Digitale transitie voor Ziekenhuis Rivierenland

Ziekenhuis Rivierenland, gelegen in het hart van Nederland, telt 373 bedden en biedt gespecialiseerde zorg voor 19 specialismen. Met ruim 1500 medewerkers en vrijwilligers behoort het tot een van de middelgrote ziekenhuizen van het land. Naast uitvoerige aandacht voor de patiënten staat kwaliteit hoog op de agenda. Zo behaalde het ziekenhuis in 2018 het kwaliteitskeurmerk van JCI.

De uitdagingen van Ziekenhuis Rivierenland 

“Het implementeren van een nieuw ZIS/EPD is een enorme opportuniteit om het ziekenhuis klaar te maken voor de toekomst” duidt Marc Hendriks, voorzitter Raad van Bestuur van ZRT. “Maar het is meteen ook een van de meest uitdagende projecten die je als ziekenhuisorganisatie kan realiseren. Het is niet alleen een enorme investering in tijd en middelen, het raakt ook je kernactiviteit en heeft een rechtstreekse invloed op het werk van de artsen en de zorgmedewerkers . Daarom wil je als ziekenhuisbestuur graag dat het project goed loopt, de risico’s worden beheerst en de vooropgestelde doelstellingen in één keer worden behaald.” 

“Zoals vele zorginstellingen kampt ook ZRT met een personele krapte” aldus Felix Cillessen, CIO van Rivierenland “De focus van onze mensen ligt primair bij het bieden van zorg aan onze patiënten. Maar om een EPD te implementeren dat naadloos aansluit op de zorgprocessen en bovendien gedragen wordt op de werkvloer is een grote betrokkenheid van zorgprofessionals en management vereist. Als management team vonden we het belangrijk dat onze zorgprofessionals zich in het project konden richten op de toekomstige werkwijze  en het in de vingers krijgen van de applicatie, waarbij onze mensen ontzorgd werden in de aansturing van het project en de éénmalige projectactiviteiten zoals dataconversie, testmanagement, implementeren van een groot aantal koppelingen en go-live management.” 

“Het implementeren van een nieuwe EPD gaat gepaard met een groot aantal besluiten dat je organisatie moet nemen” vervolgt Jan Meeuse, destijds CMIO van ZRT. “Deze besluiten handelen niet alleen over de technische realisatie van je nieuwe zorgsysteem. De reikwijdte van het project is enorm: van je digitale strategie, tot je medische en verpleegkundige beleidskaders, je zorgprocessen en de kleinste details van de functionele inrichting. Wil je hier als organisatie succesvol in zijn, dan is het belangrijk om je hierin door een ervaren partij te laten gidsen en alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Enkel zo kan je optimaliseren en nieuwe zorgprocessen creëren die klaar zijn om te anticiperen op toekomstige medische en digitale innovaties.” 

“Bij het implementeren van een nieuw EPD is het heel verleidelijk voor zorginstellingen om besluiten vanuit actuele problemen te nemen” haakt Ann Ouvry, directeur van D&A, in. “Je wilt als zorgverlener immers heel graag dat hindernissen uit de actuele werkwijze in de toekomst niet meer voorvallen. Belangrijker is om te besluitvorming naar een hoger niveau te tillen. Waar wil je als organisatie heen? Welke meerwaarde kunnen digitale zorgtoepassingen daarin bieden? Hoe gaan de zorgprocessen dan idealiter lopen?” 

“Ook het optimaliseren en harmoniseren van onze werkprocessen was inderdaad een belangrijke aandachtspunt” stelt René van Blitterswijk, destijds CNIO van ZRT: “Omdat  we net voor de start van het EPD-traject het JCI kwaliteitslabel behaalden, wisten we zeer goed waar kansen lagen om onze zorgprocessen te verbeteren. We wilden  graag vooruitgang boeken in de doorstroom van informatie tijdens de overdrachtsmomenten in het zorgproces. Op papier lijkt dat misschien eenvoudig te realiseren, maar de uitdaging is om digitale zorgprocessen in de praktijk ook zo in te richten dat ze een verbetering brengen op niveau van efficiëntie, effectiviteit, kwaliteit en veiligheid.” 

