Grip op digitale verandering binnen de overheid met het TWO Model

Wat is het TWO Model en wat kun je ermee?

Conclusion heeft het TWO Model ontwikkeld om organisaties grip te bieden op digitale verandering. Het is vaak een uitdaging om ICT effectief in te zetten als aanjager van je organisatiedoelstellingen. De potentie van technologie en data is groot, het benutten van de kansen des te complexer. Het TWO Model is een diagnostisch hulpmiddel waarmee je zowel vanuit technologieperspectief naar je ICT- en IV-landschap kijkt, als vanuit je manier van werken en organisatiestructuur. Door juist over deze drie assen - Technologie, Werkwijze en Organisatie - naar je digitale wereld te kijken, zie je waar de belangrijkste kansen liggen en hoe je ze benut.

Het TWO Model helpt je te analyseren wat je (nog niet) op orde hebt en waar je aan werkt. Zo herken je welke projecten of programma’s elkaar versterken of juist blokkeren. De analyse vormt de basis om je digitale veranderagenda op te stellen, prioriteiten in financiering aan te brengen en de weg naar een succesvolle digitale transformatie in te zetten. Het TWO Model biedt een gemeenschappelijke taal om beleid en uitvoering dichter bij elkaar te brengen, en helpt je het veranderportfolio in het licht van doelmatigheid en rechtmatigheid op te stellen.

De 9 vlakken van het TWO Model

Op basis van onze inzet van het TWO Model bij diverse overheidsorganisaties aangevuld met algemene observaties benoemen we de belangrijkste overheidspecifieke kenmerken van elk van de negen thema’s:

1. Migratie naar cloud & platforms

Een belangrijke vraag hier is of een overheidsorganisatie al cloud-beleid heeft. Wij zien onderdelen van de overheid waar dit nog niet het geval is. Daar ligt met name een relatie met de gevoeligheid van data. Ook de mate waarin een overheidsonderdeel gebruikmaakt van open source-software kan verschillen. Hierop wordt al jaren gewerkt aan het realiseren van beleid. Recent heeft Binnenlandse Zaken daarvoor een Open Source Programma Office in het leven geroepen.

2. Definieer de bedrijfskritische kern

Bij de overheid zouden rechtmatigheid en doelmatigheid van beleid en uitvoering naar ons idee zo logisch moeten zijn dat dit als vanzelfsprekend goed geregeld moet zijn. Zonder de toetsing hierop kunnen we niet spreken van een overheid die ‘in de kern' functioneert. Daarnaast is het voldoen aan bepaalde normen en wetgeving van belang, denk aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), de NORA (referentie architectuur landelijke overheid) en de GEMMA (lokale overheid).

3. Flexibiliseer finance en governance

De overheid werkt grotendeels op basis van het kasstelsel, waar bedrijven werken met een baten- en lastensysteem. Financiering van uitvoeringsorganisaties bij de overheid is vaak eenjarig en/of op basis van prijs x aantal. Dat maakt het lastig voor uitvoerders om beleid waarvan al lang bekend is dat dat meerjarig dient te worden uitgevoerd ook continuïteit te geven. De uitvoerder zit immers met de noodzaak om planningen en capaciteit over de jaargrens heen te kunnen neerleggen bij haar leveranciers.

Wij zien dat de link tussen het bestuurs-/beleidsdepartement enerzijds en de interne uitvoeringsorganisaties anderzijds niet altijd sterk aanwezig is. Dat terwijl er wel verwachtingen zijn met betrekking tot het departementaal besturen van Informatievoorziening (CIO-stelsel). Voor projecten met een meerjarige ICT-component van vijf miljoen euro of meer is er de verplichting om te rapporteren via het Rijks ICT-dashboard. De verwachting is dat deze ondergrens van vijf miljoen euro zal zakken naar een lager bedrag.

Besturing van informatievoorziening en projecten is complex: bestuurstafels, strategische en tactische stuurgroepen, I-boards hebben soms overlappend of juist onduidelijk mandaat waardoor het overzicht over portfolio en voortgang er niet voor iedereen is. En uiteraard is daar voor grotere projecten het Adviescollege ICT-toetsing.

