Wist je dat je AFAS kunt gebruiken als ticketsysteem?
Krijgt jouw afdeling veel e-mails? En zijn dit vaak dezelfde vragen? Dan kan het handig zijn en veel tijd besparen om AFAS als ticketsysteem te gaan gebruiken. Op die manier beperk je enerzijds de aantallen mails en anderzijds de tijd die medewerkers kwijt zijn met het beantwoorden van deze mails. Bovendien levert een ticketsysteem overzicht op en heb je meer inzicht in de vragen die gesteld worden.
1 juli 2022 | Blog | Door: Conclusion AFAS Solutions
Deel
Dagelijkse e-mails met hetzelfde type vragen
Een voorbeeld. Stel, jij bent leidinggevende van een HR-afdeling. Hier komen dagelijks veel mails binnen met hetzelfde type vragen. Bijvoorbeeld over hoe declaraties ingediend moeten worden. Deze mails worden nu handmatig en stuk voor stuk beantwoord door de medewerkers in jouw team. Dat kost een hoop tijd. Het is mogelijk om AFAS als ticketsysteem in te richten. Zo kunnen medewerkers via de Pocket-app en InSite een ticket met hun vraag indienen. Op deze manier krijg je inzicht in welke vragen gesteld worden. Zo kun je bijvoorbeeld standaard antwoorden formuleren of een FAQ (frequently asked questions) opstellen, zodat medewerkers het antwoord op hun vragen voortaan kunnen opzoeken. Je kunt bijvoorbeeld een informatiepagina aanmaken met uitleg over declareren. Mocht de medewerker er alsnog niet uitkomen, dan kan er altijd een ticket aangemaakt worden.
Zo werkt het in AFAS software
Het inrichten van het systeem gebeurt via functioneel beheer of een consultant van CAS. Overigens is dit niet alleen mogelijk voor medewerkers, maar ook voor klanten, partners, leveranciers, vrijwilligers en ga zo maar door. Het principe werkt hetzelfde. Interne medewerkers werken met InSite. Alle andere partijen zoals klanten werken met OutSite. Functioneel beheer of een CAS-consultant richt een workflow in en stellen de verschillende stappen in. Jij kunt aangeven welke onderwerpen van de tickets naar welke afdeling of welk team moeten gaan. Vervolgens kan er automatisch een taak worden aangemaakt wanneer een ticket binnenkomt.
Op InSite of OutSite komt een instuurpagina voor het insturen van een ticket. Er komt een werkpagina voor de medewerkers die de tickets behandelen. Ook kan er een pagina ingericht worden met instructies, uitleg en informatie waar de indiener eerst moet zoeken naar een antwoord voordat deze een ticket indient. Op deze manier beperk je de hoeveelheid vragen en mailverkeer in je team en bespaar je uiteindelijk veel tijd.
Mogelijk in Outsite en Insite voor medewerkers en klanten
Dit kan voor medewerkers, maar ook voor klanten, partners, leveranciers, vrijwilligers, etc. Deze groep moet het dan indienen via Outsite. Voor medewerkers is het Insite.
Wil je meer weten over de mogelijkheden? Conclusion AFAS Solutions helpt bij het inrichten van dit proces.