Reclassering | Soepele implementatie en adaptatie nieuw online werkstrafportaal

Reclassering Nederland zorgt ervoor dat werkgestraften hun werkstraf uitvoeren bij diverse instanties. Werkgevers bij deze instanties registreren de uren van werkgestraften en het is belangrijk dat dit veilig en volledig gebeurt. Het werkstrafportaal is een nieuwe digitale tool om deze uren in bij te houden. Via een app is de afhandeling nu zeer eenvoudig én zorgvuldig. Maar hoe zorg je ervoor dat werkgevers de nieuwe tool gaan gebruiken en er het voordeel van inzien?

Het nieuwe werkstrafportaal zal gebruikt worden door zo’n 4.000 externe werkgevers, zoals medewerkers in een kringloopwinkel of verzorgingshuis. Dit zijn veelal mensen tussen de 30 en 70 jaar die werken via de desktop. Een smartphone of tablet is niet vanzelfsprekend. Ook de ongeveer 25 interne begeleiders bij Reclassering Nederland maken deel uit van de doelgroep. Zij spreken regelmatig met de werkgevers en zijn een belangrijk begin van adaptatie van het portaal. Als zij enthousiast zijn over de tool, kunnen ze dit als vaandeldrager overbrengen op de werkgevers.

Een deel van de doelgroep zit eigenlijk niet zo op een nieuw portaal te wachten. Het gaat toch prima zo? Reclassering Nederland stelde Bright Alley daarom de volgende vraag:

“Hoe krijgen we gezien de doelgroep een zo soepel mogelijke implementatie en zo hoog mogelijke acceptatie & motivatie voor het gebruik van het werkstrafportaal als nieuwe digitale tool?”

ADAPTATIE VERHOGEN MET TOFFE LEERMIDDELEN

Om de uitrol te laten slagen begonnen we bij de motivaties van de doelgroep. Wat levert hen die nieuwe tool op? In de nieuwe app zie je als werkgever gelijk wie er bij je komt werken. Je houdt eenvoudig bij hoe laat iemand is gekomen en weer weg is gegaan. En is iemand ziek? Dan zet je dat in de app. Zo is de registratie altijd up-to-date. Voordelen genoeg, maar hoe zorg je dat ook de doelgroep dit inziet?

Bright Alley wil voor de go-live datum intern medewerkers enthousiasmeren zodat zij als ambassadeur naar buiten treden met de app. We willen werkgevers motiveren en het exclusief maken dat zij nu al hun interesse kunnen tonen. De app is per slot van rekening the next step! Zo starten we de buzz dat er iets heels tofs aan komt. En staat iedereen klaar op de go-live datum.

Om dit te bereiken ontwikkelden we een aantal rijk vormgegeven leermiddelen:

• Animatie
  Aan de hand van een korte, heldere: animatie maken werkgevers kennis met het werkstrafportaal. Waarom gebruikt Reclassering Nederland dit? Wat kun je ermee en wat wordt er van je verwacht als je de app gebruikt?
• One-pager (website)
  Voor dit portaal wil je in de rij staan. En dat kan. Op de one-pager zie je de go-live datum aftikken, de animatie en kun jij je vast aanmelden als bèta user om de app te gebruiken. 
• Quick reference card met basisfunctionaliteiten
  Met de fysieke quick reference card op zak kunnen intern begeleiders externen snel wegwijs maken in het portaal.
  
  

Door te laten zien dat het werkstrafportaal de werkgever helpt om urenregistratie efficiënter, gemakkelijker, zorgvuldiger en veiliger af te handelen, is de kans op adaptatie groter. Het kost ze geen extra tijd, het portaal gaat juist vóór hen werken!