Strategische personeelsplanning met AFAS?

Leonie van Campen, consultant bij Conclusion AFAS Solutions en nauw betrokken bij het project: “Deze klant werkte met Excel-lijstjes voor het inzichtelijk maken van het personeelsbestand en het scoren van medewerkerontwikkeling, doorgroeimogelijkheden en het in kaart brengen van retentierisico’s en wilde dit graag optimaliseren in AFAS. Naast efficiëntie was een belangrijk voordeel dat de data in AFAS is geautoriseerd en daarmee AVG-compliant. Dat waren de exports uit Excel bewaard op een lokale schijf in dat opzicht niet.”

“Eerst hebben we alle cruciale variabelen in beeld gebracht. Hoe zorg je voor een optimale bezetting, nu en in de toekomst, en hoe stuur je hierop? Door creatief na te denken en samen met de klant te kijken naar de mogelijkheden binnen AFAS, hebben we een oplossing gevonden die aan alle eisen voldeed en vooral: het werk een stuk makkelijker maakt.”

Strategische personeelsplanning geeft je inzicht in de huidige situatie en gewenste kwaliteit en kwantiteit van het personeelsbestand. Stromen de komende vijf jaar drie pensioengerechtigden uit en heb je maar twee potentiële doorstromers? Dan weet je dat je als werkgever een uitdaging hebt, zéker op de huidige arbeidsmarkt. AFAS geeft je grip en maakt bijvoorbeeld vacatureruimte inzichtelijk. Leonie: “Dit is een mooi voorbeeld van hoe je met de juiste instelling en samenwerking tot innovatieve oplossingen kan komen.”

Want, legt onze consultant uit, de toevoeging zit niet standaard in de HRM-omgeving van AFAS. “Je moet denken vanuit de bedrijfsprocessen en dan creatief omgaan met de bouwblokjes. Het kán met AFAS, maar je moet het wel zien in te richten. Voorbeeld: bij frequent verzuim moeten gesprekken worden gepland. Het systeem geeft daarvoor een signaal. Leuk, maar een stap verder gaat het digitaliseren van de gespreksverslagen die eruit voortkomen. Net als beoordelingsformulieren. Die wil je niet uploaden uit Excel of Word, die wil je meteen in AFAS zetten. Dat zijn de plusjes boven op de standaard.”

Eigenlijk is dat de kern van het werken als consultant: voortdurend vragen stellen over het dagelijks werk van mensen. Kan het slimmer? “Wij slaan een brug tussen de gewoontes op de werkvloer en de kansen van digitalisering. En vervolgens kun je naar de toekomst kijken. Als HR-medewerker hoef je minder te registreren en heb je des te meer tijd voor analyse en interpretatie van alle data die je tot je beschikking hebt.”

“Het voordeel van AFAS is vooral dat alle medewerkersgegevens al in één systeem zitten, dus je hoeft geen extra modules aan te schaffen. Dit kan op de lange termijn kosten besparen, omdat je niet voor elk onderdeel apart hoeft te betalen. Daarnaast kan AFAS helpen bij het automatiseren van processen, waardoor er minder handmatig werk nodig is en de efficiëntie verhoogd wordt. Dit kan ook kosten besparen.”

Aandachtspunten

AFAS leent zich prima voor strategische personeelsplanning. Hier zijn wat aandachtspunten die wij hebben ervaren: 

1. Maak inzichtelijk wat je beschikbaar hebt aan medewerkersgegevens
   Werk je al met AFAS binnen jouw organisatie? Als het goed is, zijn alle medewerkersgegevens - denk aan het soort dienstverband, dienstjaren en leeftijd - hierin geborgd. Dan is de inzet van AFAS voor strategische personeelsplanning een laagdrempelige oplossing. De licentie en data zijn er al, dus enkel met de investering van drie tot vijf consultancydagen heb je een integratie voor strategische personeelsplanning.
   
   
2. Zorg dat je inzicht hebt in het potentieel van de medewerkers
   Het is essentieel dat de data up-to-date is. Niet alleen medewerkersgegevens, maar ook het potentieel van een medewerker. Er moeten goede inschattingen gemaakt worden aan de hand van beoordelingsgesprekken. Welke medewerker is een solide performer, high potential of zit niet op de goede plek?

3. Houd de kwaliteit van de invoer van data hoog
   Een ander belangrijk aandachtspunt is de invoer van de data en de interpretatie hiervan. Garbage in, garbage out: het systeem kan alleen de juiste informatie opleveren als het met juiste informatie wordt gevoed. Echter, blijft de invoer van de data wel mensenwerk. Hoe wordt een medewerker beoordeeld, wat spreken we hierin af? Dit is een kwestie van goede afstemming en opleiding van de beoordelaars.

4. Definieer niet te veel variabelen
   Strategische personeelsplanning kun je zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Wij adviseren om te beginnen met een aantal standaardvariabelen, zoals leeftijd en functie. Start klein en zorg dat deze data valide is. Een volgende stap kan een data-uitbreiding zijn, waarin je bijvoorbeeld ook verzuim en vitaliteit van de medewerkers meeneemt.

5. Meer inzicht in de beschikbare data
   AFAS biedt de mogelijkheden voor strategische personeelsplanning vanuit een bestaand systeem. Deze opties zijn echter minder uitgebreid of visueel in vergelijking met gespecialiseerde BI-softwarepakketten, maar de (eenvoudige) analyses geven al wel voldoende inzicht.
   
   
6. Zorg voor een heldere visie
   Wat wil je inzichtelijk hebben en wat is de essentie? Weet aan welke knoppen je vervolgens moet draaien om een rapportage te bouwen die bijdraagt aan het doel.

Conclusion

De inzet van AFAS biedt een laagdrempelige en praktische oplossing voor strategische personeelsplanning. Het geeft inzicht in jouw personeelsbestand en een doorkijkje voor de komende drie tot vijf jaar. Op deze manier kun je dus je medewerkers op de juiste plek en in hun kracht zetten. En gelukkige medewerkers blijven bij je organisatie. Mooi als je daar met de inzet van AFAS een bijdrage aan kunt leveren.