Ondersteuning van Conclusion AFAS Solutions was precies wat Safety Group nodig had.

Voor veel bedrijven is het een roerig jaar. Zo ook voor Safety Group, een bedrijf met name gericht op traffic en crowd support. Op 1 januari van dit jaar stapten zij met hun financiële administratie over op AFAS. Om de livegang (die eind maart gepland was) te halen, schakelden ze al snel de hulp van Conclusion AFAS Solutions in. Martin Leijssenaar, hoofd financiële administratie bij Safety Group, blikt terug op deze hectische tijd: “Het weekend van de live-gang, was precies het moment dat het coronawijs helemaal mis ging.”

Een wankel systeem is een bedrijfsrisico

Binnen Safety Group werd nog helemaal niet met AFAS gewerkt. Martin motiveert de keuze om over te stappen naar AFAS: “We gebruikten custom-made softwarepakketten waar data uit kwam waarmee de boekhouding werd gevoed. Maar die leverancier kon geen ondersteuning meer bieden en de pakketten waren erg verouderd. Kortom, dat systeem stond op omvallen. Deze software vormde een bedrijfsrisico voor Safety Group!” 

Begin 2020 werd gestart met de migratie van de data uit het oude pakket naar AFAS. Martin: “Het is veel verstandiger en efficiënter om dit mensen te laten doen, die dit al vaker hebben gedaan. Die het kunstje al kennen. Het hoeft maar één keer te gebeuren, dus het heeft geen zin om iemand intern bij ons op te leiden.” AFAS gaf al snel aan dat zij de gewenste ondersteuning niet konden leveren en dus schakelde Martin direct: “Conclusion AFAS Solutions was al in beeld geweest toen ik nog voor mijn vorige werkgever werkte. Ik heb dus direct contact opgenomen met Sebastiaan Leeuwenkamp.”

“Er moest een enorme berg werk worden verzet in korte tijd. We wilden met een schone lei de administratie ingaan. Niels ontlastte bovendien de AFAS-consultants. Hij werkte zelfstandig en leverde net die extra handjes om op tijd alles omgezet te krijgen.”

Extra handjes

Halverwege de migratie ging Conclusion AFAS Solutions-consultant Niels Broekhuizen van start. Hij hield zich bezig met het importeren van de oude data. Hij richtte zich ook op wat er aan de voorkant ingericht moest worden voor de livegang van het nieuwe pakket. Martin: “Er moest een enorme berg werk worden verzet in korte tijd. We wilden met een schone lei de administratie ingaan. Niels ontlastte bovendien de AFAS-consultants. Hij werkte zelfstandig en leverde net die extra handjes om op tijd alles omgezet te krijgen.”

Veel verandering

Door corona veranderde niet alleen het softwarepakket bij Safety Group, maar zelfs de inhoud van hun diensten. Martin legt uit: “Wij leveren verkeersregelaars bij infra-aangelegenheden en in het openbaar vervoer, daar is niets aan veranderd. Maar we hebben ook een ‘events’-tak, waar we diensten leveren rondom de infrastructuur bij evenementen. Denk daarbij aan parkeerbegeleiding, crowd support, het regelen van bezoekersstromen en beveiliging bij evenementen als de intocht van Sinterklaas, bloemencorso’s en grote festivals zoals Concert at Sea. Dat is natuurlijk allemaal weggevallen.”

Martin vervolgt: “Nu proberen we onze vaste mensen op andere manieren in te zetten. Overigens verandert daarmee de werking van de financiële administratie niet. We hebben naast AFAS ook nog nieuwe planningssoftware laten installeren. AFAS-partner XCESS heeft ons geholpen om die systemen te koppelen. Zo maken we in AFAS projecten aan en versturen we offertes. Wordt zo’n project definitief, dan kunnen we in de planningssoftware plannen. En de gerealiseerde uren worden weer automatisch teruggestuurd naar AFAS, zodat vanuit daar de verloning en facturatie geregeld kan worden.”

Martin besluit: “Zoals je ziet, was het nogal een project. En zonder de hulp van Conclusion AFAS Solutions hadden we het nooit op tijd gered allemaal. Inmiddels draait het hele syteem en zijn de grootste kinderziektes eruit!”