4. Creëer datagedreven businessprocessen

Hier zien we in de eerste plaats de noodzaak om de balans tussen publiek en privaat datagebruik goed te regelen. Het project Talking Traffic is daar een mooi voorbeeld van: er wordt hierbij vanuit het ministerie van I en W veel overgelaten aan het bedrijfsleven, op voorwaarde dat er door het bedrijfsleven voor geen enkele propositie een alleenrecht kan worden geclaimd. Bovendien wordt elke datastroom gerouteerd via een dataknooppunt dat in handen blijft van de overheid. Ook het algoritme-register van Binnenlandse Zaken willen we hier noemen. Het is nog niet verplicht, wel een stap in de goede richting.

5. Differentieer het voortbrengingsproces

Hier komen we niet zozeer overheidspecifieke factoren tegen. Het vraagstuk Agile versus Waterval-werken speelt soms tussen uitvoerende overheden en beleidsdepartementen. Het breed uitrollen van Agile-werken blijft een uitdaging. De verbinding met de manier van financieren is hierin cruciaal. Jaarbudgetering laat weinig flexibiliteit die nodig is om succesvol Agile te werken.

6. Werk aan een toekomstvast personeelsbestand

De te stellen vraag hier is hoe digitaal vaardig de Nederlandse ambtenaar is. En belangrijker: wat doen landelijke overheidsorganisaties om hun ambtenaren digitaal vaardig te maken? Er ligt een belangrijke relatie tussen de toekomstvastheid van het personeelsbestand en het succes van Agile werken. Het is een uitdaging voor de overheid om nieuwe rollen op de kaart te zetten en de juiste mensen daarvoor aan te trekken. Een bepaalde mate van eigenaarschap van beleidsambtenaren draagt bij aan een goede realisatie van verandering in beleid. Eigenaarschap moet genomen worden door die beleidsambtenaar, maar ook worden toegestaan door uitvoerders.

7. Genereer nieuwe waarde door continue innovatie

‘Waarde’ vanuit de overheid vertalen wij als het versterken van de democratische rechtsstaat en het verhogen van maatschappelijke participatie met behulp van de juiste inzet van ICT-middelen. Denk hierbij aan de Informatieknooppunten Digitale Overheid die Binnenlandse Zaken landelijk organiseert. Een ander voorbeeld is een technologieradar waardoor je je  transparantie genereert over de impact van nieuwe technologieën op de al genoemde rechtmatigheid en doelmatigheid van beleid.

8. Regisseer innovatief ondernemerschap

Innovatie bij de overheid moet naar ons idee aantoonbaar leiden tot het verbeteren van minimaal een van deze vier waardestromen, gericht op de burger, de ondernemer, veiligheid en recht, en geografische informatie. Daarbij is het rechtstreeks betrekken van burgers bij ICT-ontwikkelingen in de Nederlandse overheid een mooi streven dat past bij het samenwerkende en responsieve ketendenken dat steeds meer landt bij de overheid (kwadrantenmodel NSOB). Een mooi voorbeeld daarvan is het indertijd openbaar maken van de broncode van de Corona-app enkele jaren geleden via GitHub.

9. Transformeer naar een digitale organisatie

De overheid kan geholpen worden door een bepaalde ruimte te bieden voor experiment. Digitalisering kan de burgerparticipatie verhogen. Tegelijk schuilt daarin ook het risico van verzakelijking, vooral als digitalisering wordt gebruikt om kosten te besparen. Dan creëert het afstand tussen overheid en burger en burgers onderling.

De rechtmatigheid en doelmatigheid van IT

Waar ICT soms een risico van de democratie kan betekenen, geeft het ook veel kansen. Om die bij de overheid te benutten is het zaak om een aantal aspecten aan te passen. De interne besturing van ICT (projecten en beheer) moet worden versimpeld. De burger kan als ‘citizen tester’ veel meer worden betrokken bij de ontwikkeling van ICT en overheidsorganisaties mogen op gecontroleerde wijze wel iets meer risicobereidheid gebruiken bij het experimenteren met digitale ontwikkelingen.

Waar sta jij met je overheidsorganisatie? We laten ons graag uitnodigen voor een kop koffie. Dan komen we met het TWO Model onder de arm bij je langs voor een goed, inhoudelijk gesprek.