Verander succesvol en blijvend met de 9-staps Veranderaanpak

Effectief ingezette verandertrajecten

Bovenstaand beeld is binnen veel organisaties herkenbaar. De verandernoodzaak stijgt, maar verandermanagement effectief inzetten is niet altijd eenvoudig. Terwijl het wél leidt tot een beter resultaat. De 9-staps Veranderaanpak van Conclusion Consulting zorgt ervoor dat de principes van verandermanagement op een heldere wijze worden toegepast. Wat leidt tot een beter beeld van de in te zetten veranderonderdelen, een betere aansluiting op het project en een effectievere toepassing van de interventies. Met als gevolg: een meer gedragen veranderingsresultaat door de doelgroep.

De vier fasen van verandering

De 9-staps Veranderaanpak leidt je in vier fasen naar een nieuwe gewenste situatie. Iedere fase bevat een of meerdere stappen die bijdragen aan het begeleiden van de gewenste verandering. De stappen vinden volgordelijk plaats, maar kunnen deels ook gelijktijdig worden ingezet. We nemen je aan de hand van klantcasuistiek kort mee door de onderstaande 9 stappen.

Figuur 1: 9-staps Veranderaanpak

Fase 1: Bewustwording

In de Bewustwordingsfase staat het creëren van draagvlak voor de verandering centraal. Vanuit een gezamenlijk gecreëerd beeld van de eindsituatie krijg je als organisatie zicht op de verandersituatie. Deze fase omvat drie stappen.

Stap 1: Activeer de leidende coalitie

Verandering zorgt voor onrust en onzekerheid. Het is daarom essentieel dat een aantal senior managementleden de verandering daadwerkelijk omarmt en uitdraagt. Deze leidende coalitie heeft autoriteit en acteert als ‘stuurgroep van de verandering’. Hun doel: inspireren, faciliteren en stimuleren zodat er draagvlak voor de verandering ontstaat. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is dat er een duidelijk eigenaarschap is van de veranderopgave.

"Voordat Conclusion Consulting begon, was het draagvlak binnen het management beperkt. Niet iedereen zag de noodzaak. Door het hierover met elkaar te hebben, zijn de neuzen van de managers dezelfde kant op gaan staan. Verbonden en geactiveerd leiderschap omtrent de ingezette veranderstrategie is cruciaal om de organisatie mee te krijgen.” - Feenstra

Stap 2: Stel de verandervisie en -doelen op

Nu de leidende coalitie eigenaar is van de verandering, is het belangrijk de verandering uit te dragen naar de rest van de organisatie. Hiervoor stelt de leidende coalitie een gemeenschappelijke verandervisie op. Dit is een inspirerend, realistisch en herkenbaar verhaal over de toekomst van de organisatie ná de gewenste verandering. Ook worden er veranderdoelen opgesteld, waar de leidende coalitie zich aan committeert. Deze doelen helpen de medewerkers bij het begrijpen van de gewenste eindsituatie en het meetbaar maken van de voortgang. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een breed gedragen beeld over het waarom van de gewenste verandering.

“De verandervisie werkte inspirerend en hij verbond onze medewerkers aan de ingezette koers. De veranderdoelen droegen ook binnen de leidende coalitie bij aan focus en prioritering – er is niets zo krachtig als een goed verhaal.” - NS

Stap 3: Change Readiness Scan (CRS)

Voordat de organisatie zich volledig richt op het behalen van de veranderdoelen, toetsen we het verandervermogen met de Change Readiness Scan (CRS). Deze praktisch ingestoken scan geeft inzicht in het huidige adoptieniveau en de veranderbereidheid binnen de organisatie. Ook kan worden bepaald welke interventies nodig zijn en welke ondersteuning gewenst is. De uiteindelijke veranderaanpak wordt op basis van deze gegevens gespecificeerd - zodat deze écht past bij de organisatie. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een onderbouwd beeld van veranderbereidheid, verandervermogen en adoptie en in te zetten interventies in relatie tot de voorgestelde verandering.

