Hunkemöller digitaliseert: ‘Business en IT werken samen aan groei’

Uitdaging: de groei van Wholesale aanjagen met digitalisering

In 2021 legde Hunkemöller de focus op de groei van hun wholesale-business. Accelerator van die ontwikkeling was de stap van Excel naar SAP. Hunkemoller maakt al vele jaren gebruik van SAP voor alle processen rondom retail, logistiek en E-commerce. Binnen de Wholesale afdeling werd echter nog veel gewerkt met Excel. Binnen het project is hierin een mooie stap richting SAP gemaakt. De eerste fase van die digitale transitie werd begeleid door een projectmanager van Hunkemöller die daarna een stap maakte. Via myBrand Conclusion, SAP-specialist en onderdeel van het Conclusion ecosysteem, werd de vraag naar een vervangend projectmanager uitgezet bij Conclusion Consulting.

“Ik kwam in gesprek met de programmamanager PMO en de nieuwe manager IT van Hunkemöller en het klikte eigenlijk gelijk”, vertelt Ilse, die eind januari begon in haar rol als Projectmanager IT. “Fase 1 van het nieuwe proces voor Wholesale in SAP was in september 2021 live gegaan, inkooporders waren geplaatst en die zouden in juni binnenkomen. Fase 2, het ontvangstproces op het distributiecentrum, met alle uitzonderingen, en de uiteindelijke uitlevering naar de Wholesale partners, moest voor juni 2022 ook ontwikkeld en getest zijn. Het bijbehorende proces en de impact daarvan op systeem en werkwijze waren nog niet voor iedereen binnen de organisatie helder. Dat vroeg veel van de mensen bij Hunkemöller. Gelukkig bood myBrand support en zette iedereen de schouders eronder. Ik richtte me op de business, myBrand en de IT afdeling van Hunkemöller zorgde voor de configuratie en benodigde wijzigingen in SAP.”

“SAP wordt al vele jaren gebruikt binnen Hunkemoller, weliswaar gebaseerd op het retailmodel”, schetst Caroline het vertrekpunt vanuit haar organisatie. “Hunkemöller is erg ambitieus en als Global Wholesale Director is het mijn verantwoordelijkheid om een flinke groei te bewerkstelligen voor onze afdeling. Daar moeten de processen en systemen op ingericht worden en daarvoor was voor onze afdeling Wholesale de stap van Excel naar SAP nodig.”

Oplossing: de business onderdeel maken van het IT-project

Het eerste wat Ilse bij binnenkomst deed, was het formaliseren van een stuurgroep en het formuleren van een gezamenlijke aanpak. “Het kan wel om een IT-project gaan, maar de business van Hunkemöller moet de input aanleveren, anders halen we het niet”, verklaart ze haar aanpak. De stuurgroep kwam wekelijks bij elkaar en bestond uit Ilse zelf en afgevaardigden van alle afdelingen binnen Hunkemöller: Wholesale, Buying, Logistics, Finance, IT, Merchandise en International Franchise. “Het was fijn dat Ilse continu de communicatie openhield en alle processen en partners bij elkaar bracht”, zegt Caroline.

“Daarnaast richtten we een werkgroep met key users op, twee per afdeling plus afgevaardigden vanuit myBrand”, vervolgt Ilse. “Met die groep ging ik aan de slag om het proces te definiëren. Wie is waar verantwoordelijk voor? Wat kunnen we wanneer testen? De werkgroep was minimaal één dag per week dedicated met dit project bezig. Dat was een voorwaarde om de strakke deadline te kunnen halen. Alles zat nog in hoofden, het proces en de werkinstructies waren niet vastgelegd. Wat doe je precies en wat betekent het als we dat digitaliseren? We runden heel wat testscenario’s. Niet alleen de happy, maar ook de unhappy flows. Dan is één dag per week niet veel, hoor.”

“Karakteristiek voor Hunkemöller is hoe hands-on het hele team is, ze zetten er echt samen de schouders onder”, zegt Ilse vol bewondering. “Als er vandaag iets aan de hand is, lossen we het vandaag op. Van die energie krijg ik ook energie. Het is hoe ik zelf werk als consultant.” En die energie was nodig ook, bleek toen de deadline in zicht kwam. “We hadden alles op het nippertje getest toen de eerste goederen binnenkwamen en systeemtechnisch goed werden ontvangen. Er kwamen nog wel wat konijntjes uit de hoge hoed, maar het ging redelijk soepel. Nu loopt het - en loopt het steeds beter. Zijn we er? Nee, dat niet, want dit is maar een deel van het proces. Er valt nog meer winst te behalen.”

Voor Ilse was het als projectmanager belangrijk om te focussen op de mensen, te begrijpen hoe zij werken. “Zo kon ik de schakel zijn tussen business en IT. En de verbinding leggen tussen afdelingen. Er ontstond een mooie dynamiek.” Caroline herkent wat Ilse zegt: “Voordat jij kwam, was het meer een IT-project, voelde de business zich minder verantwoordelijk en namen we het team niet voldoende mee. Jij hield iedereen erbij en deed telkens wat je beloofde. Daardoor zagen mensen dat we het serieus namen en dat zorgde voor commitment.”

Resultaat: Wholesale maakt een succesvolle transitie van Excel naar SAP

Kort samengevat is het belangrijkste resultaat voor de afdeling Wholesale de succesvolle transitie van Excel naar SAP die is ingezet. Waarop Ilse aanvult: “De diepere laag daaronder is het faciliteren van groei voor Hunkemöller, in omzet en organisatie.” Terugblikkend zegt de business consultant uit het team Verandermanagement van Conclusion Consulting: “Ik stapte in januari 2022 op een rijdende trein. De deadline was in juni en kon niet worden verschoven, want de goederen die een half jaar eerder besteld waren - zo gaat dat in fashion - komen op een gegeven moment binnen. Door de goede afstemming tussen de stuurgroep en werkgroep, door de dynamiek die ontstond en door de waardevolle support van myBrand wisten we ons doel te behalen.”

Ook Caroline blikt met plezier terug op de samenwerking: “Ilse en ik zijn allebei heel procesgericht en hebben een goede strategische overview. We denken vanuit wat goed is voor de gehele organisatie, niet voor een deel daarvan. Op die vlakken zijn we samen succesvol. Zonder Ilse waren we niet binnen budget gebleven en waren we niet op tijd live, dat heeft ze strak geregeld. Vanuit Wholesale hebben we ons visitekaartje van hoe je zo’n project runt aan de business afgegeven.”

Vooruitblikkend stelt Caroline: “We hebben de basis gelegd, maar digitalisering is een never-ending story. Met het nieuw ingerichte Wholesale proces in SAP zetten we belangrijke stappen naar de toekomst, maar ik besef tegelijk dat er nog een hoop te doen valt. Daar heb ik erg veel zin in en hopelijk blijft Ilse daar een rol in spelen.”

Over Hunkemöller

Hunkemöller is een van Europa’s snelst groeiende lingeriemerken, actief in 22 landen. Wat je leeftijd, afkomst, lichaamstype, smaak of budget ook is, als klant (Sheroe) kun je altijd bij Hunkemöller en hun sub-brands terecht. Het merk zet vol in op digitale acceleratie om te groeien in mensen en omzet. Momenteel werken er zo’n 7.400 mensen voor en achter de schermen bij Hunkemöller.