De digitale transitie bij HVO Querido

‘’Laten wij vooropstellen dat wij niet willen digitaliseren puur en alleen om het digitaliseren’’ 

"Ook bij de digitale transitie staat voor HVO-Querido de cliënt centraal. Onze kernvraag is: wat hebben wij als organisatie op het niet-zorg-domein te doen om de zorg voor onze cliënten zo goed mogelijk te faciliteren? Op de toekomst voorbereid zijn is daarbij een belangrijk aspect. Dat is een gedeeld beeld en dat speelt op alle vlakken van de bedrijfsvoering en op managementniveau. Wij zijn enorm gegroeid de afgelopen jaren als zorgorganisatie, maar de achterkant van onze organisatie is daarbij helaas niet altijd meegegaan. Dus daar hebben wij een ontwikkelslag te maken. Daarom kiezen wij bewust voor een digitale transitie door de gehele bedrijfsvoering heen." 

Wat houdt digitalisering voor HVO-Querido in? 

Jeroen van der Poll: D&A is initieel benaderd met de vraag een informatiemanagementproces en bijbehorende governance in te richten en HVO-Querido te begeleiden bij het in samenhang brengen van de lopende en nieuwe IT-initiatieven. Na verloop van tijd werd mij daarnaast gevraagd de rol van manager IT in te vullen. Al snel werd duidelijk dat IT toen nog onvoldoende op de strategische agenda stond en dat de organisatie met een 'technologische schuld' zat. Ik ben met groot enthousiasme aan de slag gegaan om met het team een i-roadmap te ontwikkelen, méér grip op IT te krijgen, de IT-dienstverlening te professionaliseren en het IT-team te versterken. In een samenhangend verhaal “Digitale transformatie bij HVO-Querido” is de verbinding gelegd tussen de belangen van de organisatie met de richting waar het i-domein zich op zou moeten ontwikkelen. Daar kwamen relevante thema’s uit zoals het Elektronisch Cliëntendossier (ECD), de digitale werkplekomgeving en digitale zorg, en het op orde krijgen van de datahuishouding. Voor de korte termijn ligt de focus op de nieuwe digitale werkplek en de implementatie van een nieuw ECD. De keuze voor het nieuwe ECD is gemaakt en de leveranciers voor de nieuwe digitale werkplekomgeving zijn inmiddels gecontracteerd. Het komende jaar worden deze projecten geïmplementeerd. We krijgen bij IT veel vertrouwen en waardering voor ons werk en dat maakt dat we goed op schema liggen om onze i-roadmap ook daadwerkelijk te gaan realiseren. 

"Het fijne van de samenwerking is dat de consultants van D&A heel goed in hun vak zijn en tevens de verbinding maken met de zorg. Je merkt dat D&A in de zorg werkt en ook echt van de zorg is. En juist in het digitale domein is dat cruciaal. Daarbij is het fijn dat ze vervolgens ook onze digitale ambities en initiatieven in Jip-en-Janneke-taal uitleggen. D&A is een benaderbare en bevlogen samenwerkingspartner. Deskundigheid en verbinding met een ander maken gaan hand in hand en zo worden wij meegenomen waar onze eigen kennis stokt.  

De digitale transitie is voor de mensen die er dagelijks mee werken een heel duidelijk begrip. De kunst is om het concreet te maken en te vertalen naar het dagdagelijkse en naar de daadwerkelijke behoeften van de medewerkers, zowel in de zorg als in de bedrijfsvoering. De digitale transitie moet er echt aan bijdragen dat je werk makkelijker wordt, dat je fijner kan samenwerken en daarin ook gefaciliteerd wordt. Denk bijvoorbeeld aan één keer registreren voor het meervoudige gebruik van en makkelijke toegang tot de informatie die je nodig hebt. Een nieuw ECD implementeren is een organisatieverandering, geen IT-project. We gaan het systeem inrichten op basis van de zorgprocessen en cliëntreizen. Bij de selectie van ons nieuwe ECD waren we vanuit de inhoud gedreven om stappen te maken in de kwaliteit van de zorg en hoe het nieuwe ECD ons daarbij gaat helpen." 

Hoe past deze samenwerking in de toekomstplannen van HVO-Querido? 

"Om onze strategische doelstellingen te realiseren willen wij heel graag kennis en vakkundigheid borgen in onze eigen organisatie. Tegelijkertijd is de wereld buiten te groot en te complex om alles in huis te hebben. Voor het digitale domein is ons doel om een sterk IT-team neer te zetten met een de informatiemanagementteam en een beheerteam. Echter, wij kunnen niet alle expertises steeds in huis hebben. Naast de vaste kern zullen we altijd met een flexibele schil blijven werken. Dan is het heel fijn om een partner als D&A te hebben die daarin meedenkt en ondersteunt." 

Wat heeft het HVO-Querido al bereikt?  

"De complexiteit van het digitale domein van HVO-Querido ligt vooral in de toekomstbestendigheid. Dat is een grote klus waarvoor nu al veel is opgeleverd. We hebben een helder beeld van waar we staan en we hebben een concrete roadmap waardoor de stip op de horizon nu erg scherp is. Tegelijkertijd is het de kunst om in het hier en nu wel altijd actief te blijven. Alle systemen moeten betrouwbaar functioneren en het nieuwe ECD gaan we niet eerder dan komend jaar implementeren. Het vertrouwen over en weer is groot. Dat wij hierin als samenwerkingspartner gezien worden is heel prettig, Natuurlijk zijn wij de klant en opdrachtgever, maar met D&A als samenwerkingspartner hebben we al veel bereikt in de doelen die wij voor ogen hebben."