Een archief vol toekomst - hoe het Nationaal Archief met een SPP klaar werd gemaakt voor morgen

De klantvraag: inzicht, uitzicht en een concreet vergezicht in de kwantiteit en kwaliteit van ons personeelsbestand

Het Nationaal Archief worstelde met een aantal stevige vraagstukken. Het ziekteverzuim lag ver boven de norm. Een kwart van het personeelsbestand bestond uit externen. Veel medewerkers zaten aan het eind van hun schaal of al jarenlang op dezelfde plek. Er was weinig grip op instroom, doorstroom en uitstroom. En, niet onbelangrijk, bij leidinggevenden ontbrak het vaak aan eigenaarschap en inzicht in de benodigde kwantiteit en kwaliteit van medewerkers op de korte en lange termijn. Het gebruik van data en het analyseren van de bewegingen in het personeelsbestand stonden niet op het netvlies. Beslissingen werden vaak intuïtief genomen en beantwoordden niet aan de prangende vraag van medewerkers om inzicht en uitzicht te geven op hun toekomstige werkzaamheden en kansen voor persoonlijke ontwikkeling.

Conclusion Consulting pakte deze uitdaging aan met een bedrijfskundige en veranderkundige blik, alsook een professionele begeleiding van alle leidinggevenden van het Nationaal Archief. Naast een volledige analyse van het personeelsbestand en het begeleiden van het team van eerstelijns HR-adviseurs, werd ook een rekenmodel SPP gebouwd waarmee scenario’s doorgerekend, keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld kunnen worden.

Maar de belangrijkste waarde voor het Nationaal Archief lag in de professionele begeleiding van het leiderschapsteam. Het creëren van eigenaarschap bij het leiderschapsteam en het activeren van de organisatie om met data, scenario’s en trends te leren werken. Deze aanpak vroeg om specifieke aandacht voor coaching en cultuur. Het kunnen begeleiden van leidinggevenden en medewerkers in het versterken van hun rol in een lerende, wendbare organisatie. Een organisatie die dermate was gegroeid dat met een nieuwe laag van teammanagers een heel ander speelveld ontstond waarop alle spelers nog hun rol, verantwoordelijkheden en effectiviteit van handelen moesten vinden.

De DOEN-aanpak: Durven, Ontdekken, Ervaren en Nu toepassen

Vanuit Conclusion Consulting hebben we bewust gekozen voor een integrale aanpak, waarbij een bedrijfskundige analyse, onze 9-staps veranderaanpak en mensgericht werken elkaar versterkten.

Data als vertrekpunt

We ontwikkelden eerst een analoge versie van een SPP-dashboard. Hiermee konden we alle afdelingen langs en een gesprek starten over hun huidige personeelsbestand, hun vragen en hun bedenkingen. Dit werd een transparant gesprek waarin leidinggevenden konden aangeven wat hun daadwerkelijke kennis van zaken was aangaande een SPP en welke leerbehoefte zij hadden.

Het activeren van de leidende coalitie

In een serie van SPP werksessies gebruikten we data, medewerkers onderzoek, eerste uitkomsten van analyses om de leidinggevenden informatie mee te geven over de pijnpunten in het personeelsbestand. De belangrijkste signalen waren het verbazend lage percentage aan SPP gerelateerde activiteiten dat sinds vier jaar succesvol was afgerond. De vaststelling dat tijdens een oefening slechts 10% van de leidinggevenden in staat was de behoefte aan personeel te duiden op de lange termijn. En de complete verandering van mindset die optrad bij het duiden van de financiële data aangaande het personeelsbestand vandaag en de komende 24-36 maanden.

