Hoe creëer je als organisatie een AI-beleid?

AI is niet meer weg te denken, medewerkers worden in het dagelijks leven continu geconfronteerd met AI. Niet zo gek dat we in de praktijk zien dat AI, met of zonder beleid, door velen ook op de werkvloer al wordt gebruikt. Denk hierbij aan het gebruik van ChatGPT bij het brainstormen over ideeën, of Microsoft Copilot die in je Microsoft applicaties is geïntegreerd en onder andere helpt bij het notuleren van meetings of samenvatten van lange teksten. Het gebruik van AI binnen een organisatie is dus niet meer weg te denken.  Het risico hierbij is dat gevoelige informatie gebruikt wordt voor verdere ontwikkeling van deze tools en dus zomaar op straat ligt. Daarom is het belangrijk om als organisatie duidelijke richtlijnen en kaders te ontwikkelen. 

Het opstellen van een AI beleid is een complex proces dat afgestemd moet worden op de organisatie. Het is belangrijk om aansluiting te vinden bij de wensen en behoeften van de werknemers, doe je dit niet is er een risico dat werknemers doorgaan met het gebruiken van AI tools buiten het opgestelde beleid om, met alle gevolgen van dien. Het is daarom belangrijk om eerst te kijken waar de behoeften van de werknemers liggen. Ga in gesprek met je werknemers om te achterhalen wat de huidige situatie is en welke AI tools er al worden gebruikt. Hiermee creëer je draagvlak en een startpunt voor het opstellen van beleid. 

Nadat de huidige situatie in kaart is gebracht kan je gaan nadenken over het opstellen van kaders en richtlijnen vanuit de organisatie. Begin niet meteen te groot en start met een aantal uitgangspunten waarin iedereen zich kan vinden, dit kan bijvoorbeeld rondom thema’s als privacy en duurzaamheid. Betrek ook hierbij je werknemers om het draagvlak zo groot mogelijk te maken, het beleid werkt het beste als het in gezamenlijkheid is opgesteld. 

Na het opstellen van de eerste uitgangspunten ga je dit stap voor stap verder uitbouwen tot een uitgebreid beleid. Dit is een doorlopend proces dat steeds verder verfijnd wordt, het is hierbij belangrijk om binnen de organisatie met elkaar in gesprek te blijven gaan. De ontwikkelingen van AI gaan zo snel. Je ontkomt er niet aan dat je AI-beleid mee ontwikkelt met de ontwikkelingen in de markt, de groei van de organisatie en de behoeftes van de werknemers.  

AI is iets wat al breed gebruikt wordt op de werkvloer, niet meer weg gaat en een steeds grotere rol zal gaan spelen. Het gebruik ervan zorgt voor een efficiëntie slag en kwaliteitsverbetering, maar niet zonder risico’s. Een goed gedragen beleid waarin de richtlijnen en kaders worden geschetst is het begin voor een veilig en duurzaam gebruik van AI. Het is cruciaal om voldoende draagvlak te hebben binnen de organisatie, onder andere door aan te sluiten op de praktijk. Kijk wat er nu al gebruikt wordt. Het beleid zal regelmatig getoetst moeten worden om vast te stellen of deze nog aansluit bij de werkelijkheid. Hoe ga je als organisatie om met AI? Kijk wat er al wordt gebruikt, sluit aan bij de behoeftes van je werknemers, creëer draagvlak en blijf het beleid door ontwikkelen. Zonder beleid verlies je als organisatie grip, met alle risico's van dien. 

D&A Conclusion kan organisaties ondersteunen bij vraagstukken zoals het creëren van beleid en draagvlak. Daarnaast ondersteunen we ook organisaties die al een stap verder zijn bij het selecteren, implementeren of toetsen van AI tooling.