Samen één werkwijze: hoe D&A alle 25 GGD’en hielp met de implementatie van een elektronisch medicatie voorschrijfsysteem

Het project maakte onderdeel uit van het landelijke programma Medicatieoverdracht en de uitwerking daarvan voor de Publieke Gezondheid. D&A werd gevraagd de implementatie van het EVS te begeleiden voor alle GGD’en en voor de verschillende werkvelden. “Er was al een lange aanloop voor dit project.” vertelt Reijer. “Na het voortraject moest er een partij komen die de implementatie kon begeleiden. D&A heeft veel ervaring met dit soort digitale verandertrajecten in de zorg en heeft veel kennis van zorgbrede thema’s als gegevensuitwisseling en databeschikbaarheid, dus dit paste goed bij ons.”

De uitdaging zat in de complexiteit. “GGD’en werkten met verschillende EPD’s met eigen medicatiemodules die niet aansloten op landelijke standaarden. De implementatie van het EVS moest dat uniformeren — en dat vraagt niet alleen om techniek, maar ook om gedragsverandering. Zorgprofessionals zijn gewend op hun eigen manier in hun eigen systeem te werken. Nu moesten ze voorschrijven volgens één nieuw systeem. Daarbij komen de persoonlijke inzet en kosten voor de baten, en die zijn ook niet altijd gelijk verdeeld. Dat schuurt soms, en dan moet je het gesprek aangaan.”

De implementatie vroeg om nauwe samenwerking tussen 25 zelfstandige GGD’en, elk met een eigen structuur, behoeften en belangen. D&A koos daarom voor een aanpak die gericht was op verbinding en draagvlak. “We zijn samen met GGD’en gestart met het inzichtelijk maken van de huidige processen en hebben die gespiegeld aan de nieuwe werkwijze,” vertelt Reijer. “Daarna zijn we stap voor stap in gesprek gegaan met alle betrokken lagen: van bestuurders en informatiemanagers tot zorgprofessionals. Zo creëer je begrip voor elkaars perspectief en kom je tot keuzes die gedragen worden.”

Zoals bij ieder groot verandertraject ging het niet zonder hobbels. Soms liepen belangen uiteen, pasten bestaande inrichting niet geheel of ging besluitvorming complexer dan verwacht. “De praktijk is weerbarstig, en met 25 zelfstandige organisaties vraagt het continu afstemmen, uitleggen en uitdragen van de EVS oplossing, maar soms ook het bijstellen van de koers. Met alle GGD’en samen geef je betekenis aan de verandering die nodig is bij de invoering van een EVS. Ook als zaken stroef lopen is juist die gezamenlijke zoektocht de kracht van de samenwerking.”

Het uitgangspunt was helder: verandering werkt alleen als mensen zich eigenaar voelen van het proces. “Door veel afstemming en open communicatie konden we de verschillen overbruggen en gezamenlijke afspraken maken. En met name het persoonlijke contact met onder andere lokale projectcoördinatoren en toekomstige gebruikers helpt daarbij. Dat is essentieel in een netwerk waarin zoveel partijen samenwerken.”

De implementatie draaide niet alleen om techniek, maar vooral ook om uniformiteit, duidelijkheid en gedragsverandering. “Een standaardpakket betekent beperkte vrijheid in inrichting,” zegt Reijer. “Maar dat is juist de kracht: één werkwijze die voor iedereen werkt. Tegelijkertijd moet de professional de ruimte houden om binnen die kaders eigen keuzes te maken en verantwoordelijkheid te nemen. Daarover maak je duidelijke afspraken.”

Zo kwamen er gezamenlijke besluiten over hoe medicatie uitgiften worden geregistreerd, en hoe om te gaan met kenmerkende situaties zoals patiënten zonder BSN. “Dat vraagt niet alleen om technische keuzes, maar ook om samenwerking met de professional.”

Een van de belangrijkste succesfactoren van het project was de borging van kennis en vaardigheden binnen de GGD’en. “We hebben ervoor gezorgd dat er binnen alle organisaties voldoende kennis aanwezig is om zelfstandig verder te werken met het EVS,” legt Reijer uit. “Daarbij zijn key users en andere GGD collega’s getraind, en is uitgebreid oefenmateriaal ontwikkeld en leermiddelen beschikbaar gesteld. Zo kan iedereen — ook nieuwe medewerkers — direct aan de slag en gebruiken ze dezelfde middelen om het systeem optimaal toe te passen.” Ook dit was geen lineair proces. Input van keyusers en eindgebruikers is veelvuldig gebruikt om de training en middelen aan te scherpen. Door die continue afstemming met de GGD’en konden we het project stap voor stap bijsturen en verder brengen. Dankzij deze aanpak werd de verandering onderdeel van de dagelijkse praktijk van de zorgprofessionals en in de organisatorische processen van de GGD’en. 

De invoering van het EVS betekent voor de GGD’en een grote stap vooruit. “Zorgprofessionals kunnen nu eenvoudig digitaal medicatie voorschrijven vanuit de G-standaard met automatische medicatiebewaking, elektronisch recepten versturen en eigen medicatieuitgifte registreren” zegt Reijer. “GGD’en kunnen daarmee aansluiten bij het landelijke programma Samen voor Medicatieoverdracht, en kunnen in de toekomst medicatiegegevens delen via het Landelijk Schakelpunt. Op korte termijn merk je dat professionals meer gestroomlijnd werken; op langere termijn verbetert de medicatieveiligheid over de hele keten.”

Wat Reijer meeneemt uit dit project? “Blijf koersvast, en houd contact met alle lagen in de organisatie. Verandering gebeurt niet alleen op bestuurlijk niveau; het zit juist in de praktijk op de werkvloer. Je moet weten wat daar speelt, waar het schuurt, en dat terugvertalen naar inrichting en proces. Alleen dan komt de verandering echt van de grond.”