Techniek, compliance en gebruiksvriendelijkheid in AFAS

De samenwerking met Conclusion AFAS Solutions startte in 2017 toen Evides van zeven HR-systemen overging naar één systeem in AFAS. Inmiddels is die implementatie al lang en breed afgerond, maar blijven Evides en Conclusion AFAS Solutionsaan elkaar verbonden. Roeline Rietveld (manager HR) en Rolinde van der Goes (HR medewerker procesoptimalisatie en digitalisering) vertellen over deze samenwerking.

Af van papierwerk

Vanaf het begin van de live-gang van AFAS op 1 januari 2018 tot aan de start van de corona-crisis kwam er altijd een dag in de week een Conclusion AFAS Solutions-consultant over de vloer. Roeline: “De consultant had dan de rol van functioneel beheerder. Door corona was dit ineens niet meer mogelijk en gingen we veel meer digitaal doen. Automatisch zijn we daardoor veel meer zelf gaan doen.” Ze lacht: “Ik dacht op een bepaald moment dat we wel zonder Conclusion AFAS Solutions zouden kunnen. Maar dat is toch echt een brug te ver. Veel zaken zijn toch nog echt te complex.”

Onlangs is er weer een project afgerond. Dit keer was dit het digitaliseren van HR-brieven en het laten verlopen van HR-processen via workflows. Roeline: “Toen Rolinde in dienst kwam, stuurden we nog brieven per post. Aan de voorkant kon iedereen digitaal al dingen aanpassen, door aanvragen in de workflow te doen. Aan het einde van het proces kwam het bij ons. Wij printten het dan uit, er kwam een stempel op en het ging naar de salarisadministrateur, die zette er nog een stempel op en dan werd het in het dossier opgeslagen. Het was belachelijk dat wij zoveel papierwerk hadden. Want als het gescand was, dan ging het weer door de shredder.”

Techniek, compliance en gebruikersvriendelijkheid

Rolinde vertelt hoe zo’n verbeterproces dan opgestart wordt: “Op het moment dat we besluiten dat we zoiets willen aanpakken, dan gaan we met de consultants van CAS samen zitten. In dit geval waren Anne en Kaylee betrokken. Zij denken creatief mee hoe we dit het beste kunnen inrichten. En alles moet ook compliant gebeuren, want er zijn verschillende eisen waar we aan moeten voldoen. En als laatste willen we natuurlijk ook dat het allemaal gebruiksvriendelijk is. Iets waar de consultants van CAS echt oog voor hebben, dat gebruiksgemak.”

Continu afstemmen

Het belang van een goede samenwerking bepaalt grotendeels het slagen van zo’n verbetertraject. Roeline: “Er is een groot verschil tussen de kennis van de processen en de kennis van het systeem. Dat moet samengebracht worden. Als wij een opdracht opstellen, weten wij precies hoe zo’n proces bij ons werkt. Maar de consultants weten dat natuurlijk niet. Maar zij weten wel welke mogelijkheden het systeem heeft. Anne vroeg dan ook regelmatig: “Als ik het zo doe, werkt dat dan ook voor jullie?” Zij kan wel wat bouwen, maar dat wil niet automatisch zeggen dat dat dan voor Evides handiger werkt. En wij weten zelf natuurlijk welke gevolgen een verandering heeft op andere delen in het systeem. Gelukkig krijgen Rolinde en ik ook steeds meer kennis over AFAS.” Rolinde bevestigt: “Ik heb regelmatig een vragenuurtje met de meiden en zo leer ik het systeem steeds beter kennen en wat er wel en niet mogelijk is.”

Vaart houden

Hoe de dames van Evides de toekomst zien? Roeline: Misschien is het wel ooit helemaal klaar… maar eigenlijk is dat geen realistische verwachting. Want er komen steeds nieuwe functionaliteiten in het systeem enerzijds en ook de wetgeving blijft veranderen aan de andere kant. Daarbij blijft Evides zich continu ontwikkelen. En je doet ook niet zomaar experimenten in het systeem met privacy-gevoelige informatie. Als we zaken aanpassen, moeten we zeker weten dat het werkt. En we willen ook vaart blijven houden, dus je kunt niet eeuwig blijven testen. Daarom verwacht ik dat er altijd genoeg projecten zullen blijven zijn om samen met Conclusion AFAS Solutions op te pakken.”

Rolinde vult aan: “Ik heb alleen Anne en Kaylee meegemaakt van Conclusion AFAS Solutions, maar mijn ervaring is dat de consultants allemaal erg doelgericht en resultaatgericht zijn. We doen het echt samen! Dat gevoel is ook belangrijk. Anne en Kaylee voelen als collega’s en zij worden echt enthousiast van nieuwe uitdagingen. Het is leuk om te zien dat we echte verbeteringen realiseren en daar gaan we graag lekker mee verder!”