Samen aan de slag met het Erasmus MC

Het Erasmus MC is de afgelopen tijd veelvuldig in het nieuws. Als medisch en episch centrum in deze corona-crisis wordt er regelmatig verslag gedaan vanuit dit ziekenhuis in Rotterdam. Met bijna 20.000 medewerkers in dienst, betekent dat grote drukte voor de schermen, maar zeker ook achter de schermen. Daarom stapte het Erasmus MC halverwege 2019 over op de Employee Selfservice en Management Selfservice. Samen met de consultants van Conclusion AFAS Solutions pakte de afdeling Functioneel Beheer dit op. Sunny Ganpat, adviseur functioneel beheer bij Erasmus MC vertelt over deze samenwerking.

CAS als spil

Sunny legt uit: “Uiteraard was Conclusion AFAS Solutions betrokken bij de implementatie en de live-gang van de selfservice. Wij hadden toen vooral contact met de eerstelijns hulplijn.” Na een aantal maanden kregen de medewerkers steeds meer uitleg over het systeem. Daarom werd besloten om een projectgroep op te richten dat fysiek aanwezig was in het Erasmus MC. Sunny vertelt: “Thijs Dijkshoorn was het gezicht. Hij was echt de spil tussen medewerkers en functioneel beheer. Daarnaast gaf hij trainingen en cursussen. Hij is zo’n vier maanden dagelijks op locatie geweest. We hadden een eigen balie waar medewerkers met hun vragen over het systeem terecht konden.”

Al snel wisten de medewerkers Thijs en zijn balie wel te vinden. Ook de transparantie van deze opzet werd erg door de medewerkers van het Erasmus MC gewaardeerd, vertelt Sunny: “Thijs zag dingen gebeuren in het systeem. Combineer dat met zijn enorme berg aan kennis. Hij kon dus veel aanpassingen in het systeem ‘on the job’ doen. Aan de hand van de meldingen zag hij dat dingen slimmer of sneller konden en dan paste hij dat aan. Dat is een snelle manier van werken, want dan kon de medewerker weer direct door. Op die manier heeft Thijs snel veel kinderziektes uit het systeem gehaald.”

‘One of us’

Al snel werd Thijs gezien als Eramus-medewerker. Hij hoorde er helemaal bij. Ook de afdelingshoofden wisten hem al snel te vinden. “Zij zitten op de 24ste verdieping en kwamen dan helemaal naar de 3e verdieping om Thijs vragen te stellen. Dat zouden ze normaal niet doen!” legt Sunny uit. Hij knipoogt: “Dat heeft die Feyenoord-supporter toch maar weer klaar gekregen!” Waar ook weer uit blijkt dat het niet altijd over zaken hoeft te gaan. Ajax-supporter Sunny deelde dan ook regelmatig een plaagstoot uit naar Thijs. Sunny haast zich om te zeggen: “Nu lijkt het trouwens alsof Thijs de enige consultant is die vanuit Conclusion AFAS Solutions betrokken was bij dit project. Dat beeld klopt niet, maar hij was de enige die op locatie aanwezig was. We hebben met een heel team van Conclusion AFAS Solutions samengewerkt. Erg prettig, hoor!”

Op eigen kracht verder

Inmiddels is het geheel overgedragen aan het team functioneel beheer van het Erasmus MC en regelen zij alles op eigen kracht. Sunny: “Elke maand gaf Conclusion AFAS Solutions door hoeveel meldingen er binnen kwamen en hoeveel tijd dat hen kostte. Op die manier maakten zij inzichtelijk hoeveel fte het zou kosten als we alles weer zelf zouden doen. Zoiets geeft enorm veel duidelijkheid en richting! En ik koester nog fijne herinneringen aan onze samenwerking. De consultants van Conclusion AFAS Solutions weten enorm veel van het systeem enerzijds. En anderzijds weten ze ook hoe ze met zo’n groot bedrijf moeten omgaan. Dat is minstens zo belangrijk! Ze hebben ons perfect behandeld!”