Ontwikkeling van ‘chaos’ naar structuur binnen het medisch lab

Inleiding

Net als in elke grote organisatie, lopen er in een laboratorium altijd vele kleine en grote projecten. De vraag om capaciteit voor deze projecten is altijd groter dan het aanbod. Dit resulteert vaak in frustratie bij de opdrachtgevers omdat projecten lang duren en uiteindelijk niet het gewenste resultaat opleveren.. De uitvoerders hebben te maken met verschillende opdrachtgevers, iedere opdrachtgever wil dat er prioriteit wordt gegeven aan hun eigen project. Het management staat voor een uitdaging om de schaarse resources effectief in te zetten en projecten te prioriteren die waarde toevoegen aan de organisatie. De hamvraag, hoe kom je tot  een goede aanpak en prioritering om tot succesvolle projectresultaten te komen.

Voor een succesvolle verandering is het belangrijk dat de initiatie en uitvoering van projecten binnen een structuur plaatsvinden. Project portfoliomanagement speelt hierin een belangrijke rol.

Waarom Project Portfolio management?

 

Project Portfolio Management (PPM) biedt een gestructureerde aanpak voor het selecteren, prioriteren, plannen, beheren en controleren van projecten. Je kunt uiteindelijk geld en resources maar een keer uitgeven. De voordelen van PPM:

1. Het belangrijkste doel van PPM is dat het zorgt voor een betere afstemming van de projecten op de strategische doelstellingen van de organisatie. Door projecten te beoordelen op hun bijdrage aan de doelen van de organisatie, kan PPM ervoor zorgen dat alleen projecten worden uitgevoerd die maximaal waarde toevoegen aan de organisatie.
2. Een ander voordeel van PPM is dat het helpt bij het verminderen van de projectrisico's. Door alle projecten op een gestructureerde manier te beoordelen, zorgt PPM ervoor dat projectrisico’s tijdig worden onderkend en de nodige maatregelen worden genomen.
3. Tot slot kan PPM ook helpen bij het verbeteren van de communicatie en samenwerking binnen de organisatie. Door alle projecten op één centrale plaats te beheren, kan PPM zorgen voor een betere uitwisseling van informatie tussen de verschillende afdelingen en stakeholders in de organisatie.

Hoe Project Portfolio management in te richten?

Portfoliomanagement kan op vele verschillende manieren aangepakt worden. Ons advies: start eenvoudig! In de basis is portfoliomanagement niets meer of minder dan een lijst met geprioriteerde projecten en daarna de discipline om deze lijst bij te houden en de projecten gecontroleerd uit te voeren.

1. Lijst met projecten

Inventariseer en classificeer alle lopende projecten: Begin met het in kaart brengen van alle projecten die momenteel lopen binnen de organisatie. Start met de grote afdeling overstijgende projecten.

Vul deze in stappen aan met de kleinere projecten en vervolgens ook alle voorziene/ gewenste projecten voor de komende periode.

2. Prioriteer alle projecten

Dit is de moeilijke stap, hoe bepaal je wat er op de projectenlijst komt en hoe bepaal je de prioriteit? Kortom, wat is het afwegingskader?

Dit begint met een visie voor de komende jaren. Deze visie moet worden vertaald in een plan hoe deze visie te realiseren. Vervolgens worden alle projecten getoetst aan deze strategie. Dit kan  op verschillende manieren zoals het MoSCoW (Must, Should, Could en Will not have) principe of door alle projecten te scoren op een schaal van 1 tot 10.

Naast de bijdrage aan de strategie, zijn de kosten en de risico's natuurlijk ook van belang. Breng deze  op eenzelfde manier in kaart.

3. Bijhouden van de projectenlijst

Het management van het laboratorium is collectief verantwoordelijk voor de organisatieprocessen. Ook heeft het management in de regel het mandaat over de beschikbare financiën en capaciteit. Overleg regelmatig om  gezamenlijk invulling en sturing te geven aan het portfolio,. Hiervoor is de portfoliotafel bij uitstek geschikt. Een exclusief overleg waar verantwoording wordt afgelegd over de lopende projecten en waar keuzes worden gemaakt voor nieuwe projecten.

Naast het regelmatig beoordelen van de projecten is het ook zaak dat er geen projecten meer buiten het portfolio worden opgestart of uitgevoerd. Het management speelt ook hierin een belangrijke rol. Zorg in ieder geval voor een goede communicatie binnen de organisatie; welke projecten er zijn, hoe een nieuw project aangevraagd kan worden én welke nieuwe projecten opgestart worden.

 

PPM draagt bij aan een betere afstemming van projecten op de strategische doelen van de organisatie., Door het aanbrengen van focus en structuur verminderen projectrisico's en  verbetert  de communicatie én samenwerking binnen de organisatie. Dit leidt tot een hogere efficiëntie en effectiviteit van de organisatie en een betere kwaliteit van zorg voor de patiënten.