"Omdat dit gaat over diepgewortelde organisatieaspecten kan het voor het (hoger) management lastig zijn om hier een duidelijk beeld over te hebben. CRS hielp ons de veranderbereidheid van de organisatie in kaart te brengen. Met de uitkomsten konden we een gerichte veranderaanpak opstellen." - Sekisui Alveo

Fase 2: Activeren

In de Activeringsfase ontstaan de eerste concrete interventies richting de organisatie. Na het activeren van de leidende coalitie en het opstellen van de verandervisie, is het belangrijk om de rest van de organisatie mee te krijgen. Het management van de klant waren niet de mogelijkheid om medewerkers te activeren en benoemde dit als een “te complexe exercitie”. Hierdoor krijgt deze fase soms niet de (juiste) aandacht die het verdiend. In de activeringsfase zullen diverse activiteiten worden gestart die gericht zijn op het bepalen van de impact van de verandering. Dit verloopt in vier stappen: 

Stap 4: Activeer het verandernetwerk

We bouwen het verandernetwerk op en activeren dit. Het verandernetwerk bestaat uit de eerder genoemde leidende coalitie samen met het uitvoerende veranderteam en de ambassadeurs van de verandering (de Change Agents). Het netwerk richt zich vooral op het tijdig informeren van de verschillende organisatieniveaus - het vormt dan ook de ‘oren en ogen’ van de verandering en heeft een belangrijke ondersteunende rol voor de verandermanager. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een breder gedragen verandering en effectievere implementatie.

Figuur 2: de verschillende groepen betrokken bij de verandering

Stap 5: Identificeer en plot de stakeholders

Verandermanagement draait in wezen om het zo goed mogelijk managen van de stakeholders. Met andere woorden: het zo effectief mogelijk beïnvloeden, ondersteunen en betrekken van de verschillende doelgroepen die (in)direct geraakt worden door de verandering. Logischerwijs is het dan noodzakelijk om te weten welke stakeholders zichtbaar en onzichtbaar bij de verandering betrokken zijn. Dit doe je enerzijds door stakeholders te identificeren en anderzijds door ze te plotten op een stakeholderradar. Zo maken we de mate van betrokkenheid en impact visueel helder. Deze informatie biedt input voor het communicatieplan, de veranderinterventies en het trainingsplan. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een effectieve benadering van de verschillende doelgroepen in relatie tot de ingezette verandering.

Stap 6: Analyseer de veranderimpact

Wanneer de stakeholders in beeld zijn, bepalen we het bereik van de verandering door te kijken naar de impact hiervan op iedere (sub)groep, de organisatiestructuur, bestaande processen, werkwijzen en rollen. Deze gedetailleerde Change Impact Analyse vormt de basis voor het stakeholdermanagement en het trainingsplan. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een gerichtere inzet van interventies, communicatie en trainingsplan met betrekking tot de gewenste verandering.

Stap 7: Stel het communicatieplan en interventies op

Het communicatieplan vormt het hart van het verandermanagement. Het plan bestaat uit een overzicht van communicatiemiddelen die worden ingezet in de tijd en per doelgroep. Deze gedetailleerde manier van communiceren zorgt ervoor dat iedere medewerker op de juiste manier wordt betrokken bij de verandering. Specifiek afgestemd op de stakeholders wordt er zorg gedragen voor het informeren van de doelgroep, ondersteuning bij weerstand, het betrekken van medewerkers in de verandering én het geven van feedback door middel van one-way en two-way communicatiemiddelen. Op deze wijze creëren we een effectief communicatieplan met gerichte interventies dat de leidraad voor de verandering vormt. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een onderbouwd beeld van veranderbereidheid, verandervermogen en adoptie en in te zetten interventies in relatie tot de voorgestelde verandering.

