Gemeente Rotterdam | Snel operationeel met OnFire

De OnFire onboardingsapp helpt nieuwe medewerkers op een eenvoudige en overzichtelijke manier snel operationeel te zijn. Door de inhoud gefaseerd en in kleine stukjes aan te bieden, raakt de medewerker niet overweldigd met nieuwe informatie. Hij kan de informatie daarnaast eenvoudig terug lezen en op ieder device bekijken. Dit alles voor een effectieve start.

Bij het cluster Werk & Inkomen (W&I) van de gemeente Rotterdam werken ruim 2000 medewerkers. Dit cluster bestaat uit 12 afdelingen met teams in diverse vakgebieden. Al deze teams zijn een schakel in de dienstverlening aan de burger van Rotterdam en de klantreis die de burger maakt als hij in contact komt met W&I. Door de veelheid aan teams en de verschillende rollen & diensten was er onbekendheid over en weer. Juist het bekend zijn met elkaars expertise en het werken over de teamgrenzen heen draagt bij aan de excellente dienstverlening die de gemeente Rotterdam aan haar burgers wil leveren.

Daarom besloten we niet de afdelingen, maar de burger centraal te zetten in de oplossing. De oplossing sloot daardoor ook mooi aan bij de visie van W&I om meer ketenbewustzijn te creëren.  Zo werd niet alleen de medewerker ondersteund, maar wordt de burger straks ook nog beter geholpen.

Bij gemeente Rotterdam lopen allerlei initiatieven om medewerkers goed mee te nemen tijdens hun eerste maanden. De app is nu onderdeel van deze rijke mix en dient vooral als introductie bij het cluster W&I.

De medewerker krijgt in de app op vijf momenten informatie aangeboden aan de hand van een aantal fictieve burgerprofielen uit Rotterdam:

Door een week vóór de eerste werkdag al met de app te starten, voelt de medewerker zich direct betrokken bij de organisatie. Hij kent op zijn eerste dag al een deel van de afdelingen en kan daardoor sneller meepraten en -doen.  Om de dag wordt een nieuwe casus aangeboden. Zo wordt de medewerker in zijn eerste dagen niet overladen met informatie, maar is hij wel snel op de hoogte.

Na het gebruik van de app waren de opdrachtgevers van de verschillende afdelingen van W&I direct enthousiast. Er werden nieuwe inzichten opgedaan, ondanks dat sommigen al jaren werkzaam waren bij het cluster. Hieruit groeide het idee om aanvullend een infographic te ontwikkelen voor alle medewerkers.

In een infographic wordt op een overzichtelijke manier de reis van de burger binnen de afdelingen van W&I weergegeven. Door fictieve beschrijvingen van Rotterdammers leren medewerkers meer over de keten. Via deze reboarding wordt ook de kennis van huidige medewerkers opgefrist.

Naast de vlammende start voor nieuwe medewerkers, is ook het vuurtje bij zittende medewerkers opnieuw aangewakkerd. Win-win!

 Enthousiast geworden? Of benieuwd naar de mogelijkheden voor onboarding voor je eigen medewerkers? Meer informatie vind je op de site van OnFire onboarding  of neem contact met ons op!