Fusie Hero kindercentra vormde mooie uitdaging voor Conclusion AFAS Solutions

Een fusie is voor elk bedrijf meestal een enorme operatie. Niet alleen moeten werknemers en werkwijzen op één lijn komen, maar er komt veel meer kijken bij het samenvoegen van twee bedrijven. Zo was ook het geval bij Hero kindercentra. En daarom schakelden zij Conclusion AFAS Solutions in om de administratie van beide partijen samengevoegd te krijgen. Joyce Kalwij is Manager Business Control bij Hero kindercentra en vertelt over deze samenwerking.

De fusie was een flinke klus

In de zomer van 2020 fuseerden twee Haarlemse kinderopvang-organisaties tot Hero kinderopvang. Met deze fusie is Hero de grootste partij voor kinderopvang in Haarlem en Spaarndam. Met 82 locaties en zo’n 600 medewerkers was deze fusie een behoorlijke klus. Joyce: “Het is nogal een ingewikkelde situatie. Er zijn meerdere stichtingen waar bepaalde locaties dan onder hangen. De gegevens van die locaties moeten los inzichtelijk zijn. Maar je wilt ook een overzicht voor het totaal en natuurlijk ook per stichting. Een van de fusiepartijen werkte al met de combinatie AFAS en de software van KidsKonnect voor de kind- en personeelsplanning, En we hebben besloten om daarmee de hele nieuwe organisatie in te richten.”

Voor elke expertise een contactpersoon

Joyce vervolgt: “Bij de fusie moesten twee administraties in elkaar verweven worden, zowel op het gebied van HR als Finance.  Daarom zijn we op zoek gegaan naar een partner om ons daarbij te ondersteunen. We kwamen bij Sebastiaan Leeuwenkamp van Conclusion AFAS Solutions terecht. Hij heeft onze hulpvraag vertaald en vervolgens verschillende contactpersonen aan ons gekoppeld. Elke contactpersoon had een eigen expertise. Samen met die contactpersonen zijn we vervolgens de inhoud ingedoken en gestart met het daadwerkelijk samenvoegen van de adminstraties.”

Dit alles speelt zich af in de zomer van 2020. De wens is om aan het einde van het jaar de administraties bij elkaar te hebben. Joyce: “Je denkt dan, dat is nog een half jaar, dat is tijd genoeg. Maar in werkelijkheid was dat best krap. Het is overigens gelukt hoor. Je hebt altijd wel dingen die dan nog hersteld, opgeschoond en verbeterd moeten worden, maar het belangrijkste is gedaan.” Hero en Conclusion AFAS Solutions begonnen vorige zomer met een inventarisatie van wat er allemaal moest gebeuren. “Vervolgens hebben we die zaken in tweeën verdeeld: een must-have-lijst en een optimalisatielijst. Het was een voordeel dat we al gebruik maakten van AFAS, maar weer een nadeel dat alles compleet anders ingericht moest worden. Conclusion AFAS Solutions heeft in het begin enorm veel analyse-werk gedaan.” legt Joyce uit.

Verdere optimalisatie

Nu de fusie een feit is en de must-have-lijst grotendeels afgewerkt is, ligt de focus in 2021 op de optimalisatie van de processen. Joyce: “We maken nog relatief weinig gebruik van de mogelijkheden  van de HR-kant van AFAS en willen dat graag uitbreiden. Dus dat gaan we nu stap voor stap oppakken. Hoewel we graag stappen willen maken, scheelt het wel dat er nu geen grote tijdsdruk meer op zit.  We zijn nu druk bezig met het opbouwen van onze kennis. Dus onze samenwerking met Conclusion AFAS Solutions is wel veranderd. Eerst moeten we zelf goed op een rijtje hebben wat we willen en vervolgens gaan we met de consultants van Conclusion AFAS Solutions aan de slag om dat in te richten.”

Joyce is erg te spreken over de samenwerking met Conclusion AFAS Solutions: “Willeke van Conclusion Implementations was onze projectmanager. Dat was echt heel hard nodig, want zij hield de boel bij elkaar. Zij bepaalde welke specialist waar nodig was en hield het overzicht. Daarnaast moesten we snel schakelen en daarbij was het wel zo prettig dat Conclusion AFAS Solutions goed meedacht. Als het bij ons onrustig werd, dan schakelden zij direct bij. Erg fijn! En de flexibiliteit was ook groot. Als dingen niet liepen, dan gingen we in gesprek en kozen we voor een andere aanpak. Alhoewel de rust nu weer terug is en de situatie veranderd, ligt er nog genoeg werk. Dus we blijven de komende maanden zeker met Conclusion AFAS Solutions samenwerken.”

Wil jij meer weten over de AFAS-ondersteuning door Conclusion AFAS Solutions?