Herimplementatie bij Conclusion: naar een toekomstbestendige AFAS-inrichting

Noodzaak tot herimplementatie

Bij Conclusion was het punt bereikt dat heroverweging van de AFAS-inrichting noodzakelijk was. Maatwerk was dusdanig toegenomen in de omgeving die tot gevolg had dat nieuwe en standaard functionaliteiten niet in gebruik genomen kon worden. Arjan legt uit : “In het verleden zijn beslissingen genomen die op dat moment logisch leken, maar er is de afgelopen jaren veel maatwerk toegepast en dit begon problematisch te worden. We hadden bijvoorbeeld een vrij veld gebruikt voor al onze analyses, dat een cruciale rol speelde in ons systeem. Hierdoor kon Conclusion geen gebruikmaken van nieuwe functionaliteiten. In het begin was dit geen probleem omdat we nieuwe functionaliteit niet direct nodig hadden, maar na verloop van tijd werden ze wel steeds interessanter voor ons. Tegelijkertijd groeide Conclusion als organisatie en voegden bedrijven zich bij ons ecosysteem met hun eigen HR- en payrollafdelingen. Dit bracht ons tot de vraag of we het bestaande systeem met allerlei kunstgrepen moesten aanpassen aan de veranderende behoeften of dat we misschien toch beter helemaal opnieuw moesten beginnen. Voor een goede inrichting de komende jaren kan Conclusion niet anders dan herimplementeren. Net zoals we dat bij al onze klanten doen, laten we met uitgebreide analyses aan de directie zien dat de huidige inrichting niet meer past bij de huidige organisatie, wensen en eisen. Vervolgens is met een business-case inzichtelijk te maken dat een herimplementatie beter is. Na goed overleg besloot daardoor Conclusion tot herimplementatie van AFAS.”

Toegevoegde waarde AFAS

“We gaan naar één AFAS-systeem voor alle werkmaatschappijen. Natuurlijk verschillen de werkmaatschappijen onderling, maar je probeert zoveel mogelijk de processen die er zijn te standaardiseren. Zo kan bijvoorbeeld payroll door een shared service center gedaan worden, waardoor het niet meer nodig is om mensen de verschillende processen uit te leggen. En doet een werkmaatschappij het zelf, dan is het proces voor iedereen duidelijk omdat er geen onderlinge verschillen meer zijn. De dienstverlening blijft uniek, net als de mensen, maar zaken als facturering en payroll moeten gewoon standaard zijn.”

Standaardisatie en toekomstbestendigheid

Arjan benadert een business case altijd vanuit het perspectief van de klant. Hij maakt inzichtelijk waar huidige situaties toe leiden en welke risico's dit met zich meebrengt. Arjan: “Ik liet zien hoe het systeem gebruikt werd, hoe met maatwerk werd omgegaan en waar men tegenaan liep. Bij Conclusion was dit complex maatwerk waarvan steeds minder mensen precies wisten hoe het zat. Het duurt even voordat alle niveaus inzien dat er geen andere optie is.” Een herimplementatie maakt nieuwe functionaliteiten en betere aansluiting met de organisatie mogelijk.

Conclusie

Arjan: “Mooi aan dit project is dat het voorstel vanuit Conclusion AFAS Solutions tot stand is gekomen. Bij een herimplementatie gaat het erom wat het beste is voor de klant, niet voor ons (door minder maatwerk gaan wij minder werk krijgen). Wij zien dat het zo beter gaat werken, dat is altijd ons uitgangspunt. Dit soort trajecten dragen bij aan het onderscheidende vermogen van Conclusion AFAS Solutions als betrouwbare partner.”

Met dit omvangrijke herimplementatie-traject zet Conclusion belangrijke stappen voor de toekomst. “Dankzij de zorgvuldige aanpak van Conclusion AFAS Solutions zijn ze goed voorbereid. Herimplementatie is omvangrijk, maar biedt vooral kansen voor verbetering en toekomstbestendigheid. Een mooi traject voor alle betrokkenen.”