Samenwerken op weg naar zelfstandigheid

NS werkte al jaren met AFAS en ging op zoek naar een manier om veel praktische kennis op de werkvloer te krijgen over het systeem. André legt uit: “We wilden veel kennis binnenhalen om ons eigen functioneel beheer grote stappen te laten zetten. Dan kun je gaan investeren in het opleiden van de medewerkers of je kiest ervoor om het juiste DNA in huis te halen. Dat laatste leek ons een efficiëntere manier om te groeien. Zo zijn we met Conclusion AFAS Solutions in aanraking gekomen. De keuze is gemaakt omdat er veel kennis bij Conclusion AFAS Solutions zit en zij een werkwijze hebben die past bij een veranderende omgeving. Zij kunnen op praktisch niveau goede oplossingen bieden en dat is precies waar wij naar op zoek waren.”

Inmiddels komen de consultants van Conclusion AFAS Solutions alweer twee jaar over de vloer bij NS. De laatste maanden overigens digitaal. André lacht: “Het was wel even wennen om alles digitaal te doen, maar dat gaat nu heel goed.” André had vanaf het begin een duidelijke visie over de rol van de consultants: “Je hebt consultants die op basis van een project binnenkomen en vanaf de zijlijn meedenken en adviseren. Zij geven richting en dan wordt het gemaakt zoals zij het bedenken. Zo wilde ik het dus absoluut niet! De consultants van Conclusion AFAS Solutions draaien echt mee in het team, ze zijn er onderdeel van. Het draait juist om die wisselwerking en kennisuitwisseling tussen de medewerkers en de consultants. Er moet sprake zijn van gelijkwaardigheid. Wat ik erg goed vind aan de medewerkers van Conclusion AFAS Solutions, is dat zij die pet durven op te zetten. Binnen het team worden ze daardoor niet als consultant, maar als sparringpartners gezien. Ze horen er echt bij."

"De consultants van Conclusion AFAS Solutions draaien echt mee in het team, ze zijn er onderdeel van. Het draait juist om die wisselwerking en kennisuitwisseling tussen de medewerkers en de consultants. Er moet sprake zijn van gelijkwaardigheid."

Hij vervolgt: “De consultants werken duidelijk niet in opdracht, maar komen zelf met ideeën. Ze gaan aan tafel met de partijen die met het systeem werken en bekijken samen wat beter kan, om dat te optimaliseren. Wanneer er zaken uitgewerkt moeten worden, is het belangrijk dat de consultants dat samen met functioneel beheer oppakken. Om te laten zien hoe je dat nu doet. Zodat functioneel beheer hun kennis kan uitbreiden. Maar het is een kruisbestuiving, want onze medewerkers geven hun kennis over hoe het systeem gebruikt wordt weer aan de consultants.”

Het doel van de samenwerking is zelfstandigheid met betrekking tot AFAS. André: “Mijn ideaal is om Conclusion AFAS Solutions uiteindelijk niet meer nodig te hebben. Dat we alles in AFAS helemaal zelf kunnen doen. Een verantwoordelijkheid die dan volledig bij  het Ketenteam komt te liggen.” Vooralsnog blijven de drie dames: Leonie, Kaylee en Annelein nog actief betrokken bij NS. André vult aan: “En we vliegen af en toe Mark in voor rapportagewerkzaamheden. Er valt nog genoeg te verbeteren en te leren.” Op de vraag waar André het meest tevreden over is, hoeft hij niet lang na te denken: “De korte lijnen en de laagdrempeligheid van de communicatie met zowel de consultants als Sebastiaan. Er is een hele open communicatie met de insteek om een stap verder te komen. Daar houd ik van en dat is de basis om structureel vooruitgang te boeken.”