Verandertrajecten mogen nooit ten koste gaan van mensen

Remko Oosenbrug hoort bij ‘het meubilair’ van Mitros. Hij werkt er al meer dan dertig jaar, waarvan de laatste tien jaar als Teammanager Informatievoorziening en Ontwikkeling. “Ik houd me vooral bezig met de operationele aansturing van de afdeling. In die hoedanigheid ben ik ook verantwoordelijk voor het welzijn van ‘mijn’ mensen. Ik ben nauw betrokken bij de transitie die Mitros momenteel doormaakt.”

Fors investeren of focus op core business?

Even een stap terug in de tijd. Zo’n drie jaar geleden nam Mitros haar ICT-organisatie onder de loep. “Conclusie: we waren niet voorbereid op de toekomst”, zegt Remko. “De wereld wordt te complex. Er spelen te veel security- en innovatievraagstukken. Om onze continuïteit te blijven waarborgen zouden we veel specialismen in huis moeten halen. Er waren twee wegen die we konden bewandelen: fors investeren in allerlei mensen of het overlaten aan een externe partij die dat veel beter kan dan wij. We kozen als ICT-team unaniem voor de laatste optie en kwamen zo terecht bij Conclusion Future IT. De samenwerking biedt ons de ruimte om te werken aan waar we écht goed in zijn.”

Van beheerder naar regisseur

Voor het IT-beheerteam betekent de transitie een grote verandering. Zij stappen achter hun beeldscherm vandaan en mengen zich als regisseur in de organisatie. Om daar de behoeften vanuit de business op te halen en door te vertalen naar Conclusion. Deze impactvolle verandering vraagt om een mensgerichte aanpak. Daarvoor is Conclusion Consulting aangehaakt, als partner uit het Conclusion ecosysteem.

Menselijke kant verandertraject borgen

“Aan ons de taak om het IT-team van Mitros goed te begeleiden”, vertelt Rutger van IJzendoorn, Head of Portfolio Management bij Conclusion Consulting. “Mitros is een werkgever met een groot sociaal hart en wilde de menselijke kant van het verandertraject dan ook goed borgen. Voor ons een interessante casus, omdat al onze vier expertises - Digitale Strategie, Verandermanagement, Leiderschap en Prestatieverbetering  - op natuurlijke wijze zijn verweven in dit traject.”

‘Iedereen moet kunnen excelleren’

Voor Teammanager Remko was het een vereiste dat het menselijke aspect bewaakt zou worden. “Het is niet de eerste transitie die ik meemaak bij Mitros. Belangrijkste les uit het verleden: we moeten oog houden voor de mens én voor de mens in samenhang met onze cultuur. Ik vind het belangrijk dat iedereen binnen onze organisatie de kans krijgt om te excelleren. De collega’s op de voorgrond, maar zeker ook de stille krachten.”

Intrinsieke motivatie succesfactor bij verandering

Een gevolg van het outsourcen van de IT naar Conclusion is dus dat de IT’ers van Mitros zichzelf opnieuw moeten uitvinden. Remko: “Ze zitten niet langer aan de knoppen, maar moeten de regisseursrol op zich nemen. Hoe vul je die dan in? We leerden het ecosysteem van Conclusion kennen en werden gewezen op Conclusion Consulting.” Op die manier kwam Rutger in contact met Remko en zijn team: “We voelden meteen een klik. De mensen van Mitros zijn eerlijk en durven zich uit te spreken. Zo konden we de collectieve, maar ook de individuele behoeftes van de teamleden goed in kaart brengen. Intrinsieke motivatie is cruciaal om een succesvolle transformatie door te kunnen maken.”

‘Komen ze weer, met al die regeltjes’

“Rutger had vrij snel door dat wij een pragmatische partij zijn”, vertelt Remko. “Laten we het gewoon doen. Niet elke regel afzonderlijk vastleggen, maar hup, aan de slag.” Rutger haakt daarop in: “Pragmatiek is prima en helpt snel stappen te maken, maar tegelijkertijd moet je ook volgens bepaalde structuren werken. Af en toe botste dat. Dan kregen wij te horen: ‘Komen ze weer, met al die regeltjes.’ Door goed naar elkaar te luisteren, hebben we onze culturen inmiddels goed op elkaar afgestemd. Dat was een leertraject van twee kanten.” Dat beaamt Remko: “In het begin was er vanuit ons team weerstand tegen de processen die Conclusion wilde implementeren. Toen duidelijk werd dat deze processen ook van meerwaarde zijn voor onze huurders, ontstond er direct meer enthousiasme.”

Makkelijk moeilijke gesprekken voeren

Inmiddels is er een hecht partnership ontstaan tussen Mitros en Conclusion. Het was een gemeenschappelijk doel voor beide partijen om zo snel mogelijk die relatie op te bouwen. “Dan kun je ook de moeilijke gesprekken makkelijker met elkaar voeren”, legt Remko uit. “We weten wat we aan elkaar hebben. Spreken zorgen én complimenten uit.” Rutger merkt ook dat de lijntjes kort zijn: “Twee kanten op weten de teams elkaar moeiteloos te vinden.”

Proactief acteren

De effecten van de samenwerking worden steeds zichtbaarder in de praktijk. Remko: “Onze regisseurs kunnen zich nu écht vastbijten in bepaalde doelen. Ze onderzoeken waar de winst te behalen valt en acteren daar proactief op. Het probleem wordt echt vanuit de techniek opgepakt. Waar we eerst vooral bezig waren met het oplossen van incidenten, zijn we ze nu vaak een stap voor. Ik zie het als een olievlek die zich langzaam uitbreidt. Het zou mooi zijn als we meer mensen uit ons team kunnen meenemen. Die nieuwsgierigheid en intrinsieke motivatie zie ik al ontstaan.” Rutger, lachend: “Mooi, dat is het halve werk als je wilt veranderen.”

Samen aan een mooie toekomst bouwen

“Ik zie de technische infrastructuur steeds meer als een nutsvoorziening die we uitbesteden”, blikt Remko vooruit. Rutger vult aan: “Het mooie van het Conclusion ecosysteem is dat wij in al jullie behoeftes kunnen voorzien. Wil je meer datagedreven gaan werken? Dan is die expertise er ook. Onze organisatie is modulair ingericht, waardoor we kunnen meegroeien met jullie organisatie.” “Dat is te gek!”, vindt Remko. “Ik heb ook al met andere partijen uit jullie ecosysteem gespard over innovatieve IT-toepassingen in onze branche. Het verbaast me telkens weer dat al die kennis er zit.” Rutger: “Het leuke is dat je er niet gelijk een heel ding van hoeft te maken. We nemen altijd de tijd om te brainstormen. Samen aan een mooie toekomst bouwen, dan is het partnership geslaagd.”

Lees ook: ‘Niet alleen een betere leider, ook een beter mens’ 

Conclusion Consulting koos bewust voor een sterke component Leiderschap binnen het traject. Kasper werkt bij Mitros en transformeerde van systeembeheerder naar IT-regisseur. Jord is vanuit Conclusion Consulting verantwoordelijk voor het thema Leiderschap.

Over Mitros

Mitros is met ruim 28.000 woningen de grootste woningcorporatie in de steden Utrecht en Nieuwegein. De bijna vierhonderd medewerkers van Mitros werken met hart en verstand aan hun missie: ​Goed wonen mogelijk maken voor mensen met een laag inkomen. Dat doet Mitros door het verhuren van goede en betaalbare huizen in Utrecht en Nieuwegein.