“Het communicatieplan helpt ons om de juiste boodschap, op het juiste moment, via het juiste kanaal bij de relevante doelgroep te krijgen.” - Ministerie van Buitenlandse Zaken

Fase 3: Leren en Ontwikkelen

Nu de verandernoodzaak leeft en de organisatie écht in beweging komt, is het in de Leer- en Ontwikkelfase essentieel om de doelgroepen te ondersteunen bij het verkrijgen van de noodzakelijke vaardigheden. Zonder het trainen en ontwikkelen van de medewerkers kunnen zij namelijk niet optimaal functioneren in de nieuwe situatie – waardoor zij niet meekunnen in de verandering en deze niet zal slagen.

Stap 8: Stel de leerdoelen en trainingen op

Deze stap gaat in op de leerdoelen die horen bij de verandering – specifiek voor alle geïdentificeerde stakeholdergroepen. De leerdoelen en trainingen worden opgenomen in het trainingsplan. Dit trainingsplan heeft als doel om het verschil tussen de huidige en gewenste situatie te dichten. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is een effectief opgezet leer- en trainingsplan in relatie tot de gewenste verandering.

“Onze medewerkers waren bereid om te werken met de nieuwe IT systemen, alleen de juiste vaardigheden ontbraken om succesvol te zijn in de nieuwe situatie. Voor alle geïdentificeerde stakeholdergroepen zijn er leerdoelen en trainingen opgezet. De trainingen hebben echt bijgedragen aan het vergroten van het bewustzijn van medewerkers omtrent hun handelen en het ontwikkelen van nieuw gedrag.” – RDW

Fase 4: Borgen en Verbeteren

Vaak beklijft de ingezette verandering niet omdat mensen na verloop van tijd deels terug vallen in oude patronen. Het is van belang de nieuwe, gewenste manier van werken in te bedden in de bestaande organisatie. De Borg- en Verbeterfase richt zich op het borgen van de verandering en het meten van te behalen veranderdoel. De borging vindt plaats door de nieuwe manier van werken vast te stellen en nieuwe instructies, processen en procedures op te tuigen. Ook leidt een verandering over het algemeen tot aanpassingen van de governancestructuur, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Gedurende alle fasen van de verandering is het van belang om de voortgang te meten. In hoeverre liggen we op koers ten behoeve van de realisatie van de aan de start vastgestelde veranderdoelen? 

Stap 9: Meet de voortgang op de veranderdoelen en het beoogde effect

Om te garanderen dat de verandering on track is, evalueren we deze aan de hand van de veranderdoelen. In deze laatste stap meten wij het daadwerklijke behaalde resultaat. Dit geeft inzicht in de noodzaak van eventuele bijsturing tijdens de verandering. Zo kwamen wij er achter dat een bepaalde module niet eenduidig werd gebruikt. Deze constatering heeft ervoor gezorgd dat wij de trainingen, zoals in fase 3 geïntroduceerd, enigszins hebben aangepast en aanvullende trainingen hebben verzorgd. De trainingen hebben er daarna voor gezorgd dat de module effectiever werd gebruikt. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is het effectiever sturen op de begeleiding van het veranderproces en een betere borging van het gewenste gedrag binnen de organisatie.

Houvast voor iedere verandering

De 9-staps Veranderaanpak is vanuit de gezamenlijke ervaring van 25 change consultants van Conclusion Consulting opgesteld om onze klanten gestructureerde begeleiding van verandertrajecten te bieden. Conclusion Consulting adviseert en begeleidt klantvraagstukken op het gebied van (Digitale) Strategie, Leiderschap, Verandermanagement, Prestatieverbetering en Duurzaamheid. De inzet bij een klant kan per thema of thema-overstijgend plaatsvinden.

Deze veranderaanpak geeft managers houvast over waar de verandering staat en wat gaat komen. De stappen kunnen in meer of mindere mate worden ingezet naargelang de complexiteit van het traject en de organisatie. Naast verandermanagement kan Conclusion Consulting jouw organisatie ook helpen op het gebied van digitale strategie, leiderschap en prestatie verbetering. Ook kun je bij ons terecht voor de Change Readiness Scan (CRS) en een training verandermanagement.