kent, vraagt het de nodige inspanning en coördinatie om dit te realiseren.
Visiedocument Bouwen Aan Een Digitaal (T)huis
Klik op de link en vraag onderaan de pagina 'Langdurige zorg' ons visiedocument aan!