Handvatten bieden, kennis borgen en zelfstandig verder leren

Een SPP-dashboard, meerdere analyses, werksessies met leidinggevenden afgewisseld met postersessies op de afdelingen, een SPP-rekenmodel in Power BI gekoppeld aan P-Direkt, een Plan van Aanpak, etc. etc., teveel handvatten om op te noemen. Maar waar het echt om ging was om na de fase van bewustwording en activering zorg te dragen om de opbrengsten te borgen in de NA organisatie en in het handelen van de leidinggevenden. Hiervoor hebben we samen met een intern opgeleide SPP expert een jaarkalender gemaakt en middels een ‘voordoen, samen doen, zelf doen’ aanpak de organisatie klaargemaakt om zelf de teugels over te nemen.

De Principal Consultant van Conclusion Consulting leverde dus meer op dan een SPP-eindrapport en -rekenmodel. Er werd ruimte gecreëerd voor reflectie, actie en;

• Eigenaarschap bij leidinggevenden: van ‘HR ondersteunt’ naar ‘leidinggevende stuurt op personele capaciteit’.
• Concrete acties op In-, door- en uitstroom-thema’s: van verzuimreductie tot loopbaanpaden en afbouw externen.
• Van afdelingsgericht naar themagericht werken: voor het eerst beschikt het Nationaal Archief over een themabrede baseline én scenario’s voor doorontwikkeling.

Een lerende organisatie in de dop: via pilots, proefstations en AI-experimenten kan worden geëxperimenteerd met nieuwe vormen van werken en sturen.

Resultaat: de menselijke maat

Deze opdracht liet zien waar Conclusion Consulting voor staat: organisaties klaar maken voor morgen. Niet alleen door te adviseren, maar door te activeren. Op inhoud én gedrag. We combineren de kracht van data met het lef om gedrag bespreekbaar te maken. We brengen rust in complexiteit, versnelling in verandering en vertrouwen in eigenaarschap.

Bij het Nationaal Archief leverden we niet alleen inzichten, maar impact. We bouwden aan leiderschap, verankerden sturing en activeerden de veranderkracht van de organisatie. Met als resultaat: een SPP die niet in de la verdwijnt, maar een plek krijgt in het hart van de Planning Control-cyclus van de organisatie.

Maar misschien wel het meest waardevol was wat Patrick terugkreeg van de organisatie zelf: “We zijn weer in gesprek. Niet over taken, maar over wat nodig is.” En precies dát is waar het bij strategische personeelsplanning om draait: mensen verbinden aan een gezamenlijke toekomst. Met ruimte voor data, waardevol werk, eigenaarschap en reflectie.

De drie belangrijkste opbrengsten voor het Nationaal Archief:

1. Inzicht én grip op de toekomstige personele bezetting. Niet alleen met een rekenmodel, maar met scenario’s die écht gebruikt worden in het MT.
2. Veranderkracht bij leidinggevenden, dankzij een veranderaanpak die eigenaarschap stimuleert en ruimte maakt voor leren, sturen én experimenteren.
3. Verbinding in de organisatie door co-creatie, themasturing en gesprekken die gaan over betekenis, in plaats van alleen over bezetting.

En dit is pas het begin. Conclusion Consulting verrijkt het rekenmodel en de scenarioplanning nu met AI-toepassingen. Daarmee helpen we het Nationaal Archief - en andere organisaties - om nog beter vooruit te kijken én te sturen. Want goed personeelsbeleid begint bij weten wat er morgen nodig is. En medewerkers die weten dat ze daarin een rol mogen en moeten pakken om scenario’s voor morgen klaar te zetten zodat ze niet, of minder, verrast worden over wat belangrijk is.

“Zonder mensen geen organisatie.” Die woorden van de algemeen rijksarchivaris tijdens de presentatie van het jaarplan 2025-2026 bleven Patrick bij. “Want als er één les centraal stond in mijn opdracht bij het Nationaal Archief, dan was het dat de toekomst vraagt om leiderschap, lef én strategisch inzicht in je personeelsbestand.”

Over het Nationaal Archief

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat centraal. Het Nationaal Archief geeft alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunt het archief overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.