“Door Conclusion AFAS Solutions realiseerden we pas wat er allemaal mogelijk is in AFAS!”

Sinds januari 2020 werkt de zorginstelling Thebe met AFAS.  Adviseur Mens & Ontwikkeling bij Thebe, Angelique Klingenstijn, vertelt over haar ervaringen met het systeem en de service van Conclusion AFAS Solutions. Over hoe de consultants van Conclusion AFAS Solutions lieten zien wat er allemaal mogelijk is.

EEN ZORGINSTELLING MET DUIZENDEN MEDEWERKERS

Thebe is een grote zorginstelling in West- en Midden-Brabant. Angelique licht toe: “Mensen die niet zelfstandig meer kunnen wonen, kunnen terecht in één van onze 23 woonzorgcentra. Daarnaast richten we ons op wijkverpleging, specialististische zorg, thuisbegeleiding en dagbesteding in de regio West- en Midden-Brabant.” Met zo’n 4000 personen in dienst en nog een hele bulk aan vrijwilligers die zich belangeloos inzetten, is de organisatie achter de schermen net zo’n grote klus als de verzorging van de cliënten.

ERVARINGEN

Angelique omschrijft de overstap naar AFAS: “Er moest van alles ingericht worden en daarom hadden we een externe projectleider in de hand genomen. Hij had bij andere bedrijven al met succes met AFAS gewerkt, dus de implementatie bij Thebe lag voor de hand. Hij kende CAS al van die eerdere implementaties en zag een inzet van de consultants als iets noodzakelijks. En daar had hij volkomen gelijk in!” 

Begin 2019 werd een start gemaakt met het in kaart brengen van de wensen. Binnen Thebe werd een blauwdruk gemaakt voor het benodigde AFAS-pakket. Eind 2019 haakte Conclusion AFAS Solutions aan, zo vertelt Angelique: “We hadden iemand nodig die er echt verstand van heeft. De basis stond, maar we hadden geen idee wat de mogelijkheden van het systeem waren. Door Conclusion AFAS Solutions realiseerden we dat veel dingen die voor ons goed zouden werken niet standaard ingericht zijn. Toen ontdekten we pas wat er allemaal mogelijk was met dit pakket!”

“We hadden iemand nodig die er echt verstand van heeft. De basis stond, maar we hadden geen idee wat de mogelijkheden van het systeem waren. Door Conclusion AFAS Solutions realiseerden we dat veel dingen die voor ons goed zouden werken niet standaard ingericht zijn. Toen ontdekten we pas wat er allemaal mogelijk was met dit pakket!”

GROTE GEBRUIKERSVOORDELEN

De consultants van Conclusion AFAS Solutions gingen aan de slag met verschillende modules. Angelique heeft zelf vooral veel aan het verzuimstuk gehad: “Een voorbeeld van een functionaliteit die Conclusion AFAS Solutions inrichtte is het frequent-verzuim-formulier. We wisten niet eens dat dit een mogelijkheid was binnen AFAS. En het is een erg prettige functionaliteit die ons tijd bespaart.” Het gaat vaak om hele kleine aanpassingen, maar met grote gebruiksvoordelen, vertelt Angelique: “In geval van ziekte van een medewerker ben je 104 weken verantwoordelijk voor de reïntegratie van deze medewerker. De datum van ziekmelding staat standaard in het systeem, maar de einddatum (dus na 104 weken) moesten we zelf berekenen. Conclusion AFAS Solutions heeft dit relatief makkelijk ingebouwd, zodat de datum van de einde wachttijd nu ook automatisch in het systeem komt te staan. Ideaal!”

PRETTIGE SAMENWERKING

Ook is Angelique erg tevreden over de samenwerking met de consultants van Conclusion AFAS Solutions. “Ze begrijpen wat je bedoelt en denken echt mee. Er zit een hoop kennis en inlevingsvermogen en dat is belangrijk. In mijn geval heb ik vooral samengewerkt met Sandra Otse en Leonie van Campen. Je kon merken dat zij ruime ervaring met het systeem hebben. Als ik vroeg of iets mogelijk was en het antwoord was ‘nee’, dan wist ik gewoon dat het echt niet met dit systeem mogelijk was. Ze snappen precies hoe wij het systeem gebruiken en wat handig voor ons is en wat niet.” Inmiddels is de inrichting van het gedeelte met betrekking tot verzuim bijna voltooid. Conclusion AFAS Solutions blijft wel betrokken bij de verdere ERP-implementatie.