Noordwest ziekenhuisgroep pakt door met optimalisatie van het EPD

We spreken Anneke Visser, organisatorisch manager specialistisch snijdend cluster en lid van de stuurgroep zorginformatie. Anneke blikt na driekwart jaar terug op de implementatie van het nieuwe EPD. Ze belicht de innovaties voor de zorgverleners én patiënten en geeft tips voor een succesvolle doorontwikkeling van het EPD na de livegang.  

De uitdaging   
Anneke vertelt: “Met de implementatie van het nieuwe EPD HiX hebben we alle werkprocessen geüniformeerd, geïntegreerd en digitaal werken integraal op alle locaties ingevoerd. Tevens hebben we direct ook zichtbare innovaties geïmplementeerd voor patiënten én zorgverleners. Zo zijn er 18 centrale en 80 decentrale aanmeldzuilen in gebruik genomen voor een soepele procesgang. Het patiëntenportaal is live gegaan met real-time alle informatie voor patiënten onder handbereik. 

Omdat tegelijkertijd het nieuwe EPD en de aanmeldzuilen live gingen, hebben we gekozen voor een zogenaamde soft launch, dus bij de livegang geen actieve campagne richting patiënten. Zo kon de organisatie eerst wennen aan het nieuwe EPD en de veranderde patiëntenlogistiek. We zijn ook dlive gegaan met nieuwe functionaliteiten zoals de “dokters app”, CS-behandeling en CS-dialyse. Met het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten van ChipSoft laat Noordwest zien een ambitieuze partner te zijn voor verdere doorontwikkeling.”

Waarom meteen een optimalisatie fase? 
“De impact van de implementatie van HiX standaard content was verschillend per vakgroep. Met een grote organisatie als Noordwest zijn er natuurlijk verschillen in leercurves. We hebben een continue zoektocht, ook nu nog, naar het optimaal faciliteren van onze zorgprofessionals bij eenduidige registratie van gegevens aan de bron en zo optimaal mogelijk leren werken met het EPD.” 

Lessons learned en tips 
“Ik wil elke organisatie aanraden om bij de start van het project tijd en capaciteit te reserveren voor een optimalisatiefase. Zorgprofessionals moeten wennen aan de nieuwe werkwijze en het nieuwe EPD. Door kort na de implementatie samen met gebruikers de EPD inrichting te optimaliseren, borg je de nieuwe werkprocessen en leer je de zorgverleners om efficiënt met het systeem te werken.” 

Mijn tips:  
1. Laat eigen medewerkers leidend zijn 
Als we tips mogen geven, dan beginnen we graag met het leidend laten zijn van de eigen medewerkers. Daarmee bedoelen we dat het voorbereiden, bouwen en uitwerken van de inrichting van het nieuwe EPD het allerbeste door de eigen medewerkers kan worden uitgevoerd. Door de brede scope van de implementatie hebben we gekozen voor Agile werkvormen die ruimte geven aan de deskundigheid bij collega’s. Dat is natuurlijk een stevige organisatorische investering qua inzet, maar verdient zich terug door betrokkenheid en vertrouwen die medewerkers ervaren. 
 
2. Stel een diversiteit aan expertgroepen samen 
Een professioneel samenspel tussen CMIO, CNIO, Raad van Bestuur, stuurgroep, ChipSoft en implementatiepartner D&A medical group werpt vruchten af om de noodzakelijke dingen gedaan te krijgen. In het verlengde daarvan geven we graag het advies om in de regiegroep, naast een medische expertgroep en een verpleegkundige expertgroep, ook een poliklinische expertgroep te organiseren. Dit heeft vooral waarde bij de harmonisatie van de werkprocessen.  
 
3. Organiseer een goede beheerorganisatie 
Met de kennis van nu hebben we ook nog een belangrijke tip voor een goede beheerorganisatie. Hoe eerder je het functioneel beheer organiseert, hoe beter. Het duidelijk positioneren van beheer in de organisatie en het vroegtijdig betrekken, zorgt voor een natuurlijke overgang van de beheerteam naar hun nieuwe rol na de livegang. Functioneel beheer kan het beste als matrixorganisatie door de organisatorische silo’s heen worden vormgegeven voor een optimaal resultaat. 
 
4. Optimaliseren, verder digitaliseren en dan… 
De optimalisatiefase betreft het verder doorontwikkelen met de mogelijkheden van HiX. Het gaat daarbij om het uitbreiden van functionaliteiten en het optimaliseren van het gebruik voor zorgverleners en patiënten. De oorspronkelijke implementatiescope was al uitgebreid, maar er is daarna nog zoveel meer te bereiken. We maken daarbij onderscheid tussen doorontwikkeling, optimalisatie en innovatie. 
Bij de uitbouw van de functionaliteiten en modules van het EPD staat opnieuw een zo optimaal mogelijk proces voor zorgprofessionals en maximale digitale interactie met patiënten centraal. Ook hier wordt de Agile werkmethodiek ingezet. In 9 sprints groeit NWZG toe naar een continu door- ontwikkelende organisatie. Na deze sprints kunnen we zelfstandig de veelheid aan toekomstige medische en digitaliseringsinnovaties omarmen en op een soepele manier implementeren. 
Per maandelijkse sprint worden er doelen gesteld en gaan we aan de slag om werkprocesversnellers te optimaliseren bij vakgroepen en afdelingen. Er is veel aandacht voor het digitaliseren van zorgpaden en het aansluiten van mobiele apps. We optimaliseren het werkproces voor de zorgverleners en de verslaglegging door vervolgstappen te maken met registratie aan de bron. En het is de bedoeling om CS-behandeling uit te bouwen. Met deze module is het mogelijk de planningen voor de patiënt in één keer, op basis van patronen in afsprakensets, voor het hele traject mogelijk te maken. 

Wat zijn de ambities hierna van Noordwest ziekenhuisgroep? 
“Digitale innovaties zoals thuismonitoring, tele- & videoconsulten en bijvoorbeeld de Astma-app zijn ondersteunend in het proces van verplaatsen van zorg in de keten of maar de thuissituatie. Door het verplaatsen van zorg naar bijvoorbeeld de patiënt thuis verandert het zorgproces wezenlijk. Als zorg ook via de digitale snelweg plaatsvindt, heeft dit immers grote invloed op de activiteiten in de spreekkamer. Kortom, als lerende organisatie richten we ons op de doorontwikkeling van het EPD in alle facetten om zo de visie (o.a. digitale gastvrijheid) en ambities van Noordwest Ziekenhuisgroep te realiseren.” 

Wat heeft de samenwerking met D&A NWZG gebracht?
“D&A past vanaf het prille begin goed bij onze ziekenhuisorganisatie omdat ze diplomatiek meehelpen de verantwoordelijkheid bij onze eigen medewerkers te beleggen. Dat was al bij de selectie, de aanbesteding en in sterke mate bij de noodzakelijke procesharmonisaties als voorbereidingen op het nieuwe EPD. Ze hebben goed passende werkvormen ingebracht en denken steeds positief, dus in oplossingen in plaats van problemen. We hebben veel profijt gehad van de objectiviteit, duidelijkheid, structuren en besluitvaardigheid van D&A.”