ICT organisatie van het laboratorium in de groei

Fusies, ontvlechtingen en opschaling vragen veel van de laboratoria. We richten ons op de techniek, veranderende werkprocessen en de digitalisering daarvan. Maar ook de ICT organisatie vraagt de nodige aandacht. Hoe komen de verschillende ICT teams bij elkaar? Hoe gaan ze als één team samenwerken? Hoe gaan we om met nieuwe en bestaande ICT leveranciers? Hoe houden we het toenemend aantal ICT projecten onder controle? Ook de ICT organisatie moet mee groeien en mee veranderen. Veel begint natuurlijk met een heldere visie en strategie op digitalisering zodat iedereen weet waar we naar toe gaan. Dat vraagt ook digitaal leiderschap om met name de ICT organisatie te ondersteunen in deze verandering. Denk ook aan teamsamenstellingen en competenties. En dan het allerbelangrijkste, duidelijke communicatie.

Wij nemen jullie mee aan de hand van drie organisatie onderwerpen:
1) digitaal leiderschap
2) de benodigde competenties, vaardigheden en eigenschappen,
3) communicatie

Digitaal leiderschap
Een digitale leider begrijpt hoe de digitaal wereld zich ontwikkelend. De samenhang tussen verschillende applicaties en de keuzes die we daarin maken spelen daarin een belangrijke rol. Niet zomaar losstaande onderwerpen maar een samenhangend geheel gebaseerd op een digitale visie en strategie. Welke doelen wil de organisatie bereiken en hoe kunnen digitale middelen ondersteunen? Digitaal leiderschap zoekt de verbinding tussen de stakeholders en betrekt mensen met ervaring en mensen met kennis van nieuwe technieken.

Digitaal leiderschap kan door verschillende personen binnen een organisatie vormgegeven worden, naast het hoofd ICT en een ICT-Enterprise-architect is een belangrijke rol weggelegd voor een Chief Laboratory Information Officer (CLIO). Dit kan een Klinisch Chemicus of een Medisch Microbioloog zijn, maar altijd iemand vanuit het primaire proces De CLIO heeft een medisch-inhoudelijke inbreng bij ICT-vraagstukken, is spreekbuis van en naar de andere medewerkers en adviseert over prioriteitsstelling in de projectenkalender. Randvoorwaardelijk is wel dat deze CLIO breder kijkt dan het specifiek lab, maar ook oog heeft voor processen zoals ordering, bloedafname, transport en de backoffice.

                              Heeft uw laboratorium al een heldere digitale visie en strategie?
                              Wie ziet u als digitaal leider in uw laboratorium organisatie?

Benodigde competenties, vaardigheden en eigenschappen
Binnen de ICT-afdeling van laboratoria werken van oudsher veel medewerkers die vanuit een laboratorium functie zijn doorgegroeid naar een ICT functie. Ze hebben dus heel veel affiniteit met het laboratorium proces en functionele inrichting van primaire systemen. Functioneel beheerders met kennis en ervaring  van het primaire proces zijn zeer waardevol maar er is meer nodig. Ook zijn er medewerkers nodig met een meer ICT technische achtergrond. Moderne ICT landschappen vragen niet alleen goed ingerichte functionaliteit maar ook robuuste en veilige technologie.

De primaire zorg systemen, zoals de laboratoriumsystemen, moeten altijd blijven draaien. De techniek kan tegen een stootje en de eventuele herstelprocessen worden snel en effectief ingezet. Ook moeten de bestaande systemen veilig zijn en de privacygevoelige data goed beschermd worden. Dit is de basis van elke ICT-dienstverlening: een weerbare omgeving van applicaties voor het laboratorium. Dit vraagt om goed opgeleide en ervaren ICT specialisten bekend met de laatste stand van de techniek. Naast de functioneel beheerders zal het ICT team dus ook moeten bestaan uit bijvoorbeeld systeembeheerders en securityexperts.

Naast een solide basis van beschikbare en veilige systemen komt ook steeds meer behoefte om snel nieuwe functionaliteiten implementeren. Kort cyclisch werken en in kleine stappen innovaties implementeren is hiervoor een goede methode. Die wendbaarheid is nodig zodat de organisatie kan leren hoe digitale zorg het beste ingezet kan worden en wat effectief is. Dit vraag specifieke competenties van medewerkers. Creativiteit en het vermogen om out-of-the-box en toekomstgericht te denken is hierbij ook van belang. Vaardigheden met agile werken in multidisciplinaire teams wordt steeds meer met succes omarmd.

     Heeft uw IT team een mooie mix van ervaren functionele beheerders en robuuste IT specialisten?
             Heeft u al het agile werken met kleine stappen en multidisciplinaire teams omarmd?

Communicatie
Het proces om te komen tot een weerbare en wendbare ICT-organisatie rekening houdend met waar we vandaan komen gaat óók over het begeleiden van de verschillende veranderingen.

Juist door alle grote wijzigingen kunnen medewerkers in een groeiend laboratorium zich ontheemd voelen. Men was bijvoorbeeld onderdeel van het ziekenhuis en werkte dagelijks zij aan zij met hun ziekenhuis collega’s samen; het ziekenhuis is vaak een begrip in de omgeving een geeft een soort van gevoel van eigenwaarde. Maar nu is men onderdeel van een zelfstandig lab. Wat betekent dat? Gaan wij nu opeens heel commercieel doen ten koste van de patiëntenzorg?!

Verandermanagement is essentieel. ICT Projecten vanuit de nieuwe organisatie (na fusie of overname) zullen niet succesvol zijn als er onvoldoende aandacht wordt besteed aan de zachte kant van de organisatieverandering. Medewerkers zijn gewend aan hun eigen bestaande cultuur en werkwijzen binnen hun ‘oude’ organisatie met hun ‘oude’ bekende collega’s. Ze houden daar onbewust aan vast. Toch wordt de urgentie om met de gehele organisatie een nieuwe weg in te slaan wel degelijk onderkend. Maar hoe gaat die nieuwe organisatie er dan uitzien en wat betekent dat voor mij?

Er zijn verschillende manieren om samen de verander beweging in gang te zetten en met elkaar in verbinding te komen. Hierbij is het essentieel dat de organisatie de juiste veranderstrategie kiest die past bij de medewerkers. De een heeft meer behoefte aan een gedegen uitleg, informatie, analyse en logica, bij de ander werkt juist het stimuleren van zelfreflectie. Ook zal er soms een beroep gedaan moeten worden op loyaliteit en plichtsbesef. Situationeel verandermanagement. Pas op het moment dat mensen in verbinding zijn begint het echte groeien.

                                          Voert u een bewuste verandermanagement koers?
                                          Zijn uw ICT teams goed met elkaar in verbinding?

Samenvattend
Visie, strategie, digitaal leiderschap, een agile werkend team met een effectieve mix aan competenties en een bewuste veranderstrategie met collega’s die met elkaar in verbinding staan. Dan krijg je een ICT organisatie die meegroeit met de groeiambitie van het laboratorium.