D&A begeleidt Stichting Anton Constandse met selectie en implementatie van een nieuw ECD

In 2019 heeft D&A Anton Constandse begeleid met het definiëren van een roadmap voor het op orde krijgen van het IT- en informatiemanagement. Na het moderniseren van de ICT-infrastructuur en digitale werkplek stond de heroriëntatie op de zorgapplicaties op de planning, waaronder een heroriëntatie op het ECD. In 2021 kreeg Anton Constandse te horen dat haar huidige ECD (PlanCare van Fierit / Tenzinger groep) nog maar tijdelijk ondersteund zou worden. Dit heeft ervoor gezorgd dat Anton Constandse de heroriëntatie op het ECD op de roadmap naar voren heeft gehaald

Onze aanpak 

Voor zowel de begeleiding van het ECD oriëntatie- en selectieproces, als de daarop opgevolgde implementatie, heeft Anton Constandse gekozen voor de dienstverlening van D&A Medical Group. Doordat onze collega’s al eerder betrokken waren bij Anton Constandse konden we putten uit de aanwezige kennis en ervaring en waren we goed op de hoogte van zowel de procesmatige als technische uitdagingen. Zo konden we effectief voortborduren op de al ingeslagen weg van optimalisatie van de IT-ondersteuning.  

Om te zorgen voor een goed fundament, is gestart met een herijking van de ECD visie waar ook de Raad van Bestuur nauw bij betrokken is geweest. Tezamen met de informatievoorziening roadmap heeft dit geleid tot een hernieuwde ECD visie welke als basis en kader heeft gediend voor de ECD-selectie en implementatie. Na een zorgvuldig selectietraject is Adapcare als best passend ECD uit de bus gekomen.  

De extra aandacht voor de opzet en uitvoering van het selectietraject heeft ervoor gezorgd dat er voorafgaand aan het implementatietraject al een duidelijke projectstructuur was neergezet met zeer betrokken medewerkers die ook een groot verantwoordelijkheidsgevoel lieten zien. Het voortborduren hierop tijdens de implementatie bleek een groot succes. De medewerkers kregen niet alleen mandaat voor het maken van essentiële keuzes, maar voelden zich ook echt gesterkt in, en toegewijd aan, het maken van de beste keuzes voor de organisatie. Wat ook de adoptie en acceptatie van het ECD binnen de interne organisatie ten goede is gekomen. 

Het nemen van verantwoordelijkheid voor belangrijke keuzes voelde in het begin wat ongemakkelijk, maar resulteerde uiteindelijk in een drang naar creativiteit, uniformiteit en duidelijkheid. Flexibiliteit om zich aan te passen naar de mogelijkheden en onmogelijkheden zorgde voor een hele prettige en gedreven samenwerking tussen de medewerkers van Anton Constandse, de interne en externe projectleiding en de extern ingehuurde medewerkers.  

“Het nieuwe ECD gaat ervoor zorgen dat zorg en administratie elkaar beter begrijpen en op een eenvoudiger manier kunnen samenwerken. Dat komt niet alleen door het ECD op zich, maar ook door het implementatieproces waarbij zorg en administratie gedwongen werden naar elkaars werkzaamheden te kijken om gezamenlijk tot een goed werkend nieuw proces te komen.” Aldus Sjoerd Greefhorst, Manager Bedrijfsvoering. 

Zijn voorspelling is uitgekomen: zowel tijdens de implementatie, als tijdens de verschillende trainingen, is gebleken dat kennis van elkaars werkzaamheden meer begrip oplevert. Bovendien zorgt het momentum er voor dat verantwoordelijkheden, na herbeoordeling van de verschillende taken, op de juiste plek in de organisatie belegd zijn.  

Op 1 november 2022 is Anton Constandse live gegaan met het ECD “Pluriform Zorg” van Adapcare. De lessons learned? Zorg ervoor dat de teams die bijdragen aan het implementatieproces mandaat hebben en ook voelen, dat ze samen processen doorlopen, begrip krijgen voor elkaars werkzaamheden en dat zoveel mogelijk uitgegaan wordt van een basisproces waarop aanpassingen mogelijk zijn mits de zorg echt niet zonder kan. Wees duidelijk in je besluiten en hou daaraan vast.  

Wat heeft de samenwerking met D&A Stichting Anton Constandse gebracht? 

“D&A heeft consultants die van alle markten thuis zijn waardoor de juiste persoon voor het juiste onderdeel in een dergelijk selectie- en implementatieproces ingezet kan worden. D&A denkt daar goed over mee en zorgt voor daadkracht op elk moment met respect voor de soms sturende eigenschappen van de interne opdrachtgever.” aldus Sjoerd Greefhorst Manager Bedrijfsvoering.