Verplichtingenadministratie zorgt voor snelheid en efficiëntie in je financiële administratie

De verplichtingenadministratie is een functionaliteit binnen AFAS die bij veel bedrijven zorgt voor snelheid en efficiëntie in de financiële afhandeling van inkooporders en contracten. Niels Broekhuizen, consultant bij Conclusion AFAS Solutions (CAS) vertelt in deze blog over de verplichtingenadministratie. Wat kun je precies met deze functionaliteit en hoe pas je deze toe zodat je hier zoveel mogelijk profijt van hebt?

De verplichtingenadministratie

Niels legt uit: “Bij veel bedrijven worden facturen nog één voor één ingevoerd, beoordeeld en vervolgens betaald. Dat zijn drie verschillende handelingen die vaak door drie verschillende personen moeten worden uitgevoerd. Met de verplichtingenadministratie kan dit veel sneller en efficiënter.” Deze functionaliteit is enerzijds in te zetten voor losse inkooporders. En is anderzijds te gebruiken bij het contractenbeheer.

Snelle verwerking van inkooporders

Hoe dit concreet werkt, legt Niels uit: “Stel, je koopt drie nieuwe laptops à 1000 euro per stuk voor een aantal nieuwe medewerkers. Die inkoop wordt vooraf goedgekeurd door iemand binnen het bedrijf, bijvoorbeeld een manager. Met die goedkeuring worden tegelijkertijd inkooporders en verplichtingen aangemaakt binnen AFAS. In AFAS staat dan dat we een verplichting hebben aan leverancier X van 3000 euro voor 3 laptops. De aankoop kan daadwerkelijk gedaan worden. Als dan vervolgens de factuur van leverancier X binnenkomt en het bedrag op de factuur komt exact overeen met de verplichting, dan wordt die factuur automatisch vrijgesteld voor betaling.”

Niels vervolgt: “Dat betekent dat die factuur niet nog eens beoordeeld hoeft te worden door die manager. De inkooporder is al via de verantwoordelijke persoon gegaan, dus die heeft het al eens goedgekeurd. Het is dubbelop om dit dan nog eens te doen. Waardoor dit proces veel sneller en efficiënter verloopt.”

“Bij veel bedrijven worden facturen nog één voor één ingevoerd, beoordeeld en vervolgens betaald. Dat zijn drie verschillende handelingen die vaak door drie verschillende personen moeten worden uitgevoerd. Met de verplichtingenadministratie kan dit veel sneller en efficiënter.”

Combinatie met contractenbeheer

Naast het gebruik van de verplichtingenadministratie bij losse facturen, is het ook mogelijk om een koppeling te maken met structurele, langdurige contracten. Niels: “Denk bijvoorbeeld aan een telefoonabonnement. Je betaalt als bedrijf maandelijks een factuur voor de telefoonkosten. Dat betekent dat er iedere maand een betaling van hetzelfde bedrag moet plaatsvinden. Door 12 verplichtingen in te stellen, automatiseer je dit. Mochten de bedragen per maand afwijken, dan kun je dus ook 12 verplichtingen invoeren met een verschillende waarde. Dit wordt verdelen ‘pro rata’ genoemd.”

Flexibiliteit binnen de verplichtingenadministratie

Wanneer het bedrag van de verplichting niet overeenkomt met het bedrag op de factuur, moet deze factuur alsnog door de verantwoordelijke persoon handmatig worden beoordeeld. Dit is om te voorkomen dat facturen onterecht worden vrijgesteld. Niels voegt toe: “Het is ook mogelijk om een afwijkingspercentage in te voeren. Dan stel je bijvoorbeeld in dat een factuur tot 10% mag afwijken en evengoed automatisch door mag gaan. Dit is alleen echter per admininstratie in te voeren en niet per leverancier.” 

Deze werkwijze wordt de two-way-match genoemd. Er is ook een three-way-match. Afhankelijk van de voorkeuren van een bedrijf, wordt er gekozen voor een two-way-match of een three-way-match. Niels: “Bij een three-way-match werken we met ontvangsten. Dat is een extra controle in het systeem. De verplichting wordt dan vrijgegeven voor betaling, wanneer de ontvangst geregistreerd is. Bij de two-way match hoeft de verplichting dus niet te worden vrijgegeven (de verplichting wordt standaard ‘niet-geblokkeerd’ aangemaakt) voor betaling, hier wordt de factuur direct gematcht met de factuur.

“Het is eigenlijk een heel eenvoudig systeem, waarmee heel veel bedrijven een hoop winst behalen in snelheid en efficiëntie. En het is een systeem dat handig is voor zowel kleine als grote bedrijven. Het enige dat nodig is, is vertrouwen op het systeem en de automatisering. Dat vergt ook vaak een stap bij de medewerkers en directie. Maar dat is iets waar wij als consultants prima begeleiding bij kunnen bieden.” besluit Niels.