Inzicht in processen en software helpt Eneco voorop te lopen
In Nederland loopt Eneco voorop in de energietransitie met ambitieuze klimaatdoelstellingen. Conclusion Consulting ondersteunt de energieonderneming bij het structureren en optimaliseren van processen en bij de ontwikkeling van software op maat. Op deze manier leveren wij een productieve bijdrage aan de grote problemen die in de wereld spelen.
Klant
Eneco
Markt
Energie & Utilities
Thema
Prestatie- verbetering
Publicatiedatum
25 oktober 2021
Uitdaging: processen in kaart brengen, structureren en verbeteren
Eneco zit op dit moment midden in de energietransitie. Een groot deel van deze transitie speelt zich af rondom warmte. Waar in het verleden warmte via aardgas bij bedrijven en particulieren werd gebracht, willen we daar nu van af. Belangrijke alternatieven die Eneco biedt, zijn stadswarmte en decentrale opwekkingseenheden. De vele projecten die hier nu en in de toekomst voor worden opgezet, moeten efficiënter verlopen en beter schaalbaar zijn dan het geval was.
Aan Conclusion Consulting de vraag: verschaf ons een beter inzicht in de loop van de projecten en leg standaardprocessen vast. Ondersteun daarnaast met het uitwerken van user stories en met de implementatie van een maatwerkapplicatie.
Doel was het ontwikkelen van een maatwerkapplicatie waarin de projectprocessen zijn vastgelegd. Er was in de markt nog geen softwarepakket beschikbaar dat aan de eisen voldeed, dus de software moest op maat ontwikkeld worden. Samen met myBrand Conclusion als low-code-partner uit het ecosysteem, pakten wij als Conclusion Consulting deze uitdaging met beide handen aan.
Oplossing: maatwerkapplicatie PUMA!
PUMA! staat voor Project Uitvoer Management Applicatie. De maatwerkapplicatie maakt de workflow rondom het aanleggen van warmtenetten en decentrale opwekkingseenheden inzichtelijk, biedt de gelegenheid aan de afdeling om de processen te beheren, wijst werknemers de juiste taken toe en beheert documenten rondom de projecten.
IT en business op elkaar aansluiten
Doen we een stap terug in het project, dan begint het met een methode om de applicatieontwikkeling effectief en efficiënt aan te pakken. De IT-oplossing moet naadloos aansluiten op de businessprocessen. En de business moet goed meegenomen worden in het gebruik van de IT-oplossing.
Inzicht in het proces
Belangrijke eerste vraag was dan ook: hoe zit zo’n warmteproject nu eigenlijk in elkaar? Er was nog geen duidelijk proces waarin taken in volgordelijkheid stonden opgenomen. Hoog-over waren daar wel ideeën over, maar projectleiders hanteerden afzonderlijk grotendeels hun eigen aanpak.
Key-users en reviewers
Om tot een eenduidig proces te komen, begonnen we met het ophalen en verzamelen van alle beschikbare informatie. We definieerden vier key users vanuit verschillende rollen binnen het Eneco-team waarmee we processen in kaart konden brengen. Ook haakten we vier reviewers aan, voor een kritische blik en korte feedbackloops.
500 stappen per proces
Tijdens het uitdenken en vastleggen van de processen ontstond regelmatig discussie. Over de rode lijn was iedereen het snel eens, maar over de details verschilden de meningen. Want: moest die ene taak nu opgepakt worden door de werkvoorbereider, tekenkamer of engineer? De twee processen die we uitwerkten, bestonden beide uit zo’n 500 processtappen, dus het was belangrijk om alle neuzen binnen het team dezelfde kant op te krijgen.
Snelle acceptatie processen
De uiteindelijke conceptversie werd gedeeld met de hele afdeling en de verschillende rollen werden stuk voor stuk doorlopen. In workshops kwamen collega’s onder leiding van hun teamleider bij elkaar om snel samen knopen te kunnen doorhakken. De paar gevallen waar echt geen overeenstemming over bereikt kon worden, werden op een niveau hoger afgetikt. Deze manier van werken resulteerde in een snelle acceptatie van de processen op de werkvloer.
Mensgericht veranderen
De stap van werken met Excel en een algemene SharePoint naar een volledig systeem met een eigen werkwijze, is een enorme verandering voor het Eneco-team. Er is bij de implementatie van PUMA! dan ook veel tijd besteed aan het trainen van de mensen. Pas als zij ervaren dat de oplossingen goed aansluiten op hun behoeftes, gaat het werken.
Blijvend verbetertraject
De kern van PUMA! is in samenwerking met de low-code developers van myBrand Conclusion binnen een half jaar ontwikkeld. In de maanden daarna zijn we met een kleiner team bezig geweest met het bijbouwen van extra functionaliteiten en het toevoegen van onderdelen in de tool. Zaken waar gebruikers in de praktijk tegenaan lopen, nemen we mee in het blijvend verbeteren en efficiënter inrichten van de processen.
Resultaat: efficiencyslag die de organisatie weerbaarder maakt
Eneco plukt nu de vruchten van het gecreëerde inzicht in de processen. Hoe meer inzicht, hoe meer Eneco de processen kan optimaliseren, hoe meer efficiency er gecreëerd wordt. Er moet een hoop werk verricht worden om de klimaatdoelstellingen te behalen. Dat maakt het voor Eneco belangrijk om zoveel mogelijk uit hun uitvoeringsorganisatie op te schalen. En om makkelijk te kunnen opschalen. Efficiënter werken en automatiseren realiseren de efficiencyslag en kostenbesparingen die daarvoor nodig zijn.
Nieuwsgierig naar de IT-kant van dit project?
Lees dan de use case van myBrand Conclusion: ‘Eneco kan stadswarmteprojecten strakker managen met maatwerkapplicatie’
Software op Maat
Behoefte aan een maatwerkapplicatie? Het succes valt of staat met een naadloze aansluiting van IT op de business. Conclusion Consulting biedt hiervoor Software op Maat. Lees meer.
Over Eneco
Al meer dan 100 jaar is Eneco actief op het gebied van energie, Na een historie van samenwerking en fusies van de gemeentelijke nutsbedrijven Rotterdam, Den Haag en Dordrecht ontstond in 1995 het huidige Eneco. In 2021 is Eneco een sterk, geïntegreerd, zelfstandig en groeiend energiebedrijf, actief in Nederland, België, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk.