De keuze voor D&A medical group 

“Voor de begeleiding van ons uitdagende EPD-project is onze keuze gevallen op D&A medical group” verduidelijken Marc en Felix . “D&A was de enige partij die Ziekenhuis Rivierenland in de volle breedte van het project kon ondersteunen. Onze organisatie had immers niet alleen nood aan ondersteuning bij het inrichten van het nieuwe EPD. We hadden behoefte aan een totaaloplossing, gaande van een programmamanager, projectleiders op specifieke domeinen als dossierinrichting, aansturing van de technische realisatie, dataconversie, integratie en testmanagement. D&A wist op elk projectonderdeel niet alleen een ervaren consultant aan te bieden, maar leverde ook een concreet plan van aanpak, templates en voorbeelden. Bij hen voelden we ons echt ontzorgd.” 

“Als directeur van D&A was ik zeer verheugd om Ziekenhuis Rivierenland bij te mogen staan in de digitale transformatie” vult Ann Ouvry aan. “Ik geloof sterk in het partnership dat we met onze klanten aangaan. Schouder aan schouder gaan we deze uitdaging aan. We luisteren en adviseren. Een project is pas geslaagd als we samen de doelstellingen van het project hebben bereikt.” 

Onze resultaten 

“Als bestuurder  van Rivierenland ben ik echt trots op de kracht van onze organisatie om binnen zo een compact tijdsframe deze omwenteling te realiseren en digitale zorgprocessen te implementeren die toekomst bieden aan de zorg binnen onze regio. In amper 9 maanden tijd slaagden we er niet alleen in om het nieuwe EPD functioneel in te richten en in gebruik te nemen maar ook om onze patiënten via het patiëntenportaal informatie te verstrekken en online diensten te bieden” aldus Marc. “Het strakke programmamanagement door D&A was hiervoor zeker een belangrijke meerwaarde. Net als de governance en structuur die ze brachten in het project. We hebben als organisatie echt het momentum kunnen gebruiken om ons klaar te maken voor de toekomst.” 

“Een ander onderdeel  waarover ik trots ben is hoe we zijn omgegaan met de technische uitdagingen in het project” vervolgt Felix. “Allereerst werden onze applicatiebeheerders goed meegenomen. Daarnaast ontworpen en implementeerden we onder regie van D&A niet alleen een volledig nieuw koppelingenlandschap, we realiseerden ook een brede conversie van gegevens uit elf historische deelsystemen naar het nieuwe EPD. Het in kaart brengen van de noden, het begeleiden van de inkoop en het functioneel testen van werkplekken, koppelingen en dataconversie werd minutieus aangestuurd door D&A.”  

“Ook de artsen zijn helemaal mee in ons nieuw EPD” stelt Jan. "De aanpak van D&A borgde een goede betrokkenheid van de artsen in het project. In ons ziekenhuis voelde iedereen de noodzaak van een nieuw EPD. Daardoor hoefde ik niet veel energie te steken in het ‘meekrijgen’ van de artsen. Sterker nog, ze wilden graag meedenken. Ook hierin speelde D&A een belangrijke rol. Vanuit hun ervaring hebben ze doelgericht de besluitvorming begeleid. Zo werden voorbeelden aangereikt en adviezen gegeven over te maken keuzes en te nemen besluiten. Het besluitvormingsproces werd door D&A in goede banen geleid en er werd gezorgd voor draagvlak.” 

“Vandaag plukken we nog steeds de vruchten van onze samenwerking met D&A” vult Felix aan. “Waar ons oude EPD weinig tot geen beheer vergde, beschikken we nu over een hypermodern EPD. Tweewekelijkse updates van functionaliteit en content noodzaken  binnen de IT-afdeling en op de werkvloer een andere aanpak. Denk bijvoorbeeld aan een continu test- en releaseproces dat we dienden te implementeren. Onze beheerprocessen bouwen voort op de inzichten die D&A bracht . Onder begeleiding van een consultant van D&A werkten we een testplan uit op basis van een bewezen methodiek en gerichte testcases. We hebben proceseigenaren en key users benoemd en een releasekalender gemaakt. Ons team is nu in staat om zelfstandig ons EPD van updates te voorzien, te testen en verder uit te bouwen. 

“Ook vanuit D&A kijken we trots terug op dit project” valt Ann aan. “De blijk van vertrouwen in onze organisatie en aanpak werd benadrukt door mij persoonlijk aan te stellen als verantwoordelijke voor de projectborging. Samen met het management team maakten we afspraken om het programma op regelmatige basis door te lichten en zo potentiële risico’s en noodzakelijke besluiten aan de oppervlakte te brengen. Op deze wijze hebben we als directies van beide organisaties van start tot finish adequaat een vinger aan de pols kunnen houden en waar nodig tijdig bij kunnen sturen.”