Een succesvolle Agile-reset van de IT-teams van PinkRoccade Local Government

Uitdaging: breng de IT-teams naar een hoger Agile/Scrum-volwassenheidsniveau

Twee IT-teams binnen PinkRoccade Local Government werden opnieuw geformeerd en bevonden zich in verschillende fases van teamvorming. De teams en hun ondersteuners - een Scrum Master en Product Owner - hadden een verschillend kennis- en toepassingsniveau van de Agile/Scrum-methodiek. Waar het ene team behoefte had aan ‘team zijn’, was het andere team gebaat bij een complete transitie naar Agile werken.

De uitdaging die er lag: breng de Scrum-teams en hun ondersteuners naar een volwassen kennisniveau van de Agile/Scrum-filosofie. Maak de teams bewust van hun ontwikkelpunten en eigen verantwoordelijkheid daarin. Moedig hen aan om te blijven leren tijdens de opdracht. Focus op het continu leveren van klantwaarde en gebruik daarvoor een methodiek die zijn waarde heeft bewezen in de markt.

Verantwoordelijk voor het succesvol behalen van bovengestelde doelen was Patrick van der Voorn, Principal Consultant in het team Verandermanagement van Conclusion Consulting. “In symbiose met Business Unit Manager Jasper Kooiman van PinkRoccade, die zelf ook over veel Agile-expertise beschikt, maar zijn rol zuiver wilde houden”, schetst Patrick hoe hij in co-creatie met de klant optrok. “Mijn grootste uitdaging lag niet in het overbrengen van wat Agile werken is, maar vooral in hoe teamleden het kunnen laten aansluiten bij hun functie én bij hun persoon. Dat gaat veel verder dan de methode an sich: het gaat over eigenaarschap en persoonlijk leiderschap.”

Jasper haakt in: “Veel van dit soort trajecten zijn doorspekt met generieke termen als Scrum, Agile en meer van dat soort bingowoorden, maar uiteindelijk gaat het om maatwerk. Enerzijds werd ik geconfronteerd met een team dat al tien jaar volgens Scrum werkt. Anderzijds liepen ook zij nog tegen hindernissen aan en zochten naar manieren om minder overspoeld te worden door de waan van de dag. Daarnaast was er een team voor wie Scrum nieuw was. Er kwam een hoop werk op ze af, wat vroeg om een Agile aanpak.”

De combinatie van uitdagingen en Jaspers eigen werkzaamheden, deden hem besluiten de hulp van Patrick in te schakelen. “Ik had goede ervaringen met het Conclusion ecosysteem, ingegeven door het kwalitatief hoogwaardige technische werk dat First8 Conclusion voor ons levert. Ook de projectaanpak van Conclusion sprak me aan. Uiteindelijk legden we de uitdaging bij drie partijen neer, waarbij het verhaal van Patrick het beste aansloot bij wat ik voor ogen had.”

Oplossing: laat het Agile Leiderschap Team het ‘waarom’ van Agile doorleven

“Het was mijn taak ervoor te zorgen dat het ‘waarom’ van Agile actief gedeeld en doorleefd wordt door het Agile Leiderschap Team (ALT), en dat de ‘wat en hoe’ permanent worden uitgedaagd door de teams in respect tot hun - interne - klanten”, vertelt Patrick. “Bij voorkeur analyseren en onderzoeken de teams zelf de huidige werkwijze en output. Een aanpak van ‘voordoen, samen doen en zelf doen' vraagt een kritische en tegelijkertijd faciliterende rol van de teamcoach, het ALT en MT.” Jasper vult aan: “Op het niveau van de Product Owners en Scrum Masters moest er een goede samenwerking ontstaan. Zij kunnen alleen succesvol zijn als ze kunnen lezen en schrijven met elkaar.”

Patricks rol is die van ontwikkelgerichte coach. “Door het creëren van een omgeving waarin je mag experimenteren, kun je ervaren wat je kwaliteiten zijn, terwijl je ook de hulpvraag leert stellen. Als leider is het belangrijk om de discussie aan te kunnen gaan met het gehele team, en tegelijkertijd ruimte te bieden aan emotionele processen bij de individuele teamleden. Dat vraagt een hoop energie. Voor mij als consultant betekent dat vooral een mensgerichte houding”, weet Patrick. “Een aanpak waarin je bewust tempo wilt maken. Door te focussen op de klantwaarde, de medewerkers en de methodiek, kunnen ze nu een hogere productiviteit behalen, en zich tegelijkertijd goed aanpassen aan de veranderende markt.“

Resultaat: grip, (in)zicht en controle op het eigen werk

Er is een duidelijk en doorleefd Scrum-proces dat wordt doorlopen door de teams van PinkRoccade Local Government. “Bij elke sprint is zichtbaar en voelbaar dat de teams en hun ondersteuners grip, inzicht en controle hebben op hun eigen werk”, noemt Patrick als belangrijkste resultaat. “De medewerkers geven blijk van een mentale mindshift richting eigenaarschap en kunnen concreet hun eigen ontwikkelpunten benoemen.”

“Doordat de Product Owners en Scrum Masters samen het groeiproces doorliepen, kunnen ze vol vertrouwen hun eigen rol verstevigen en uitvoeren”, geeft Jasper aan. “Van daaruit kunnen ze Agile overtuigend laten landen in de teams.” Om de Agile way of working en -mindset te borgen, liet Patrick het ALT achter met een concrete leercyclus: “Na meerdere sprints volgt er telkens een vast ALT intervisiemoment. Dat stimuleert het continu leren en zorgt voor blijvende scherpte bij zowel de leiders als de teams.” Jasper daarop: “Door dat vol te houden, blijven we groeien. Iedere maand gaat het een stukje beter.”

Als opdrachtgever kijkt Jasper tevreden terug op het project: “Ik heb veel ervaring met Agile, maar het is fijn als er eens in de zoveel tijd een paar vreemde ogen meekijken. Patrick bracht zijn eigen best practices in, waar ik weer van kon leren. Hij legde zaken bloot waar ik zelf al drie jaar overheen keek. Zijn integrale, ontwikkelgerichte aanpak en focus op het Agile Leiderschap sloot goed aan bij die van mij.” Ook het resultaat is bevredigend voor Jasper: “Het volwassenheidsniveau van beide teams is gegroeid. Inmiddels stappen binnen onze organisatie nog een drietal teams over op de Agile way of working, wat weer nieuwe uitdagingen met zich meebrengt.”

Over PinkRoccade Local Government

Innovatie en technologie stroomt door de aderen van PinkRoccade Local Government. De tak van het Nederlandse IT-bedrijf PinkRoccade spitst zich toe op het leveren van digitale oplossingen en diensten aan lokale overheden. Met een diepgaand inzicht in de uitdagingen waarmee overheidsinstanties worden geconfronteerd, biedt PinkRoccade Local Government op maat gemaakte software en consultancy om processen te optimaliseren en dienstverlening aan burgers te verbeteren. Door voortdurend te innoveren en te streven naar efficiëntie, helpt PinkRoccade Local Government lokale overheden om moderner en klantgerichter te worden, wat bijdraagt aan een betere dienstverlening aan de gemeenschap en het behalen van maatschappelijke doelstellingen.