Een nieuwe informatiestandaard: ben je er klaar voor?

Gegevensuitwisseling in de zorg is actueel en de ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Op landelijk niveau lopen er verschillende programma’s, allemaal met als doel een specifieke gegevensuitwisseling in de zorg te realiseren. Er lopen landelijke programma’s rond bijvoorbeeld het uitwisselen van medicatiegegevens en de verpleegkundige overdracht tussen zorginstellingen. Daarnaast is er voor bijna iedere zorgsector inmiddels een zogenaamd VIPP-programma. De VIPP-programma’s zijn implementatieprogramma’s gericht op het uitwisselen van gegevens vanuit een zorginstelling met patiënten en tussen zorgaanbieders onderling.

Binnen deze programma’s wordt er van verschillende standaarden gebruik gemaakt. Welke standaard gebruikt wordt is afhankelijk van de sector. In VIPP GGZ wordt bijvoorbeeld de Basisgegevens GGZ (BgGGZ) geïmplementeerd. De BgGGZ is gebaseerd op zorginformatiebouwstenen (zibs), net zoals de standaarden die in andere VIPP-programma’s geïmplementeerd worden. De zorginformatiebouwstenen beschrijven een zorginhoudelijk concept, (anders gezegd gegevens die in het zorgproces worden vastgelegd), in termen van dataelementen en datatypes. Ze zorgen ervoor dat als bijvoorbeeld het alcoholgebruik geregistreerd wordt, dit op een eenduidige manier gebeurt, onafhankelijk van het EPD dat de instelling gebruikt. In de VIPP-programma’s gaat het steeds om een andere combinatie van gegevens, maar het concept is hetzelfde: de standaard beschrijft welke gegevens op welke manier worden vastgelegd, hoe ze kunnen worden uitgewisseld en in welke context.

Het inbouwen van een informatiestandaard in een softwaresysteem wordt in de meeste gevallen door de leverancier gedaan; een zorginstelling kan ervoor kiezen de ontwikkelingen van de zijlijn in de gaten te houden. Maar is dat verstandig? Het antwoord op die vraag hangt vooral af van de impact die een nieuwe standaard op de dagelijkse praktijk van de zorgverlener en zorginstelling heeft. Die impact kan per leverancier, zorginstelling en informatiestandaard verschillen en is dus niet zo eenduidig vast te stellen.

Wat betekent een nieuwe informatiestandaard voor mijn zorginstelling?

De informatiestandaarden worden landelijk en met een generiek doel opgesteld, bijvoorbeeld het kunnen uitwisselen van gegevens met patiënten en/of andere zorgaanbieders. Om te kunnen uitwisselen moeten gegevens op een eenduidige manier worden vastgelegd. De leverancier gaat aan de slag met het inbouwen van de standaarden in de software. In sommige gevallen kan een nieuwe standaard eenvoudig in de bestaande software worden ingebouwd, in andere gevallen past de nieuwe standaard niet direct op de datastructuur van een systeem en zal de leverancier de software moeten aanpassen. Vooral in het laatste geval is er impact voor de gebruikers.

Terug naar de BgGGZ en het voorbeeld van de zib alcoholgebruik. De zib beschrijft de status van het alcoholgebruik, de start- en stopdatum, de hoeveelheid en er kan een toelichting worden opgenomen. De huidige manier van registreren kan afwijken van de registratie conform de zib. Dit kan leiden tot een aanpassing in de registratie in het EPD. In de zib alcoholgebruik wordt de status van het alcoholgebruik gecodeerd vastgelegd.
Deze codelijst is onderdeel van de zib. Het is dus de bedoeling dat elke zorginstelling, als het alcoholgebruik geregistreerd wordt, de status op basis van dezelfde codelijst vastlegt.

Als de behandelaar niet gewend is om dit gestructureerd vast te leggen, is dit een aanpassing in het werkproces. Het kan ook zo zijn dat het wel gestructureerd wordt vastgelegd maar op basis van een andere codelijst. Dit kan betekenen dat de lijst waaruit de behandelaar moet kiezen anders wordt dan nu het geval is. Het is ook mogelijk dat de leverancier de huidige manier van registreren in stand houdt en de gegevens mapt naar de codelijst uit de zib. In dit geval blijft de gebruiker op dezelfde manier registreren, maar vindt de vertaling naar de juiste codelijst op de achtergrond plaats. Welke oplossing er gekozen wordt bepaalt dus de omvang van de aanpassing aan het systeem. Een aanpassing kan direct invloed hebben op de inrichting van het werkproces in de zorginstelling die het EPD gebruikt, maar ook op het beheer van het EPD, et cetera. Een volledige standaard bestaat uit veel meer zibs die ook allemaal uit weer uit verschillende gegevenselementen bestaan, dus de impact kan groot zijn. Zo groot dat het een snelle implementatie van een informatiestandaard in de weg staat. Een niet ondenkbaar scenario: de leverancier is klaar en heeft de software uitgeleverd. De zorginstelling realiseert zich op basis van de releasenotes van de leverancier dat veranderingen in proces, procedures en rapportages nodig zijn en kan de informatiestandaard voorlopig niet in gebruik nemen.
Om deze reden is het van belang om vroegtijdig op de hoogte te zijn van de wijze waarop een leverancier de nieuwe informatiestandaard gaat aanbieden. Door vroegtijdig inzicht te krijgen in de systeemwijzigingen die de informatiestandaard met zich meebrengt, kan een zorginstelling zorgen dat het voorbereidend werk voor de implementatie van de nieuwe release van de software al in gang is gezet en dat de mensen en middelen voor de implementatie zijn gealloceerd.

Grip krijgen op wat er komt

De VIPP-programma’s, maar ook organisaties als Nictiz, VZVZ en MedMij werken met leveranciersmanagers. De leveranciersmanager helpt bij het vertalen van de doelstellingen van een programma naar wat er concreet ingebouwd moet worden door leveranciers. Daarnaast houdt de leveranciersmanager overzicht over waar de leveranciers staan en wat mogelijke problemen zijn bij het inbouwen van de standaard waar meerdere leveranciers tegen aan lopen. De leveranciersmanager zorgt er vervolgens voor dat dit met de betrokken stakeholders verder opgepakt wordt.
Ook zorginstellingen kunnen invulling geven aan leveranciersmanagement. Niet om invulling te geven aan de wijze waarop een leverancier de informatiestandaard zal inbouwen maar om tijdig te weten hoe de leverancier invulling geeft aan een informatiestandaard, wat de impact ervan is op je EPD- of ECD-inrichting en hoe je je daarop kunt voorbereiden. Ben jij er al klaar voor?