Tot 1 juli 2021 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten vanwege thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt.
Zoals het er nu uitziet mag je vanaf 1 juli als werkgever dus niet meer de vaste reiskostenvergoeding uitbetalen zonder dat hier een aanpassing op heeft plaatsgevonden met het daadwerkelijk aantal reisdagen.
Er zijn twee mogelijkheden om dit proces in AFAS in te richten:
1) Nieuwe standaard
Bij deze eerste mogelijkheid moeten alle medewerkers die nu een reiskostenvergoeding ontvangen, eenmalig aangeven hoeveel reisdagen en hoeveel thuiswerkdagen ze hebben.
Op basis hiervan wordt een thuiswerkovereenkomst opgesteld die (digitaal) door de medewerker ondertekend moet worden.
Vervolgens worden zowel de reisdagen als de thuiswerkdagen opgenomen in de salarisverwerking. Eén voor het aantal afwijkende dagen voor reiskosten en één voor het aantal dagen thuiswerkvergoeding.
De thuiswerkvergoeding kan, net zoals de reiskostenvergoeding nu, rekenen met 214 dagen per jaar, of een ander gemiddelde dat jij als bedrijf hanteert.
Het grootste voordeel van deze inrichting is dat dit eenmalig ingevoerd moet worden en vervolgens de administratie en juiste verwerking in de salarisadministratie weer volledig automatisch gaat.
2) Verzameldeclaraties
Als jullie medewerkers geen vaste thuiswerk- en reisdagen hebben maar een flexibeler rooster hebben, kun je werken met verzameldeclaraties.
Met deze inrichting dienen medewerkers per maand, of per week, een verzameldeclaratie in met daarop de thuiswerk- en reisdagen. Ook in deze variant wordt de declaratie vervolgens gekoppeld aan de salarisverwerking.
Er komt een vergoeding voor reiskosten en een vergoeding voor thuiswerken.
Het grootste voordeel van deze manier van werken is dat de vastlegging rechtstreeks bij de werknemer ligt. Het is een hele exacte registratie van de reis-en onkostenvergoeding. Werknemers worden niet benadeeld of bevoordeeld als hij/zij tijdelijk vaker naar kantoor moet komen, of tijdens een vakantie afwezig is.
Welke optie voor jouw organisatie het beste is vertellen we je graag. En de inrichting van deze nieuwe wetgeving hebben wij binnen 1,5 dag al klaarstaan. Getest en al!
Wil je dat wij deze inrichting voor je verzorgen? Neem dan contact op met Ilse Bloem.
